Hướng dẫn 1735/VHTT-VP năm 2004 do Bộ Văn hoá - Thông tin ban hành là văn bản quan trọng hướng dẫn chi tiết về quy trình, đối tượng và tiêu chuẩn xét tặng Huy chương "Vì sự nghiệp Văn hoá - Thông tin". Đây là hình thức khen thưởng cao quý nhằm tôn vinh các cá nhân có đóng góp xuất sắc cho sự nghiệp phát triển ngành văn hóa và thông tin nước nhà.

Mục đích và ý nghĩa của việc xét tặng

Huy chương "Vì sự nghiệp Văn hoá - Thông tin" được trao tặng nhằm ghi nhận công lao, động viên và tôn vinh các cá nhân đã có nhiều năm cống hiến, đóng góp trí tuệ, công sức cho sự nghiệp xây dựng và phát triển ngành Văn hoá - Thông tin Việt Nam qua các thời kỳ.

Đối tượng được xét tặng Huy chương

• Cán bộ, công chức, viên chức trong ngành: Cá nhân đã và đang công tác tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thuộc ngành Văn hoá - Thông tin từ trung ương đến địa phương.
• Cá nhân ngoài ngành: Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, các đoàn thể, địa phương và cá nhân thuộc các ngành khác có công lao to lớn trong việc chỉ đạo, phối hợp, hỗ trợ các hoạt động văn hoá - thông tin.
• Người Việt Nam ở nước ngoài và người nước ngoài: Cá nhân có đóng góp tích cực trong việc giới thiệu, quảng bá văn hoá Việt Nam hoặc hỗ trợ, hợp tác quốc tế phát triển ngành Văn hoá - Thông tin Việt Nam.

Tiêu chuẩn và điều kiện xét tặng

• Về thâm niên công tác: Cá nhân trong ngành phải có thời gian công tác liên tục hoặc cộng dồn đạt số năm quy định (thông thường từ 15 đến 20 năm trở lên tùy thuộc vào đối tượng và khu vực công tác, ưu tiên người công tác tại vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo).
• Về phẩm chất và hoàn thành nhiệm vụ: Cá nhân được đề nghị xét tặng phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chấp hành tốt chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước; không bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên trong thời gian xét duyệt.
• Trường hợp đặc biệt: Các cá nhân có công trình nghiên cứu xuất sắc, đạt giải thưởng lớn về văn học nghệ thuật, hoặc có đóng góp tài chính, hiện vật có giá trị lớn cho ngành sẽ được xem xét miễn giảm điều kiện về thời gian công tác.

Nguyên tắc xét tặng

• Đảm bảo nguyên tắc dân chủ, công khai, công bằng, đúng đối tượng và đúng tiêu chuẩn quy định.
• Huy chương "Vì sự nghiệp Văn hoá - Thông tin" chỉ được tặng một lần cho mỗi cá nhân (không có hình thức truy tặng, trừ các trường hợp đặc biệt theo quy định).

Quy trình và thủ tục hồ sơ đề nghị

• Lập hồ sơ tại cơ sở: Các đơn vị quản lý trực tiếp cá nhân tiến hành họp Hội đồng Thi đua - Khen thưởng để bình xét, lập danh sách và hoàn thiện hồ sơ đề nghị.
• Thành phần hồ sơ: Bao gồm tờ trình của đơn vị, danh sách trích ngang các cá nhân được đề nghị, bản tóm tắt thành tích cá nhân và quá trình công tác có xác nhận của cấp có thẩm quyền.
• Thẩm định và phê duyệt: Hồ sơ được gửi về Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Bộ Văn hoá - Thông tin để thẩm định, tổng hợp và trình Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin ra quyết định tặng thưởng.