Giới thiệu chung về Kế hoạch 2252/KH-UBND

Kế hoạch 2252/KH-UBND được ban hành năm 2015 bởi Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh nhằm triển khai nâng cấp phần mềm Quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố. Đây là một bước đi chiến lược trong tiến trình hiện đại hóa nền hành chính công, thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều hành và xử lý công việc hàng ngày của cơ quan nhà nước, hướng tới xây dựng chính quyền điện tử hiệu quả và minh bạch.

Mục tiêu cốt lõi của việc nâng cấp phần mềm

• Nâng cao hiệu quả quản lý, tiếp nhận, xử lý văn bản đi, văn bản đến và hồ sơ công việc tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.
• Từng bước chuyển đổi phương thức làm việc truyền thống sang môi trường điện tử, giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy tờ hành chính và tiết kiệm chi phí vận hành.
• Tăng cường khả năng giám sát, đôn đốc và đánh giá tiến độ thực hiện các chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố và Thường trực Ủy ban nhân dân Thành phố.
• Đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin tuyệt đối trong quá trình luân chuyển, xử lý và lưu trữ tài liệu điện tử.

Nội dung nâng cấp và các tính năng trọng tâm

• Tối ưu hóa quy trình xử lý văn bản: Cải tiến quy trình tiếp nhận, phân loại, phê duyệt và ban hành văn bản theo hướng nhanh chóng, khoa học, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và đơn vị trong từng khâu xử lý.
• Tích hợp chữ ký số chuyên dùng: Nghiên cứu và triển khai tích hợp chữ ký số vào quy trình phê duyệt văn bản điện tử, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc luân chuyển văn bản hoàn toàn trên môi trường mạng.
• Nâng cấp giao diện và trải nghiệm người dùng: Thiết kế giao diện thân thiện, tối ưu hóa các thao tác sử dụng, hỗ trợ công cụ tìm kiếm thông minh và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác.
• Khả năng liên thông văn bản: Đảm bảo hệ thống sau khi nâng cấp có khả năng kết nối, liên thông gửi nhận văn bản điện tử thông suốt giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố với các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các quận, huyện trên địa bàn Thành phố.

Lộ trình và các bước triển khai thực hiện

• Giai đoạn chuẩn bị và khảo sát: Tiến hành khảo sát hiện trạng sử dụng phần mềm cũ, đánh giá nhu cầu thực tế của các phòng, ban trực thuộc để xây dựng yêu cầu kỹ thuật chi tiết cho việc nâng cấp hệ thống.
• Giai đoạn phát triển và thử nghiệm: Thực hiện nâng cấp các phân hệ chức năng, tiến hành chạy thử nghiệm hệ thống trong phạm vi hẹp để kịp thời phát hiện và khắc phục các lỗi kỹ thuật phát sinh.
• Giai đoạn đào tạo và chuyển giao: Tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm nâng cấp cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố nhằm đảm bảo khả năng vận hành thành thạo.
• Giai đoạn vận hành chính thức: Đưa phần mềm vào hoạt động chính thức, thực hiện công tác bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên để đảm bảo hệ thống luôn vận hành ổn định, thông suốt và an toàn.

Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị liên quan

• Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố: Chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan để tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch; theo dõi, đôn đốc và tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện cho Thường trực Ủy ban nhân dân Thành phố.
• Sở Thông tin và Truyền thông: Phối hợp, hỗ trợ về mặt kỹ thuật, công nghệ; thẩm định các tiêu chuẩn kỹ thuật của phần mềm nâng cấp nhằm đảm bảo tính tương thích với kiến trúc Chính quyền điện tử chung của Thành phố.
• Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Văn phòng: Có trách nhiệm tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, nghiêm túc ứng dụng phần mềm đã nâng cấp vào công tác chuyên môn hàng ngày theo đúng quy định hành chính.