KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỈNH NGHỆ AN NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 của tỉnh, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ.

- Nâng cao trách nhiệm của Lãnh đạo và công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Kịp thời triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, góp phần phục vụ và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định; nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh Nghệ An hiện nay.

2. Yêu cầu

Các cơ quan, đơn vị triển khai đầy đủ các nội dung của kế hoạch; nâng cao trách nhiệm của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 nhằm đạt hiệu quả, đảm bảo thống nhất về nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trên toàn tỉnh.

II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử các quy định của pháp luật hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

2. Xây dựng ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

Rà soát những văn bản đã ban hành nhưng không còn phù hợp và xây dựng, ban hành những văn bản mới theo đúng thẩm quyền các văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Trong đó tập trung xây dựng một số nội dung như:

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

- Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2021.

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.

- Quy định về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, đơn vị.

- Quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

- Hướng dẫn triển khai ứng dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 08/01/2021 của UBND tỉnh Nghệ An về việc “Triển khai thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An, giai đoạn 2020-2025”.

3. Công tác tổ chức, nhân sự và thực hiện chế độ chính sách

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo đúng vị trí việc làm; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

- Thực hiện đúng, đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

4. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương phối hợp Sở Nội vụ rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, phù hợp với tình hình thực tiễn của đơn vị, địa phương, trong đó tập trung vào các nội dung: soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư (sau đây gọi là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) và Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 08/01/2021 của UBND tỉnh Nghệ An về việc “Triển khai thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An, giai đoạn 2020-2025”.

5. Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 tại một số cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh (theo Kế hoạch riêng).

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động xây dựng kế hoạch, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

6. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; thực hiện ứng dụng thống nhất, đồng bộ phần mềm của vnptioffice.vn; các quy định hiện hành về tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh để nhằm quản lý, khai thác, xử lý văn bản điện tử đi, đến, trình ký, phê duyệt văn bản, chỉ đạo, điều hành công việc, trong nội bộ cơ quan, đơn vị và gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan trong và ngoài tỉnh thông qua ứng dụng trên môi trường mạng; thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc; đồng thời thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 08/01/2021 của UBND tỉnh Nghệ An về việc “Triển khai thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An, giai đoạn 2020-2025”.

- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

7. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

- Xây dựng kế hoạch để thu thập tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2007 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; thực hiện nâng cấp những phông tài liệu không còn phù hợp với quy định hiện hành; tiến hành bồi nền những tài liệu đã xuống cấp.

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế, đảm bảo tài liệu sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng.

- Bố trí phòng, kho lưu trữ đúng quy định để đảm bảo an toàn, phòng chống cháy nổ, lũ lụt; phòng chống các nguy cơ ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ lịch sử.

- Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất, phòng, kho lưu trữ theo hướng khoa học, hiện đại. Đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định tại khoản 3, mục III của Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

- Tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử, đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định.

- Công bố, giới thiệu, quảng bá các nguồn tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đến công chúng các hình thức như: trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.

8. Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

- Bố trí đủ kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Điều 39 của Luật Lưu trữ năm 2011.

- Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý bố trí kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định của pháp luật.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2021

Trong năm 2021, các cơ quan, đơn vị, địa phương cần tập trung quản lý, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

1. Tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

2. Tiếp tục quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Công văn số 7813/UBND-TH ngày 11/10/2017 của UBND tỉnh về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

3. Tiếp tục thực hiện một số nội dung của Đề án Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 4842/QĐ-UBND ngày 30/9/2014 của UBND tỉnh Nghệ An về việc phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

4. Triển khai kế hoạch lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An giai đoạn 2020 - 2025 theo Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 08/01/2021 của UBND tỉnh Nghệ An.

5. Xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, địa phương đảm bảo thực hiện việc lập hồ sơ điện tử trên phần mềm Hồ sơ công việc, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

6. Sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

7. Tiếp tục rà soát, tổng hợp cán bộ, công chức, viên chức chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; báo cáo Sở Nội vụ để xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức phù hợp vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh thực thi Chính phủ điện tử ở Việt Nam.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã

- Căn cứ văn bản hướng dẫn này xây dựng và ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hoặc phương hướng nhiệm vụ năm 2021 phù hợp với điều kiện của từng cơ quan, đơn vị, địa phương.

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Sở Nội vụ

Chủ trì theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các ngành và các địa phương thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021.

Trên đây là kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 của tỉnh Nghệ An. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để báo cáo UBND tỉnh xem xét, giải quyết./.