KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021 CỦA TỈNH CÀ MAU

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị; góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ ngày càng phát triển, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.

Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

2. Yêu cầu

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện kịp thời, nghiêm túc, hiệu quả Kế hoạch này.

Thường xuyên đẩy mạnh các hoạt động về lưu trữ nhằm tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

II. NHIỆM VỤ

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

1.1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường thực hiện tuyên truyền, phổ biến trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử và hình thức phù hợp khác các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, trọng tâm là: Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 26/2020/QĐ-UBND ngày 04/12/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Cà Mau; Quyết định số 509/QĐ-UBND ngày 28/3/2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật bảo vệ bí mật nhà nước; Kế hoạch số 128/KH-UBND ngày 07/12/2017 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Công văn số 998/VTLTNN-NV ngày 06/10/2020 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy và phòng chống lụt bão.

Đơn vị chủ trì: Sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau.

Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

1.2. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

Rà soát, ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Đơn vị chủ trì: Sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau.

Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ.

Thời gian thực hiện: Quý I năm 2021.

1.3. Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ: Căn cứ Đề án vị trí việc làm đã được phê duyệt, các cơ quan, tổ chức kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị đảm bảo đúng tiêu chuẩn yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định.

- Rà soát, tổng hợp nhu cầu nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 15/3/2021 để tổng hợp, báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.

- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật, bảo hộ lao động cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định.

Đơn vị chủ trì: Sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau.

Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

- Tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ số phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, tập trung các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư (theo Quyết định số 2456/QĐ-UBND ngày 24/12/2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Kế hoạch đào tạo và khuyến khích đào tạo sau đại học; Kế hoạch bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức năm 2021).

Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

Đơn vị phối hợp: Sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau.

Thời gian thực hiện: Quý III năm 2021.

1.4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Xây dựng kế hoạch và thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh với một số nội dung trọng tâm sau:

- Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện đúng quy định về xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành văn thư (theo Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư và Thông tư số 10/2019/TT-BNV ngày 02/8/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn việc xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành văn thư).

- Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (iOffice) thay thế phần mềm VIC; quản lý và sử dụng con dấu; báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ đảm bảo theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

Đơn vị phối hợp: Các cơ quan, đơn vị có liên quan.

Thời gian thực hiện: Trong năm 2021.

1.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

- Trên cơ sở Dự án “Xây dựng phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ của sở, ban, ngành tỉnh” đã được triển khai thực hiện, Sở Nội vụ tiến hành rà soát, điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện các tính năng của phần mềm đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ.

- Rà soát, hoàn thiện các tính năng Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành (iOffice) theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

- Triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” theo quy định (được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 2454/QĐ-UBND ngày 24/12/2020).

- Tiếp tục thực hiện Dự án “Xây dựng phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ của sở, ban, ngành tỉnh” giai đoạn 2 (được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 1462/QĐ-UBND ngày 04/8/2020).

Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông.

Đơn vị phối hợp: Sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau.

Thời gian thực hiện: Trong năm 2021.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

2.1. Lưu trữ cơ quan

Tổ chức thực hiện nghiêm công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Đơn vị chủ trì: Sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau.

Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

2.2. Lưu trữ lịch sử tỉnh

Chỉ đạo quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định và tổ chức thực hiện:

- Xây dựng kế hoạch chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ và tổ chức thu nhận hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Tham mưu sửa đổi, bổ sung hoặc Quyết định thay thế Quyết định số 690/QĐ-UBND ngày 20/5/2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ (nay là Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh).

- Tiếp tục triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tỉnh Cà Mau giai đoạn năm 2020 - 2025 theo quy định.

- Tổ chức sưu tầm tài liệu quý, hiếm có nội dung phản ánh về lịch sử tỉnh Cà Mau (nếu có).

Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

Đơn vị phối hợp: Sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau.

Thời gian thực hiện: Trong năm 2021.

3. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

3.1. Công tác văn thư

Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm theo quy định.

3.2. Hoạt động lưu trữ

Quan tâm bố trí kinh phí hoạt động lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ (Điều 39). Trong đó, tập trung đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu; cải tạo, nâng cấp, mở rộng kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích và điều kiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định.

Đơn vị chủ trì: Sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau.

Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ, Sở Tài chính.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giám đốc Sở Nội vụ theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Kế hoạch này; tiến hành tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện và báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định.

2. Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau căn cứ Kế hoạch này xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện đảm bảo kịp thời, hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương; tổng kết, đánh giá việc thực hiện, báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 15/12/2021 để theo dõi, tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ.

3. Yêu cầu Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch này. Trong quá trình thực hiện, những khó khăn, vướng mắc (nếu có), các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ)./.