KẾ HOẠCH

XÂY DỰNG ĐỀ ÁN XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ VIỆC LÀM VÀ CƠ CẤU NGẠCH CÔNG CHỨC

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Thực hiện Quyết định số 3523/QĐ-UBND ngày 01/7/2013 về ban hành kế hoạch đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức của thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn từ nay đến 2015;

- Thực hiện Kế hoạch số 1238/KH-CTC ngày 09/8/2013 của Tổ công tác triển khai việc xây dựng Đề án xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, viên chức Thành phố Hồ Chí Minh;

- Tạo cơ sở để sắp xếp, bố trí, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá Cán bộ, công chức, người lao động một cách chính xác, khách quan, công bằng; để tuyển chọn nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu công việc; để đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc trong Sở, tạo sự phân công phù hợp, tránh sự chồng chéo trong chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận trong Sở.

2. Yêu cầu

Việc xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức phải tuân thủ các quy định của pháp luật.

II. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

1. Văn phòng Sở dự thảo Kế hoạch trình giám đốc Sở phê duyệt.

2. Sau khi kế hoạch được phê duyệt, Ban Giám đốc chủ trì Hội nghị quán triệt chung về việc xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức.

3. Thống kê các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Sở, các phòng ban của Sở, đơn vị trực thuộc Sở; tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của Cán bộ, công chức, người lao động công tác tại Sở và đơn vị trực thuộc.

4. Xác định vị trí việc làm

Phòng, đơn vị trực thuộc xác định vị trí việc làm theo các bước sau:

- Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của phòng (kể cả các công việc thực hiện chế độ hợp đồng lao động theo các quy định của pháp luật);

- Bước 2: Phân nhóm công việc;

- Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng;

- Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức hiện có (số lượng, chất lượng, việc sử dụng, bố trí, phân công nhiệm vụ và kết quả thực hiện nhiệm vụ);

- Bước 5: Xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng (kể cả các công việc phải thực hiện chế độ hợp đồng lao động);

- Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm;

- Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm;

- Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng (và chức danh lãnh đạo, quản lý - nếu có) với mỗi vị trí việc làm đã được xác định.

5. Văn phòng Sở tổng hợp và hoàn thành Đề án vị trí việc làm trình giám đốc Sở.

6. Văn phòng gửi Đề án vị trí việc làm cho Sở nội vụ thẩm định.

III. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Văn phòng Sở dự thảo Kế hoạch xây dựng đề án vị trí việc làm trình giám đốc Sở phê duyệt.

2. Sau khi kế hoạch được phê duyệt, Ban Giám đốc chủ trì hội nghị quán triệt chung về việc xây dựng vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức.

3. Thống kê các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Sở, các phòng ban của Sở, đơn vị trực thuộc Sở; tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của Cán bộ, công chức, người lao động công tác tại Sở và đơn vị trực thuộc.

Nội dung thực hiện:

- Các phòng tiến hành thống kê các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở mà phòng được giao thực hiện, hoặc liên quan đến công tác chuyên môn của phòng; quy định về ngạch, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của Cán bộ, công chức, người lao động công tác tại phòng gửi về Văn phòng tổng hợp.

- Văn phòng thực hiện thống kê các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của Ban Giám đốc.

- Đơn vị trực thuộc thực hiện thống kê các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị, quy định về ngạch, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của công chức công tác tại đơn vị trực thuộc.

4. Xác định vị trí việc làm

4.1 Đối với các phòng của Sở 

Mỗi phòng xác định vị trí việc làm theo trình tự các bước được nêu từ mục 4.1.1 đến 4.1.8.

4.1.1 Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ của phòng (kể cả các công việc thực hiện chế độ hợp đồng lao động theo các quy định của pháp luật)

Nội dung thực hiện:

- Việc thống kê công việc phải tuân thủ nguyên tắc chỉ thống kê các công việc có tính chất thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đi lặp lại, gồm:

+ Những công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành;

+ Những công việc thực thi, thừa hành thuộc về chuyên ngành, lĩnh vực hoạt động của phòng (gọi chung là công việc chuyên môn nghiệp vụ);

+ Những công việc thực thi, thừa hành mang tính phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành (gọi chung là công việc hỗ trợ, phục vụ).

- Không thống kê những công việc có tính thời vụ, đột xuất hoặc công việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

- Thống kê công việc trong cơ quan, tổ chức, đơn vị được thực hiện trình tự từ đơn vị cấp dưới lên đơn vị cấp trên trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Phân công thực hiện:

- Từng cá nhân cán bộ, công chức và người lao động tiến hành thống kê công việc hiện đang được giao đảm nhận theo mẫu tại Phụ lục 2.

