Thông tư liên tịch số 03/2023/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC ngày 12 tháng 5 năm 2023 quy định về quan hệ phối hợp giữa các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ sở giam giữ và cơ quan thi hành án trong việc thông báo, gửi hoặc cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến người phạm tội. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm bảo đảm tính thống nhất, kịp thời và chính xác trong việc quản lý thông tin lý lịch tư pháp, phục vụ đắc lực cho công tác đấu tranh phòng, chống tội phạm.

Thông tin chung về văn bản

• Tên văn bản: Joint Circular 03/2023/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC on coordination in notifying, sending, or providing information and documents related to offenders (Thông tư liên tịch về phối hợp trong việc thông báo, gửi, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến người phạm tội).
• Cơ quan ban hành: Bộ Công an - Viện kiểm sát nhân dân tối cao - Tòa án nhân dân tối cao.
• Ngày ban hành: 12/05/2023.
• Ngày có hiệu lực: 01/07/2023 (thay thế Thông tư liên tịch số 05/2018/TTLT/BCA-VKSNDTC-TANDTC ngày 25/06/2018).

Phạm vi điều chỉnh và Đối tượng áp dụng

Văn bản quy định chi tiết về phạm vi phối hợp và các đối tượng chịu sự điều chỉnh trực tiếp, cụ thể:

• Phạm vi điều chỉnh: Quy định việc phối hợp thông báo hoặc gửi, cung cấp thông tin, tài liệu phản ánh về nhân thân, lý lịch, đặc điểm nhân dạng, kết quả khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án hình sự và các thông tin, tài liệu khác có liên quan đến người phạm tội; quy định rõ trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; thủ tục, thời hạn thông báo hoặc gửi, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến người phạm tội.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các Cơ quan điều tra của Công an nhân dân; Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh; Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Viện kiểm sát nhân dân và Tòa án nhân dân các cấp; Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Nguyên tắc thực hiện phối hợp

Hoạt động phối hợp trao đổi thông tin phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Thông tin, tài liệu liên quan đến người phạm tội phải được thông báo hoặc gửi đầy đủ, kịp thời, chính xác về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân để quản lý, khai thác, sử dụng.
• Bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về lưu trữ.
• Thông tin, tài liệu do Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân cung cấp phải được quản lý, sử dụng đúng mục đích phục vụ công tác khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án hình sự và các mục đích khác theo quy định của pháp luật.

Quy định về thông tin, tài liệu gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ

Thông tư liên tịch phân định rõ loại thông tin, tài liệu mà từng cơ quan có trách nhiệm phải thông báo hoặc gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân:

• Cơ quan điều tra của Công an nhân dân và Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Gửi quyết định khởi tố bị can, quyết định bổ sung quyết định khởi tố bị can, quyết định thay đổi quyết định khởi tố bị can; quyết định đình chỉ điều tra vụ án hình sự đối với bị can, quyết định đình chỉ điều tra bị can; quyết định truy nã và quyết định đình nã.
• Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an và Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh: Gửi quyết định truy nã và quyết định đình nã.
• Viện kiểm sát nhân dân các cấp: Gửi quyết định khởi tố bị can, quyết định bổ sung quyết định khởi tố bị can, quyết định thay đổi quyết định khởi tố bị can do Viện kiểm sát nhân dân ban hành; quyết định đình chỉ vụ án đối với bị can do Viện kiểm sát nhân dân ban hành. Đối với những vụ án do Bộ đội Biên phòng, Cảnh sát biển, Hải quan, Kiểm lâm, Kiểm ngư khởi tố, điều tra và kết thúc điều tra, chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nhân dân có thẩm quyền đề nghị truy tố thì Viện kiểm sát nhân dân thông báo hoặc gửi những thông tin, tài liệu này về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ cùng cấp.
• Tòa án nhân dân các cấp: Gửi bản án hình sự sơ thẩm có hiệu lực pháp luật; bản án hình sự phúc thẩm; quyết định đình chỉ vụ án đối với bị can, bị cáo do Tòa án ban hành; quyết định đình chỉ xét xử phúc thẩm; quyết định giám đốc thẩm, quyết định tái thẩm; quyết định tổng hợp hình phạt; quyết định đình chỉ thi hành án; quyết định về việc xét đơn xin ân giảm hình phạt tử hình của Chủ tịch nước; biên bản thi hành án tử hình.

