KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2018

Thực hiện Công văn số 73/BNV-VTLTNN ngày 08/01/2018 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 và căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 như sau:

MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh; tiếp tục đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nền nếp, khoa học hiệu quả và đúng quy định của pháp luật.

Nâng cao hơn nữa nhận thức của cán bộ, công chức, người lao động về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ.

2. Yêu cầu

Tăng cường công tác quản lý nhà nước về hoạt động văn thư, lưu trữ; nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả theo kế hoạch đề ra.

Xây dựng nội dung, nhiệm vụ cụ thể, thời gian hoàn thành; trách nhiệm của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, đơn vị, đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả.

II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục tăng cường việc tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 14/02/2014 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Quảng Bình; Chỉ thị số 19/CT-UBND ngày 16/10/2017 của UBND tỉnh về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử… trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử.

- Cơ quan thực hiện: Các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh; các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

b) Xây dựng ban hành văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; rà soát Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Danh mục hồ sơ; Hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quy định về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan... không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.

- Cơ quan hướng dẫn, chỉ đạo: Sở Nội vụ

- Cơ quan thực hiện: Các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh; các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn; UBND các huyện, thị xã, thành phố

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

Tổ chức bố trí nhân sự trong tổng số biên chế được giao đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư; thực hiện các chế độ phụ cấp cho người làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.

Tăng cường bồi dưỡng, tập huấn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan cho chuyên viên các phòng, ban chuyên môn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Thực hiện cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ và thực hiện quản lý, giám sát chất lượng hoạt động dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn của tỉnh theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ

- Cơ quan phối hợp thực hiện: Các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh; các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn; UBND các huyện, thị xã, thành phố

- Thời gian hoàn thành: Trong năm 2018

d) Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; xây dựng Kế hoạch và thực hiện kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (phấn đấu kiểm tra được 10% trên tổng số các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu). Nội dung kiểm tra:

+ Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan (theo Danh mục hồ sơ, tình hình xây dựng Danh mục hồ sơ); quản lý và sử dụng con dấu.

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó có báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm theo quy định Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ.

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ

- Cơ quan phối hợp thực hiện: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Đối với các cơ quan, tổ chức không nằm trong kế hoạch thanh tra, kiểm tra năm 2018 của Sở Nội vụ, chủ động rà soát, kiểm tra trong cơ quan, tổ chức mình và tổ chức thực hiện kiểm tra đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý theo các nội dung trên và báo cáo Uỷ ban nhân dân (qua Sở Nội vụ).

- Thời gian hoàn thành công tác kiểm tra, hướng dẫn: Trong quý III năm 2018

2. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh;

Tiếp tục xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, khai thác sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh; nghiên cứu triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ

- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan

3. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

Xây dựng kế hoạch thu tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh;

Tổ chức triển khai thực hiện Quyết định số 4350/QĐ-UBND ngày 30/11/2017 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh

Tiếp tục thực hiện Quyết định số 2964/QĐ-UBND ngày 28/9/2016 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Kế hoạch tu bổ tài liệu xuống cấp Phông lưu trữ Uỷ ban hành chính tỉnh Quảng Bình giai đoạn 1953-1976.

Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức như: Trưng bày, triển lãm, viết bài, giới thiệu tài liệu lưu trữ… trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử.

Bảo quản tài liệu Lưu trữ lịch sử và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ

- Cơ quan phối hợp thực hiện: Các cơ quan, đơn vị có liên quan

- Thời gian hoàn thành: Quý IV năm 2018

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2018

1. Sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ (2012-2017)

- Sở Nội vụ tham mưu tổ chức Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ (2012-2017), thời gian hoàn thành quý III năm 2018.

- Các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố tổ chức đánh giá, sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ (2012-2017) của cơ quan, địa phương mình gửi kết quả về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ để tổng hợp), thời gian hoàn thành quý II năm 2018.

2. Quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Công văn số 5709/BNV-VTLTNN ngày 30/10/2017 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg; Chỉ thị số 19/CT-UBND ngày 16/10/2017 của UBND tỉnh về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Cơ quan thực hiện: Các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên

3. Các cơ quan, tổ chức chủ động bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ; xây dựng mới, cải tạo sửa chữa, mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định tại khoản 3, mục III của Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho Lưu trữ chuyên dụng.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ những nội dung của Kế hoạch này và chức năng, nhiệm vụ được giao để xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 của cơ quan, đơn vị, báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 10 tháng 12 năm 2018.

2. Giao Sở Nội vụ theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh, Bộ Nội vụ kết quả thực hiện Kế hoạch trước ngày 31 tháng 12 năm 2018.

3. Sở Tài chính tham mưu bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ, hướng dẫn sử dụng kinh phí, theo dõi, quyết toán tài chính theo quy định Nhà nước.

Yêu cầu các cơ quan, tổ chức, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện./.