HƯỚNG DẪN

QUY TRÌNH VĂN PHÒNG TỈNH, THÀNH ỦY PHỤC VỤ HỘI NGHỊ CẤP ỦY ([1])

Hội nghị cấp ủy là hoạt động thường xuyên và văn phòng cấp ủy phải phục vụ. Vì vậy, cần thống nhất quy trình phục vụ, xây dựng một chế độ làm việc khoa học, nền nếp, nhằm tạo điều kiện để cấp ủy nâng cao hiệu quả các cuộc họp, góp phần đổi mới hoạt động của văn phòng tương ứng với đổi mới phương thức lãnh đạo của cấp ủy.

Thực hiện kết luận Hội nghị Chánh văn phòng toàn quốc tháng 10-1996, Văn phòng Trung ương hướng dẫn quy trình phục vụ các hội nghị của cấp ủy như sau:

I- Công tác chuẩn bị hội nghị.

Dưới sự chỉ đạo của thường trực cấp ủy, văn phòng và các cơ quan tham mưu phải đảm bảo thực hiện tốt các khâu chuẩn bị để hội nghị cấp ủy đạt hiệu quả cao.

1- Xác định nội dung hội nghị và phân công chuẩn bị đề án.

Sau khi được cấp ủy thông qua nội dung những vấn đề sẽ bàn và quyết định trong hội nghị, văn phòng kiến nghị với thường vụ hoặc thường trực việc phân công chuẩn bị đề án theo hướng:

- Xác định người chủ trì, cơ quan chủ đề án và các cơ quan tham gia.

- Giao cơ quan chủ đề án:

+ Chuẩn bị báo cáo chính sẽ trình bày tại cuộc họp:

* Báo cáo tổng quan.

* Tờ trình.

* Dự thảo nghị quyết (nếu có).

+ Chủ trì tổ chức các cuộc hội thảo hoặc hội nghị để thảo luận hoặc lấy ý kiến về những nội dung mà cấp ủy sẽ quyết định.

2- Đôn đốc việc xây dựng đề án và thẩm định đề án.

- Sau khi cấp ủy phân công chuẩn bị nội dung hội nghị, văn phòng có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc việc chuẩn bị và kết hợp thẩm định đề án, chủ yếu về yêu cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ và thể thức văn bản.

Riêng việc thẩm định nội dung đề án, tùy vấn đề và khả năng, điều kiện của mình, văn phòng cấp ủy có thể phát biểu ý kiến riêng với cấp ủy hoặc thường vụ cấp ủy.

- Lập phiếu thẩm định, thu hồi và tổng hợp nội dung đã thẩm định.

3- Thông tin phục vụ nội dung hội nghị.

Trong quá trình chuẩn bị và nhất là gần thời gian tổ chức hội nghị, văn phòng cấp ủy cùng cơ quan chủ đề án, cơ quan tham gia đề án cung cấp thông tin mang tính tổng hợp - chuyên đề cho các thành viên dự họp về những nội dung có liên quan:

- Tình hình, thực trạng của địa phương.

- Những mô hình, cách làm của các tỉnh, thành bạn.

- Những chủ trương của Trung ương...

- Kinh nghiệm nước ngoài.

- Những ý kiến khác nhau, lập luận và cơ sở của mỗi loại ý kiến.

- Tổ chức để cấp ủy đi khảo sát, nghiên cứu trực tiếp hoặc mời các ngành, cơ sở, chuyên gia... báo cáo.

4- Lập chương trình và triệu tập hội nghị.

Căn cứ chương trình toàn khóa, chương trình năm, kết quả chuẩn bị đề án và thời gian cần thiết để hoàn thành khối lượng công việc cần bàn, văn phòng cấp ủy lập kế hoạch và kiến nghị với thường trực cấp ủy quyết định về chương trình, thời gian triệu tập hội nghị (chương trình phải cụ thể cho từng buổi, từng ngày).

5- Xác định thành phần hội nghị.

- Thành phần chính: thực hiện theo quy chế làm việc của cấp ủy.

- Thành phần mời dự: văn phòng cấp ủy kết hợp với các cơ quan chủ đề án đề nghị với thường trực cho mời các thành viên có liên quan:

+ Bí thư ban cán sự, đảng đoàn cơ quan tham gia đề án (nếu không phải là cấp ủy viên).

+ Cán bộ, chuyên viên phụ trách soạn thảo đề án.

+ Đại diện cơ quan tham mưu.

