KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2020

Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; Công văn số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26 tháng 12 năm 2019 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 và tình hình cụ thể công tác văn thư, lưu trữ của địa phương, Ủy ban nhân dân (sau đây viết tắt là UBND) thành phố ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 như sau:

I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố;

b) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị do mình phụ trách;

c) Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định; nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.

2. Yêu cầu

a) Thủ trưởng sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp; doanh nghiệp nhà nước thuộc thành phố; cơ quan Trung ương hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn thành phố; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã (sau đây viết tắt là cơ quan, tổ chức) căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ;

b) Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với cá nhân, tập thể.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:

Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Các văn bản hướng dẫn của ngành, của thành phố về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn thành phố thông qua phương tiện Cổng thông tin điện tử thành phố, Trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, các buổi hội nghị, tập huấn.

* Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2020.

b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ:

- Sở Nội vụ: Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành; đồng thời, rà soát, tham mưu sửa đổi, bổ sung các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 11/2015/QĐ-UBND ngày 06 tháng 3 năm 2015 của UBND thành phố (sau khi Chính phủ ban hành Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004);

- Các cơ quan, tổ chức: Tập trung rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản mới theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Kế hoạch kiểm tra; Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức hàng năm; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

* Thời gian hoàn thành: quý I năm 2020.

c) Tổ chức bộ máy nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ:

Tiếp tục kiện toàn tổ chức, bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế chuyên trách đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ:

- Các cơ quan, tổ chức: Kiện toàn Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Tổ chức - Hành chính; bố trí đủ nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định và thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị;

- Tại UBND cấp huyện:

+ Phòng Nội vụ quận, huyện phân công công chức thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ;

+ Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

- Đối với UBND cấp xã bố trí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư số 13/2019/TT-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2019 của Bộ Nội vụ hướng dẫn một số quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố;

- Các cơ quan, tổ chức quan tâm thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành. Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2020.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:

- Đẩy mạnh công tác kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố, trong đó tập trung vào các nội dung:

+ Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

+ Công tác văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật;

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

- Sở Nội vụ:

+ Xây dựng kế hoạch kiểm tra các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố;

+ Kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố.

- Các sở, ban, ngành: Xây dựng kế hoạch tự kiểm tra và tiến hành kiểm tra ít nhất 30% đơn vị trực thuộc (nếu có);

- Đối với UBND cấp huyện: Xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trên 30% các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã.

* Thời gian hoàn thành: quý III năm 2020.

đ) Sở Nội vụ theo dõi, thực hiện cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thực hiện các nghiệp vụ sau:

a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư:

- Triển khai, phổ biến Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức để công tác thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến trên phần mềm “quản lý và chỉ đạo điều hành văn bản” đúng quy định;

- Triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả;

- Yêu cầu các đơn vị, cá nhân khi giải quyết công việc phải hình thành hồ sơ giải quyết công việc gồm các bước như: Mở hồ sơ, thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định;

- Xây dựng kế hoạch để thu tài liệu và hướng dẫn các đơn vị thuộc, trực thuộc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Thời gian thực hiện: quý I năm 2020.

b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:

- Triển khai, phổ biến Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, bao gồm: đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; triển khai thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định;

- 100% tài liệu hình thành trong năm 2018 của cơ quan, tổ chức được thu thập vào Lưu trữ cơ quan; 60% tài liệu hình thành từ năm 2015 trở về trước được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho Lưu trữ cơ quan;

- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện lựa chọn tài liệu, lập kế hoạch giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố (Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ);

- Bố trí phòng, kho lưu trữ: Yêu cầu 100% các cơ quan, tổ chức bố trí phòng, kho và trang thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu; phấn đấu xây dựng, cải tạo phòng, kho lưu trữ đạt chuẩn theo quy định;

- Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

3. Quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố

a) Tăng cường công tác kiểm tra, bảo vệ Kho lưu trữ, hệ thống camera quan sát, phòng chống cháy nổ nhằm đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ lịch sử; phòng chống các nguy cơ ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ lịch sử như mối mọt, ẩm mốc; định kỳ vệ sinh, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử;

b) Tiếp tục thực hiện tối ưu hóa và số hóa phông Ban Thi đua Khen thưởng tỉnh Hậu Giang giai đoạn năm 1984 - 2006; tối ưu hóa phông Ban Tổ chức chính quyền giai đoạn năm 1976 - 2003; phông tỉnh Hậu Giang giai đoạn năm 1976 - 1992 nhằm mục đích quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả tốt hơn;

c) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Viết tin, bài giới thiệu trên Trang thông tin điện tử cơ quan, đơn vị; phối hợp trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

4. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Các cơ quan, tổ chức đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử, ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp theo Kế hoạch của UBND thành phố, hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông;

b) Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố;

c) Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai bổ sung, chỉnh sửa các chức năng cơ bản của phần mềm “quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành” theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử (thực hiện chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử; lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện từ vào lưu trữ cơ quan).

5. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

a) Các cơ quan, tổ chức bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ;

b) Chỉ đạo các đơn vị thuộc phạm vi quản lý đầu tư kinh phí cho việc xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định; xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2020

Nhằm thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần tập trung quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

1. Tổ chức triển khai thực hiện Nghị định về công tác văn thư (Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP).

2. Tiếp tục tổ chức thực hiện Kế hoạch số 30/KH-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

3. Triển khai kế hoạch thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành, quận, huyện giai đoạn II sau khi được UBND thành phố phê duyệt.

4. Tổng kết Luật Lưu trữ năm 2011 và Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

5. Các cơ quan, tổ chức tích cực đẩy mạnh các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử đảm bảo các chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng.

6. Sở Nội vụ tham mưu UBND thành phố tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử; đồng thời, tiếp tục phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và các đơn vị có liên quan thực hiện lập bản sao và phục chế các sắc phong tại các Đình trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

7. Tăng cường kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; phối hợp với các cơ quan, tổ chức thẩm định chất lượng hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý.

8. Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh thực thi Chính phủ điện tử ở Việt Nam.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố; Chủ tịch UBND quận, huyện căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện; đồng thời, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; gửi Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 và Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2020 về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trước ngày 15 tháng 3 năm 2020.

2. Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện các nội dung theo kế hoạch đảm bảo hiệu quả; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai phần mềm quản lý văn bản đến tất cả các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ trên môi trường mạng, quản lý hồ sơ điện tử theo quy định.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 của Ủy ban nhân dân thành phố. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, giải quyết./.