KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐỀ ÁN “SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA GIAI ĐOẠN 2024 - 2026” (PHÂN KỲ NĂM 2024)

Căn cứ Quyết định số 4607/QĐ-UBND ngày 14 tháng 12 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch chuyển đổi số tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030;

Căn cứ Quyết định số 1241/QĐ-UBND ngày 09 tháng 5 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định phê duyệt Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026”; Quyết định số 3327/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định điều chỉnh phê duyệt Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026”;

Căn cứ Công văn số 9653/UBND-TH ngày 29 tháng 8 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc đồng ý chủ trương thực hiện Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026”.

UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026 (phân kỳ năm 2024) như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2016 trở về trước được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Đoàn ĐBQH & HĐND tỉnh; các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

- Số hóa nhằm chuyển dạng tài liệu từ lưu trữ tài liệu giấy truyền thống sang lưu trữ hiện đại là lưu trữ điện tử; xây dựng cơ sở dữ liệu, xây dựng công cụ tra cứu hoàn chỉnh, bảo vệ tình trạng vật lý của tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, đặc biệt là những tài liệu có giá trị, có nguy cơ hư hỏng, tần suất khai thác sử dụng thường xuyên.

- Thực hiện bồi nền đối với những tài liệu có tình trạng vật lý kém (bị mủn, giòn, dễ gãy nát, dính bết, rách).

2. Yêu cầu

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải đảm bảo trên nguyên tắc tập trung, thống nhất, không xé lẻ phông lưu trữ theo hướng dẫn tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và hướng dẫn của ngành dọc cấp trên; hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn phải thực hiện giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Việc số hóa tài liệu lưu trữ phải được thực hiện nghiêm túc và đúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm quản lý đầy đủ, khoa học các tài liệu cần lưu trữ, đáp ứng hiệu quả nhu cầu tra cứu, nghiên cứu tài liệu; bảo đảm sự thuận lợi trong ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

- Bồi nền tài liệu phải đúng quy trình, kỹ thuật theo Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28/10/2014 quy định định mức kinh tế, kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công. Tài liệu đưa ra bồi nền phải tuyệt đối an toàn, không làm thay đổi trật tự các tài liệu trong hồ sơ lưu trữ.

II. NỘI DUNG

1. Chỉnh lý tài liệu từ năm 2016 trở về trước của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố

a) Đối với các cơ quan cấp tỉnh

Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Văn hóa và Thể thao triển khai xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu từ năm 2016 trở về trước cần thực hiện chỉnh lý và tiến hành bàn giao sau khi có thông báo của Sở Nội vụ với khối lượng 240 mét giá tài liệu, cụ thể:

b) Đối với các huyện, thị xã, thành phố

Trên cơ sở dự toán kinh phí và khối lượng tài liệu của các huyện, thị xã, thành phố đã được UBND tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 3327/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2024 về việc Điều chỉnh Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026”; Hàng năm, UBND các huyện, thị xã, thành phố chủ động xây dựng kế hoạch triển khai và bố trí kinh phí để thực hiện chỉnh lý theo lộ trình, cụ thể:

2. Bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Thực hiện bồi nền 15.000 tờ tài liệu có tình trạng vật lý kém (bị mủn, giòn, dễ gãy nát, rách) đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Nhiệm vụ “Xây dựng Cổng thông tin Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và số hóa”

Thực hiện nhiệm vụ theo Kế hoạch số 1107/KH-UBND ngày 29/01/2024 của UBND tỉnh về kế hoạch chuyển đổi tỉnh Khánh Hòa năm 2024.

Thời gian thực hiện: từ cuối năm 2024 đến năm 2025

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện Kế hoạch này bao gồm ngân sách nhà nước tỉnh (kinh phí chi thường xuyên), ngân sách nhà nước cấp huyện và các nguồn vốn hợp pháp khác.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Chủ trì tham mưu triển khai thực hiện Kế hoạch này, đồng thời chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử phối hợp với các sở, ngành có liên quan khảo sát tài liệu cần thực hiện chỉnh lý; các Sở, ngành thực hiện bàn giao tài liệu cho đơn vị chỉnh lý sau khi có thông báo của Sở Nội vụ. Hàng năm, lập dự toán kinh phí để chỉnh lý, bồi nền và số hoá theo lộ trình tiếp theo của Đề án gửi Sở Tài chính tổng hợp tham mưu bố trí kinh phí trình UBND tỉnh phê duyệt. Tiếp tục tham mưu xây dựng Kế hoạch các năm tiếp theo để triển khai hoàn thành Đề án theo lộ trình.

- Căn cứ kinh phí được cấp hàng năm, chủ động xây dựng Kế hoạch chỉnh lý, bồi nền và số hoá tài liệu lưu trữ đảm bảo tính liên tục và đúng quy định về lưu trữ.

- Tổ chức đấu thầu; giao nhiệm vụ hoặc đặt hàng cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trực tiếp chỉnh lý tài liệu theo lộ trình quy định; hàng năm lập dự toán, thanh quyết toán theo quy định và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các nội dung công việc theo Kế hoạch.

- Tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị có đủ điều kiện năng lực chuyên ngành về số hóa, bồi nền để số hóa, bồi nền các phông tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành kiểm tra, giám sát chặt chẽ quá trình số hóa, bồi nền tài liệu lưu trữ và xác nhận khối lượng công việc hoàn thành; Sở Nội vụ tiến hành nghiệm thu kết quả số hóa, bồi nền tài liệu, lập Biên bản nghiệm thu và thanh quyết toán kinh phí theo quy định.

- Báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện Kế hoạch để UBND tỉnh theo dõi, chỉ đạo.

2. Sở Tài chính

Theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc sử dụng, thanh quyết toán kinh phí theo đúng chế độ quy định.

3. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

- Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị cấp huyện xây dựng Kế hoạch thực hiện đảm bảo đúng theo quy định trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố.

- Phối hợp với Sở Nội vụ tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện chỉnh lý tài liệu trên địa bàn đảm bảo lựa chọn tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực hoạt động chỉnh lý dịch vụ lưu trữ theo đúng quy định pháp luật lưu trữ hiện hành để tổ chức triển khai thực hiện theo tiến độ đề ra; đáp ứng chất lượng hồ sơ, tài liệu để thực hiện việc nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch này đảm bảo theo đúng quy trình. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) xem xét, giải quyết theo quy định./.