Quy định về thông tin, tài liệu do Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ cung cấp

Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân có trách nhiệm cung cấp cho các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ sở giam giữ và cơ quan thi hành án hình sự các tài liệu sau:

• Danh bản, chỉ bản, ảnh người phạm tội.
• Trích lục tiền án, tiền sự.
• Thông báo kết quả xác minh nhân thân, lý lịch đối tượng.
• Những thông tin, tài liệu đã được cơ quan tiến hành tố tụng, Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an, Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh cung cấp cho Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân.

Trách nhiệm, thời hạn và phương thức phối hợp trao đổi thông tin

Để bảo đảm tính thực thi, văn bản quy định chi tiết về phân cấp trách nhiệm, thời hạn và phương thức thực hiện:

• Phân cấp trách nhiệm gửi tài liệu:
  • Cơ quan điều tra, Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao thông báo hoặc gửi thông tin, tài liệu về Cục Hồ sơ nghiệp vụ - Bộ Công an.
  • Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh thông báo hoặc gửi thông tin, tài liệu về Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an cấp tỉnh.
  • Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân cấp huyện thông báo hoặc gửi thông tin, tài liệu về Công an cấp huyện.
• Thời hạn thông báo hoặc gửi thông tin, tài liệu:
  • Đối với các thông tin, tài liệu mà pháp luật có quy định thời hạn thông báo hoặc gửi, cung cấp thì thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định.
  • Đối với các thông tin, tài liệu mà pháp luật không quy định thời hạn thì chậm nhất 05 ngày làm việc, kể từ ngày ban hành hoặc ngày nhận được, các cơ quan phải thông báo hoặc gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân.
  • Đối với các thông tin, tài liệu do Bộ đội Biên phòng, Cảnh sát biển, Hải quan, Kiểm lâm, Kiểm ngư khởi tố, điều tra và kết thúc điều tra chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nhân dân có thẩm quyền đề nghị truy tố thì chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được, Viện kiểm sát nhân dân có thẩm quyền phải thông báo hoặc gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ cùng cấp ngành của Công an nhân dân.
• Phương thức thông báo và kết nối, chia sẻ thông tin:
  • Các đơn vị thông báo hoặc gửi, cung cấp thông tin, tài liệu bằng bản giấy hoặc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành của ngành tích hợp với Trục liên thông văn bản quốc gia để trao đổi tài liệu điện tử.
  • Bộ Công an chủ trì đề xuất, xây dựng Cơ sở dữ liệu kết quả điều tra, truy tố, xét xử để phục vụ kết nối, chia sẻ thông tin giữa Bộ Công an, Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Tòa án nhân dân tối cao thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia. Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao căn cứ vào yêu cầu thực tiễn để xây dựng hệ thống công nghệ thông tin phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu.

Thủ tục và thời hạn cung cấp thông tin, tài liệu theo yêu cầu

Việc yêu cầu và cung cấp thông tin được thực hiện theo quy trình chặt chẽ:

• Thủ tục yêu cầu: Cơ quan tiến hành tố tụng, cơ sở giam giữ, cơ quan thi hành án hình sự gửi yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân theo biểu mẫu số 206 (ban hành kèm theo Thông tư số 119/2021/TT-BCA). Văn bản yêu cầu phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm ban hành, tên thông tin, tài liệu đề nghị cung cấp, hình thức (bản chính hoặc bản sao), mục đích sử dụng, họ tên, chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan yêu cầu.
• Thời hạn cung cấp thông tin, tài liệu:
  • Cấp trung ương và cấp tỉnh: Không quá 07 ngày làm việc đối với yêu cầu không phải xác minh; không quá 15 ngày đối với yêu cầu cần phải xác minh.
  • Cấp huyện: Không quá 05 ngày làm việc đối với yêu cầu không phải xác minh; không quá 10 ngày đối với yêu cầu cần phải xác minh.
  • Yêu cầu đọc, nghiên cứu tại chỗ: Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân làm thủ tục cung cấp ngay.
  • Trường hợp không đáp ứng được yêu cầu: Phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
• Bảo đảm tính pháp lý: Thông tin, tài liệu được thông báo hoặc gửi, cung cấp phải bảo đảm tính pháp lý, đúng quy định của pháp luật về hình thức văn bản (bản chính, bản sao, bản điện tử). Thủ trưởng Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân duyệt, ký, đóng dấu cơ quan; duyệt, ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật vào văn bản trả lời và bản sao tài liệu (nếu có).

Cơ quan đầu mối, chế độ báo cáo và sơ kết thực hiện

Cơ chế giám sát và duy trì hiệu quả phối hợp được quy định cụ thể:

• Cơ quan đầu mối:
  • Cấp trung ương: Bộ Công an là Cục Hồ sơ nghiệp vụ; Viện kiểm sát nhân dân tối cao là Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Tòa án nhân dân tối cao là Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao.
  • Cấp tỉnh: Công an tỉnh là Phòng Hồ sơ nghiệp vụ; Viện kiểm sát nhân dân là Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân; Tòa án nhân dân là Văn phòng Tòa án nhân dân.
  • Cấp huyện: Phân công cán bộ làm đầu mối tham mưu, đôn đốc thực hiện.
• Chế độ thông tin, báo cáo:
  • Bộ Công an (Cục Hồ sơ nghiệp vụ) định kỳ 01 năm thông báo kết quả thực hiện cho Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Văn phòng), Tòa án nhân dân tối cao (Văn phòng) và Công an các đơn vị, địa phương.
  • Công an cấp tỉnh (Phòng Hồ sơ nghiệp vụ) định kỳ 6 tháng, 01 năm thông báo kết quả thực hiện cho Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh (Văn phòng), Tòa án nhân dân cấp tỉnh (Văn phòng) và báo cáo Bộ Công an.
  • Công an cấp huyện định kỳ 6 tháng, 01 năm thông báo kết quả thực hiện cho Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân cấp huyện và báo cáo Công an cấp tỉnh.
  • Mốc thời gian báo cáo: Báo cáo 6 tháng tính từ ngày 01 tháng 12 năm trước đến ngày 31 tháng 5 của năm báo cáo; Báo cáo năm tính từ ngày 01 tháng 12 năm trước đến ngày 30 tháng 11 của năm báo cáo. Thời hạn gửi báo cáo là 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo.
• Chế độ sơ kết và kinh phí thực hiện:
  • Định kỳ 05 năm/lần, Bộ Công an chủ trì phối hợp với Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao họp sơ kết, rút kinh nghiệm trên phạm vi toàn quốc.
  • Hằng năm, Công an cấp tỉnh chủ trì, phối hợp với Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân cùng cấp họp sơ kết, rút kinh nghiệm tại địa phương.
  • Kinh phí thực hiện được bảo đảm từ nguồn do ngân sách Nhà nước cấp để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của mỗi ngành Công an, Kiểm sát, Tòa án.

Hiệu lực thi hành và Trách nhiệm tổ chức thực hiện

Thông tư liên tịch số 03/2023/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2023. Văn bản này thay thế hoàn toàn cho Thông tư liên tịch số 05/2018/TTLT/BCA-VKSNDTC-TANDTC ngày 25 tháng 6 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Công an, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

Các cơ quan, đơn vị liên quan của Bộ Công an, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao có trách nhiệm thi hành và tổ chức thực hiện Thông tư liên tịch này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc có vấn đề mới phát sinh, các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan phản ánh với Bộ Công an, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao để xem xét, hướng dẫn thực hiện hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.