KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021.

Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến công chức, viên chức để nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ.

2. Tiếp tục thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, nhằm đáp ứng tình hình Chính phủ điện tử hiện nay.

4. Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; hoạt động công tác văn thư, lưu trữ; tài liệu được bảo vệ, bảo quản an toàn, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ công tác cũng như nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

II. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025"; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Kế hoạch số 3385/KH-UBND ngày 22/9/2020 về việc triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2020-2025”; Quyết định số 30/2020/QĐ-UBND ngày 14/8/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ và quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư; văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc phạm vi quản lý bằng các hình thức lồng ghép trong các cuộc họp, Hội nghị, các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử...

b) Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Rà soát, xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ...).

- Triển khai, hướng dẫn các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình hiện nay.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Rà soát, sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư và số hóa tài liệu điện tử.

- Rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ, thực hiện trước ngày 15/3/2021.

- Thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác đối với công chức, viên chức, những người làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

d) Công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, tập trung các nội dung sau:

- Công tác văn thư:

Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật. Quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ và quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư theo Quyết định số 30/2020/QĐ-UBND.

- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:

Ứng dụng phần mềm “Mở rộng Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc với chức năng Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử” phù hợp theo quy định hiện nay.

Số hóa tài liệu; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Thu thập hồ sơ, tài liệu giấy vào Lưu trữ cơ quan; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

- Việc chấp hành thực hiện chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ hàng năm (lĩnh vực văn thư, lưu trữ) theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

- Thực hiện việc quản lý, giám sát hoạt động dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật, nhất là chất lượng chỉnh lý tài liệu.

đ) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

e) Chủ động nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

a) Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và Kế hoạch số 4985/KH-UBND ngày 28/11/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

c) Rà soát, thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

d) Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ sau khi hồ sơ đã được lập hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có một trong những đặc điểm sau: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng, tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin.

đ) Quan tâm bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị và các biện pháp khác đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

e) Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan với các hình thức như trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ...trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện thông tin khác.

3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Quan tâm, tăng cường bố trí kinh phí đối với công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật, đặc biệt là kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử và kinh phí chỉnh lý để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ bó gói, tồn đọng, tích đóng hình thành từ năm 2015 trở về trước theo Chỉ thị số 35/CT-TTg.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2021

1. Rà soát, sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Ứng dụng, rà soát và hoàn thiện Hệ thống phần mềm “Mở rộng Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc với chức năng Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử” của tỉnh đáp ứng theo quy định, nhằm đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

4. Triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình được quy định tại Kế hoạch số 3385/KH-UBND ngày 22/9/2020 về việc triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2020-2025”.

5. Ban hành quy định về việc lập, giao nộp hồ sơ điện tử và bảo quản văn bản, hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận.

6. Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương khi triển khai, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.

7. Các cơ quan, tổ chức, địa phương quan tâm bố trí cán bộ hoặc chủ động về kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo quy định.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các Sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan Trung ương trên địa bàn tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh, các Hội đặc thù thuộc tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố căn cứ nội dung Kế hoạch này, chủ động triển khai xây dựng Kế hoạch và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương và gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) trước ngày 05/02/2021.

2. Giao Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc các cơ quan, tổ chức, địa phương việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tổng hợp báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định./.