KẾ HOẠCH

XÂY DỰNG ĐỀ ÁN BỒI NỀN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ

Căn cứ Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công và Công văn số 432/UBND-VX ngày 01 tháng 02 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019;

Theo Điểm c, Khoản 1 Công văn số 432/UBND-VX, Ủy ban nhân dân Thành phố “giao trách nhiệm cho Sở Nội vụ tham mưu xây dựng Đề án bồi nền tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố”, Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch xây dựng Đề án Bồi nền tài liệu như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ.

b) Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ; tu bổ (bồi nền) và phục chế tài liệu lưu trữ.

c) Bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công là việc gia cố tài liệu có tình trạng vật lý kém (bị mủn, giòn, dễ gẫy nát, dính bết, rách) bằng loại giấy và hồ dán chuyên dụng để tăng độ bền của tài liệu.

2. Mục đích, yêu cầu

a) Thực hiện bồi nền đối với những tài liệu có tình trạng vật lý kém (bị mủn, giòn, dễ gãy nát, dính bết, rách).

b) Việc bồi nền tài liệu phải đúng quy trình, kỹ thuật.

c) Tài liệu đưa ra bồi nền phải tuyệt đối an toàn, không làm thay đổi trật tự các tài liệu trong hồ sơ lưu trữ.

3. Mục tiêu của việc xây dựng Đề án

a) Phục hồi các tài liệu lưu trữ có tình trạng vật lý kém (bị mủn, giòn, dễ gãy nát, dính bết, rách..), tránh nguy cơ bị hủy hoại đối với những tài liệu lưu trữ đã bị hư hỏng nặng thuộc các phông lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

b) Giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu nghiên cứu về tình hình kinh tế - xã hội Thành phố

III. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Thực trạng tài liệu

a) Tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ chuyên dụng thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố là những tài liệu quý, hiếm phản ánh quá trình hoạt động, chỉ đạo điều hành của Thành phố trên các lĩnh vực như: Công tác tổ chức bộ máy; phát triển kinh tế (sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, giao thông, công nghiệp, thủ công nghiệp, xây dựng...); kết quả về xây dựng, phát triển văn hóa - xã hội (văn hóa - thông tin, giáo dục - đào tạo, y tế, thi đua - khen thưởng...), gồm 12 phông tài liệu lưu trữ: Chưởng khế Pháp, Chưởng khế Sài Gòn và Đô thành Sài Gòn - Giấy phép xây dựng, Ban Cải tạo Công Thương Nghiệp, Ban Khai hoang xây dựng vùng Kinh tế mới, Ban Quản lý người tỵ nạn, Ủy ban nhân dân Thành phố...

b) Tuy nhiên do sự tác động môi trường thiên nhiên, do sự lão hóa tự nhiên của bản thân tài liệu lưu trữ... đặc biệt qua quá trình khai thác tài liệu phục vụ độc giả đã ảnh hưởng không nhỏ đến tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ. Dẫn đến tài liệu trên đã bị xuống cấp nghiêm trọng như: Giòn, rách, mờ chữ và có nguy cơ bị hủy hoại. Vì vậy, việc xây dựng Đề án bồi nền tài liệu là rất cần thiết để khắc phục tình trạng tài liệu bị hủy hoại hoàn toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu.

2. Nội dung công việc

a) Thống kê, khảo sát, báo cáo tình hình tài liệu xuống cấp thuộc diện cần bồi nền tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

- Nội dung công việc: Rà soát, thống kê, báo cáo xác định, lựa chọn các tài liệu thuộc hiện bồi nền của các phông lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

- Phân công thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

- Thời gian thực hiện: Tháng 8 đến tháng 9 năm 2019.

b) Công tác chuẩn bị

Tham mưu trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Công văn phê duyệt cho phép xây dựng Đề án bồi nền tài liệu gồm các công việc:

- Thành lập Tổ Công tác xây dựng Đề án.

- Xây dựng dự thảo Đề án.

- Tổ chức các lớp khảo sát, học tập, nghiên cứu kinh nghiệm bồi nền tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh

- Mua sắm công cụ phục vụ tập huấn, thực hành công tác bồi nền tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố.

c) Dự trù kinh phí xây dựng Đề án Bồi nền tài liệu

Tổng kinh phí: 200.220.000 đồng. Trong đó:

- Kinh phí hoạt động của Tổ Công tác: 76.000.000 đồng.

- Kinh phí tổ chức các lớp khảo sát, học tập, nghiên cứu, kinh nghiệm bồi nền tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh: 107.100.000 đồng.

- Kinh phí mua sắm công cụ, thiết bị phục vụ tập huấn, thực hành công tác bồi nền tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố: 17.620.000 đồng.

(Đính kèm bản dự trù kinh phí).

d) Phân công trách nhiệm xây dựng Đề án bồi nền tài liệu

- Xây dựng Dự thảo Đề án.

Phân công thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Thời gian thực hiện: Tháng 8-12 năm 2019.

- Lấy ý kiến góp ý Dự thảo Đề án Bồi nền tài liệu

Phân công thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Thời gian thực hiện: Tháng 01-08 năm 2019

- Tổng hợp góp ý và hoàn thiện trình Đề án Bồi nền tài liệu trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành

Phân công thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Thời gian thực hiện: Tháng 9-11 năm 2020.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

a) Chủ trì xây dựng và trình Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt Đề án bồi nền tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

b) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử rà soát, thống kê, báo cáo tất cả tài liệu đã bị hư hỏng, xuống cấp nghiêm trọng thuộc các phông lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

c) Tổ chức các lớp học tập, nghiên cứu kinh nghiệm bồi nền tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

2. Trách nhiệm của Văn phòng Sở Nội vụ

Phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt Đề án bồi nền tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

Trên đây là nội dung Kế hoạch của Sở Nội vụ về việc xây dựng Đề án bồi nền tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử./.