+ Cơ quan tuyên truyền.

+ Cơ quan cấp trên (khi cần thiết).

+ Cán bộ, chuyên viên văn phòng cấp ủy tham gia trực tiếp phục vụ hội nghị.

- Danh sách mời dự hội nghị phải trình thường trực duyệt (kể cả hội nghị cán bộ do thường vụ cấp ủy triệu tập).

6- Tài liệu sử dụng tại hội nghị.

Văn phòng cấp ủy đôn đốc các cơ quan chủ đề án gửi các tài liệu dùng trong cuộc họp gồm: đề án chính, dự thảo chỉ thị, nghị quyết... (nếu có), tờ trình và các tài liệu phụ lục, tham khảo (nếu có) để văn phòng kết hợp thẩm định, báo cáo thường trực và gửi tới các thành viên dự họp trước 5 - 7 ngày đối với cuộc họp ban chấp hành, trước 3 - 5 ngày đối với cuộc họp thường vụ cấp ủy.

- Lãnh đạo văn phòng cấp ủy kiến nghị với thường trực quyết định danh sách những người được nhận từng loại tài liệu và kế hoạch phát hành, thu hồi tiếp theo.

7- Phối hợp đảm bảo các điều kiện vật chất và an toàn hội nghị.

- Tùy phạm vi và mức độ của từng hội nghị, lãnh đạo văn phòng cấp ủy kiến nghị với thường trực giao nhiệm vụ cụ thể cho các tổ chức và cán bộ phục vụ hội nghị.

- Đối với các hội nghị thường kỳ trong khu vực trụ sở thì văn phòng cấp ủy có trách nhiệm thông báo yêu cầu phục vụ để các bộ phận chăm lo đảm bảo (kể cả việc sử dụng kinh phí và cấp phát tài liệu).

- Trường hợp hội nghị cấp ủy tổ chức ở địa điểm khác thì lãnh đạo văn phòng cấp ủy thông báo cho các cơ quan phối hợp tổ chức phục vụ và bảo vệ an toàn hội nghị.

II- Trong hội nghị.

1- Chuẩn bị khai mạc.

Trước giờ khai mạc, văn phòng cấp ủy phải giúp thường trực hoàn tất các văn bản về:

- Chương trình chi tiết của hội nghị.

- Phân công điều hành (nếu là hội nghị lớn).

- Những quy định và yêu cầu cần thiết (nếu có).

- Báo cáo số lượng thành viên hội nghị: lãnh đạo văn phòng cấp ủy báo cáo với thường trực những thành viên vắng mặt và lý do vắng mặt, những trường hợp đi thay (trường hợp vắng mặt quá nhiều, hoặc các đồng chí chủ trì dự án vắng mặt thì lãnh đạo văn phòng phải báo cáo sớm hơn để thường trực quyết định họp hay hoãn hoặc thay đổi chương trình).

2- Ghi biên bản và ghi âm, ghi hình.

- Với hội nghị ban chấp hành, văn phòng cấp ủy phân công cụ thể cán bộ, chuyên viên ghi biên bản cuộc họp:

+ Biên bản tổng hợp kết hợp nhật ký hội nghị (chú ý đến những diễn biến hàng ngày và cả những biểu hiện ngoài dự kiến).

+ Ghi biên bản chi tiết những ý kiến phát biểu của từng người trong cuộc họp (kể cả ở tổ và hội trường).

+ Ghi kết luận của đồng chí Chủ tọa hội nghị (nếu có biểu quyết cần ghi rõ kết quả).

Ba loại biên bản này được đưa vào hồ sơ hội nghị.

- Với hội nghị thường vụ, thường trực:

Chánh văn phòng hoặc phó văn phòng ghi biên bản chi tiết, nội dung kết luận hội nghị và trực tiếp quản lý hồ sơ hội nghị.

- Việc ghi âm, ghi hình đối với từng hội nghị, lãnh đạo văn phòng cấp ủy đề xuất, xin ý kiến thường trực cấp ủy (nêu rõ yêu cầu và phân công cụ thể người và cơ quan phụ trách, đồng thời quy định cụ thể việc quản lý và sử dụng các loại băng, hình).

3- Tổng hợp ý kiến thảo luận tại hội nghị.