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng và bản thống kê các công việc của cán bộ, công chức và người lao động, Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng có trách nhiệm thống kê công việc của phòng mình quản lý theo mẫu tại Phụ lục 3.

Phương thức thực hiện:

- Cá nhân tự thống kê công việc đang đảm nhận trình Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng xác nhận.

- Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng sau khi thống kê công việc của phòng mình phải trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phòng cho ý kiến và xác nhận trước khi gửi về Văn phòng tổng hợp.

- Sau khi tổng hợp, Văn phòng trình Giám đốc phê duyệt kết quả của bước này.

4.1.2 Phân nhóm công việc

Nội dung thực hiện:

- Trên cơ sở thống kê công việc của phòng, Trưởng phòng/ Phó Phòng phụ trách phòng triển khai việc tổng hợp và phân nhóm công việc như sau:

+ Các nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành;

+ Các nhóm công việc hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ;

+ Các nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ.

- Việc phân nhóm công việc thực hiện theo Phụ lục 4 của Kế hoạch này.

Phương thức thực hiện:

- Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng sau khi phân nhóm công việc của phòng mình phải trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phòng cho ý kiến và xác nhận trước khi gửi về Văn phòng tổng hợp.

- Sau khi tổng hợp, Văn phòng trình Giám đốc phê duyệt kết quả của bước này.

4.1.3 Xác định các yếu tố ảnh hưởng

Nội dung thực hiện:

Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng xác định các yếu tố ảnh hưởng theo Phụ lục 5 của Kế hoạch này.

Phương thức thực hiện:

- Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng sau khi xác định các yếu tố ảnh hưởng phải trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phòng cho ý kiến và xác nhận trước khi gửi về Văn phòng tổng hợp.

- Sau khi tổng hợp, Văn phòng trình Giám đốc phê duyệt kết quả của bước này.

4.1.4 Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức hiện có (số lượng, chất lượng, việc sử dụng, bố trí, phân công nhiệm vụ và kết quả thực hiện nhiệm vụ).

Nội dung thực hiện:

Việc thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức, đơn vị được thực hiện bởi 2 báo cáo sau:

a) Báo cáo thống kê thực trạng về số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức (kể cả những người ký hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật) tại thời điểm xây dựng đề án vị trí việc làm trong Sở. Văn phòng thực hiện báo cáo này theo mẫu tại Phụ lục 6 của Kế hoạch này.

b) Trưởng phòng/phó phòng phụ trách phòng xây dựng báo cáo đánh giá thực trạng việc phân công, bố trí, sử dụng và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ, công chức và người lao động của phòng. Nội dung báo cáo gồm:

- Đánh giá việc đáp ứng và sự phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của đội ngũ công chức và người lao động ở cơ quan, tổ chức, đơn vị.

- Đánh giá sự phù hợp hay không phù hợp của việc phân công, bố trí, sử dụng và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng công chức và người lao động theo nhiệm vụ đang đảm nhận;

Phương thức thực hiện:

- Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng sau khi đánh giá thực trạng của phòng phải trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phòng cho ý kiến và xác nhận trước khi gửi về Văn phòng tổng hợp.

- Sau khi tổng hợp, Văn phòng trình Giám đốc phê duyệt kết quả của bước này.

4.1.5 Xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng (kể cả các công việc phải thực hiện chế độ hợp đồng lao động)

Nội dung thực hiện:

Trên cơ sở thống kê công việc, phân nhóm công việc; các yếu tố ảnh hưởng; báo cáo thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, người lao động của phòng, Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng xác định các vị trí việc làm và tổng hợp thành danh mục vị trí việc làm của phòng.

Mỗi vị trí việc làm khi xác định phải được quy về thuộc một nhóm công việc nêu tại mục 4.1.2 Kế hoạch này phải bao gồm một hoặc một số công việc cụ thể.

Danh mục vị trí việc làm của cơ quan, tổ chức, đơn vị được phân thành các nhóm công việc sau:

+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành;

+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ, thực thi, thừa hành;

+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ.

Danh mục vị trí việc làm của phòng được tổng hợp từ các vị trí việc làm cụ thể và được sắp xếp theo thứ tự: vị trí lãnh đạo, quản lý; vị trí thực thi, thừa hành (thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ); vị trí hỗ trợ, phục vụ. Danh mục vị trí việc làm của phòng được thể hiện ở cột 2 của Phụ lục 7 Kế hoạch này.

