KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 35/CT-TTg NGÀY 07 THÁNG 9 NĂM 2017 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ.

Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam ban hành kế hoạch triển khai thực hiện như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích:

- Nâng cao trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị;

- Nâng cao ý thức, trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác lập hồ sơ, giao nộp, bảo quản và khai thác hồ sơ, tài liệu;

- Triển khai chấn chỉnh thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

2. Yêu cầu:

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức (các cơ quan, tổ chức theo Quyết định số 344/QĐ-UBND ngày 30/3/2015 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Nam) triển khai, thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi tắt Chỉ thị số 35) và các nội dung của Kế hoạch này.

II. NỘI DUNG

1. Thực hiện việc lập hồ sơ công việc

a) Lập Danh mục hồ sơ:

- Căn cứ vào các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong các cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có) để lập Danh mục hồ sơ.

- Thời gian hoàn thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức vào cuối tháng 01 hàng năm và nộp Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức về Sở Nội vụ vào cuối quý I hàng năm.

b) Lập hồ sơ công việc

- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định; Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và thường xuyên kiểm tra, giám sát việc lập hồ sơ của các cán bộ, công chức, viên chức.

- Hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

+ Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

- Thời gian hoàn thành việc lập hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc.

2. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Sau khi kết thúc hồ sơ, định kỳ hàng năm, các cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật.

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định là 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn phải nộp theo quy định để phục vụ cho công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan (Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu).

3. Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Hồ sơ, tài liệu sau khi được thu vào Lưu trữ cơ quan, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thống kê lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử

- Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng phải nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày;

- Thời gian thu thập, tiếp nhận tài liệu của cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ lịch sử tỉnh căn cứ vào kế hoạch thu thập, tiếp nhận tài liệu Lưu trữ lịch sử của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được xây dựng vào quý I hàng năm.

4. Giải quyết tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức.

- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, đầu tư thích đáng để xử lý tài liệu tích đống, nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu của cơ quan, tổ chức phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, tiêu hủy khối lượng tài liệu không có giá trị và tiến hành giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Đối với các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh thực hiện theo Quyết định số 122/QĐ-UBND ngày 20/01/2017 của Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Hà Nam, giai đoạn 2017 - 2020;

- Đối với các cơ quan, tổ chức không có trong Đề án chỉnh lý tài liệu của UBND tỉnh, người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo xây dựng kế hoạch, bố trí kinh phí để chỉnh lý tài liệu đang bó gói, tồn đọng ở đơn vị.

- Thời gian hoàn thành: Chậm nhất đến năm 2020, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải giải quyết triệt để khối lượng tài liệu tồn đọng được hình thành từ năm 2015 trở về trước.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ

- Xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ để từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2018.

- Lập hồ sơ điện tử, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, phải đảm bảo các yêu cầu có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức quán triệt Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ đến cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị.

- Các cơ quan, tổ chức chỉ đạo triển khai cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc theo đúng quy định; đưa việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm.

- Bố trí công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ theo Đề án vị trí việc làm của đơn vị.

- Bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu có hiệu quả.

- Hàng năm xây dựng kế hoạch tài chính bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ.

2. Sở Nội vụ

- Tăng cường hướng dẫn, tập huấn, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Rà soát, sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn các văn bản về văn thư, lưu trữ đến cơ quan, tổ chức triển khai, thực hiện.

- Hàng năm xây dựng kế hoạch thu thập, tiếp nhận tài liệu của cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Báo cáo UBND tỉnh tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch thu thập, tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh vào quý II hàng năm.

3. Sở Tài chính

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa phương lập dự toán kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ hàng năm theo đúng quy định của pháp luật.

Trên đây là kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, địa phương có văn bản gửi Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, giải quyết./.