Đối với hội nghị ban chấp hành có thảo luận tại tổ hoặc tại hội trường, văn phòng cấp ủy cần tổng hợp nhanh, đầy đủ, chính xác các ý kiến đã phát biểu để thông báo đến mọi thành viên và các đồng chí chủ trì hội nghị (có thể đề xuất những nội dung hội nghị cần tiếp tục thảo luận, những vấn đề cần biểu quyết, những vấn đề thường trực cấp ủy cần giải trình hoặc cung cấp thêm thông tin...).

4- Chuẩn bị kết luận hội nghị, thông qua biểu quyết.

- Đối với hội nghị cấp ủy cần ra nghị quyết, văn phòng cấp ủy thống nhất với cơ quan chủ đề án đề nghị thường vụ hoặc thường trực chỉ đạo bộ phận chuẩn bị dự thảo nghị quyết, đảm bảo để cấp ủy thực hiện đầy đủ các yếu tố và quy trình ra nghị quyết.

- Về kết luận hội nghị:

+ Căn cứ vào nội dung hội ý của thường vụ (đối với hội nghị ban chấp hành) hoặc thường trực (với hội nghị thường vụ), lãnh đạo văn phòng cấp ủy hoặc lãnh đạo văn phòng và chủ đề án giúp thường vụ, thường trực chuẩn bị và văn bản hóa thành dự thảo kết luận, đảm bảo kết luận thể hiện trí tuệ tập thể và dân chủ trong sinh hoạt cấp ủy.

+ Khi cần biểu quyết, lãnh đạo văn phòng chủ động hoặc kết hợp với cơ quan chủ đề án xây dựng phiếu biểu quyết.

III- Sau hội nghị.

1- Hoàn chỉnh các biên bản.

- Biên bản hội nghị phải được hoàn chỉnh sau khi kết thúc hội nghị từ 7 - 10 ngày đối với hội nghị ban chấp hành; 3 - 5 ngày đối với hội nghị thường vụ.

- Biên bản kết luận phải ghi đầy đủ, chính xác các quyết định (kết luận) của hội nghị. Văn phòng cấp ủy kết hợp với cơ quan chủ đề án phải hoàn thành biên bản kết luận sau 3 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị.

- Biên bản phải có chữ ký của thư ký ghi biên bản, lãnh đạo văn phòng xác nhận và đóng dấu; trường hợp đồng chí chủ trì hội nghị ký và xác nhận biên bản thì đóng dấu ban chấp hành.

2- Văn bản hóa các quyết định của hội nghị.

Sau hội nghị, văn phòng cấp ủy cùng các cơ quan chủ đề án phân công cụ thể việc giúp thường trực hoàn thiện các quyết định của hội nghị thành các văn bản chính thức phù hợp với từng thể loại: nghị quyết, chỉ thị, thông tri, thông báo, kết luận... Phải xác định cụ thể cá nhân và cơ quan phụ trách, thời hạn hoàn thành, xác định người duyệt và ký văn bản... theo đúng quy định.

3- Hoàn chỉnh hồ sơ nộp lưu trữ.

Văn phòng cấp ủy phải làm đúng nguyên tắc, chế độ bảo mật trong cấp phát và thu hồi tài liệu.

Phải đảm bảo nguyên tắc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ. Mỗi hội nghị phải lập hồ sơ hoàn chỉnh gồm: giấy mời, thành phần hội nghị, chương trình, đề án, biên bản chi tiết, biên bản tổng hợp kết hợp nhật ký hội nghị (nếu có), văn bản tổng hợp ý kiến thảo luận (nếu có thảo luận tổ), kết luận chính thức, nghị quyết...

Lưu trữ hồ sơ từng hội nghị tại văn phòng cấp ủy. Trường hợp đặc biệt nếu giao cơ quan khác lưu trữ thì phải có ý kiến của thường trực cấp ủy hoặc đồng chí chủ trì hội nghị.

4- Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các quyết định hoặc nghị quyết hội nghị.

Lãnh đạo văn phòng cấp ủy và cơ quan chủ đề án đề xuất với thường trực cấp ủy việc phân công chuẩn bị hoặc chỉ đạo các ban ngành có liên quan vạch kế hoạch triển khai thực hiện, đảm bảo để các quyết định hoặc nghị quyết hội nghị nhanh chóng được thể chế hóa và đi vào cuộc sống.

Trong quá trình tổ chức vận dụng thực hiện bản hướng dẫn này, nếu cần sửa đổi, bổ sung điểm nào, đề nghị các văn phòng cấp ủy phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng.

⁽[1]⁾ Ban chấp hành đảng bộ, Ban thường vụ gọi chung là cấp ủy.