Dự kiến số lượng biên chế cần có để bố trí theo từng vị trí việc làm số biên chế dự kiến này chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào điều kiện, tính chất, đặc điểm công việc; tổ chức lao động của phòng; khối lượng, số lượng công việc,... Nội dung này được thể hiện ở cột 4 Phụ lục 7 Kế hoạch này.

Phương thức thực hiện:

- Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng sau khi xây dựng danh mục vị trí việc làm của phòng phải trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phòng cho ý kiến và xác nhận trước khi gửi về Văn phòng tổng hợp.

- Sau khi tổng hợp Văn phòng trình Giám đốc phê duyệt kết quả của bước này.

4.1.6 Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm

Nội dung thực hiện:

Trên cơ sở danh mục vị trí việc làm được xác định tại mục 4.1.5 Kế hoạch này, Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm được thực hiện gồm các nội dung sau:

+ Mô tả các công việc, các hoạt động và thời gian phải thực hiện (nếu xác định được) để hoàn thành từng công việc, từng hoạt động ở mỗi vị trí việc làm. Ví dụ: tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; nghiên cứu; soạn thảo văn bản; xây dựng kế hoạch, khảo sát thực tế, tổ chức cuộc họp, trao đổi ý kiến; phối hợp;...

+ Kết quả (sản phẩm) công việc của vị trí việc làm;

+ Điều kiện làm việc (trang thiết bị, phần mềm quản lý, phương tiện, môi trường làm việc, phạm vi hoạt động, quan hệ công tác).

Đối với những vị trí việc làm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành, nếu kiêm thêm các công việc thuộc nhóm thực thi, thừa hành thì phần mô tả về công việc thực thi, thừa hành được thực hiện như đối với vị trí việc làm gắn với công việc chuyên môn, nghiệp vụ trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm thực hiện theo Phụ lục 8 Kế hoạch này.

Phương thức thực hiện:

- Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng sau khi xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm phải trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phòng cho ý kiến và xác nhận trước khi gửi về Văn phòng tổng hợp.

- Sau khi tổng hợp Văn phòng trình Giám đốc phê duyệt kết quả của bước này.

4.1.7 Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm

Nội dung thực hiện:

Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm được xây dựng gồm các năng lực và kỹ năng phải có để hoàn thành các công việc, các hoạt động nêu tại Bản mô tả công việc ứng với từng vị trí việc làm.

Khung năng lực của từng vị trí việc làm thực hiện theo Phụ lục 9 Kế hoạch này.

Phương thức thực hiện:

- Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng sau khi xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm phải trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phòng cho ý kiến và xác nhận trước khi gửi về Văn phòng tổng hợp.

- Sau khi tổng hợp, Văn phòng trình Giám đốc phê duyệt kết quả của bước này.

4.1.8. Xác định ngạch công chức tương ứng (và chức danh lãnh đạo, quản lý - nếu có) với mỗi vị trí việc làm đã được xác định

Nội dung thực hiện:

Trưởng phòng/ Phó phòng phụ trách phòng xác định ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm được tiến hành gắn liền với quá trình xác định danh mục vị trí việc làm và căn cứ vào các yếu tố sau:

- Lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ;

- Tên của vị trí việc làm;

- Bản mô tả công việc;

- Khung năng lực;

- Vị trí, quy mô, phạm vi hoạt động và đối tượng phục vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;

- Quy định về ngạch công chức cao nhất được sử dụng trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Nội dung này được thể hiện ở cột 3 Phụ lục 7 Kế hoạch này.

Phương thức thực hiện:

- Trưởng phòng/Phó phòng phụ trách phòng sau khi xác định ngạch công chức tương ứng của từng vị trí việc làm phải trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phòng cho ý kiến và xác nhận trước khi gửi về Văn phòng tổng hợp.

- Sau khi tổng hợp, Văn phòng trình Giám đốc phê duyệt kết quả của bước này.

4.2 Đối với Ban Giám đốc

Văn phòng dự thảo các văn bản liên quan đến xác định vị trí việc làm đối với Ban Giám đốc theo trình tự các bước từ 4.1.1 đến 4.1.8 của Kế hoạch này trình Ban Giám đốc.

4.3 Đối với đơn vị trực thuộc

Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Sở tiến hành xác định vị trí việc làm của công chức công tác tại đơn vị theo trình tự các bước từ 4.1.1 đến 4.1.8 của Kế hoạch này.

5. Văn phòng tổng hợp và hoàn thành Đề án vị trí việc làm theo Đề án mẫu tại Phụ lục 1 trình giám đốc Sở.

6. Văn phòng gửi Đề án vị trí việc làm cho Sở nội vụ thẩm định.

IV. TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN