Nghị định số 14/2011/NĐ-CP ban hành ngày 16 tháng 02 năm 2011 quy định chi tiết về điều kiện đăng ký và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm chuyên nghiệp hóa hoạt động đại lý hải quan, bảo đảm an toàn pháp lý cho cả chủ hàng và cơ quan quản lý nhà nước trong quá trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.

Thông tin tổng quan về văn bản

• Tên văn bản: Nghị định số 14/2011/NĐ-CP quy định về điều kiện đăng ký và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan.
• Cơ quan ban hành: Chính phủ.
• Ngày ban hành: 16/02/2011.
• Ngày có hiệu lực: 01/04/2011.
• Văn bản bị thay thế: Nghị định số 79/2005/NĐ-CP ngày 16/06/2005 của Chính phủ.

Khái niệm và điều kiện hoạt động của Đại lý hải quan

Đại lý làm thủ tục hải quan (gọi tắt là đại lý hải quan) được định nghĩa là thương nhân thay mặt người có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (chủ hàng) để thực hiện trách nhiệm của người khai hải quan theo quy định pháp luật và thực hiện các công việc liên quan theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ. Để được hoạt động hợp pháp, đại lý hải quan phải đáp ứng đầy đủ 04 điều kiện cốt lõi sau:

• Phải đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
• Có ngành nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu hoặc dịch vụ khai thuê hải quan được ghi nhận cụ thể trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Sở hữu ít nhất 01 nhân viên đại lý hải quan đã được cấp thẻ hợp lệ.
• Đáp ứng đầy đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để nối mạng máy tính với cơ quan Hải quan, phục vụ cho việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố đã triển khai phương thức này.

Tiêu chuẩn và quy trình quản lý Nhân viên đại lý hải quan

Nhân viên đại lý hải quan là người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ khai báo. Do đó, pháp luật quy định rất chặt chẽ về tiêu chuẩn tuyển dụng, các trường hợp cấm và quy trình cấp thẻ:

• Tiêu chuẩn đối với nhân viên: Phải là công dân Việt Nam; có trình độ từ trung cấp trở lên thuộc các ngành kinh tế hoặc luật; có chứng chỉ nghiệp vụ hải quan do cơ quan có thẩm quyền cấp; và có thời gian làm việc thực tế tại đại lý hải quan đề nghị cấp thẻ tối thiểu là 03 tháng.
• Các đối tượng bị nghiêm cấm làm nhân viên đại lý: Người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù; người từng bị xử lý hành chính về hành vi vi phạm pháp luật hải quan và thuế trong vòng 01 năm gần nhất tính đến ngày nộp hồ sơ; công chức và viên chức nhà nước đang tại chức.
• Hồ sơ và thủ tục cấp thẻ: Người lao động nộp hồ sơ gồm đơn xin cấp thẻ (theo mẫu của Bộ Tài chính), bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ nghiệp vụ và chứng minh nhân dân cho đại lý hải quan nơi làm việc. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, đại lý hải quan có trách nhiệm cấp thẻ cho nhân viên. Nếu từ chối phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.
• Trách nhiệm quản lý thẻ: Sau khi cấp thẻ 03 ngày làm việc, đại lý phải gửi và đăng tải danh sách nhân viên được cấp thẻ lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan. Đại lý chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật về việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng thẻ của đơn vị mình.

Thủ tục thông báo đủ điều kiện hoạt động đại lý hải quan

Trước khi chính thức đi vào hoạt động, đại lý hải quan bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan quản lý hải quan:

• Hồ sơ thông báo: Gửi đến Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính, bao gồm: Văn bản thông báo theo mẫu; bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; bản sao chứng thực chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan của từng nhân viên; mẫu chữ ký của người có thẩm quyền ký tên trên tờ khai hải quan.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Cục Hải quan tỉnh phải xác nhận và gửi thông báo đủ điều kiện hoạt động cho doanh nghiệp. Trường hợp cần xác minh thêm, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc. Thông tin này cũng sẽ được đăng tải công khai trên cổng thông tin của Tổng cục Hải quan.

Quy định về hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các bên

Mối quan hệ giữa đại lý hải quan, chủ hàng và cơ quan hải quan được ràng buộc chặt chẽ bởi các quyền và nghĩa vụ pháp lý:

• Hoạt động của đại lý hải quan: Phải ký hợp đồng bằng văn bản với chủ hàng; có quyền yêu cầu chủ hàng cung cấp đầy đủ, chính xác chứng từ và thông tin lô hàng. Đại lý thực hiện khai, ký tên, đóng dấu trên tờ khai; nộp hồ sơ và xuất trình hàng hóa để kiểm tra. Nếu được ủy quyền, đại lý thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện quyền khiếu nại các quyết định của cơ quan hải quan. Đại lý phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu thực hiện sai lệch nội dung ủy quyền hoặc khai sai thông tin do mình tự ý thay đổi.
• Trách nhiệm của chủ hàng: Ký kết hợp đồng phân định rõ phạm vi ủy quyền; cung cấp đầy đủ, chính xác và hợp pháp các chứng từ, thông tin liên quan đến lô hàng. Chủ hàng chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật nếu cung cấp thông tin sai lệch hoặc chứng từ giả mạo dẫn đến vi phạm pháp luật.
• Yêu cầu khi làm thủ tục: Nhân viên đại lý hải quan khi làm việc với cơ quan hải quan bắt buộc phải đeo thẻ nhân viên và xuất trình chứng minh nhân dân khi có yêu cầu từ phía công chức hải quan.
• Chính sách hỗ trợ và ưu tiên: Đại lý hải quan được cơ quan Hải quan hỗ trợ miễn phí về kỹ thuật kết nối mạng, hướng dẫn thủ tục hải quan, cập nhật văn bản pháp luật và đào tạo nghiệp vụ. Các lô hàng do đại lý hải quan thực hiện được ưu tiên về thủ tục theo quy định của Luật Hải quan và hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Chế tài xử lý vi phạm hành chính và nghiệp vụ

Nghị định thiết lập các chế tài nghiêm khắc đối với cả tổ chức đại lý và cá nhân nhân viên vi phạm:

• Đối với tổ chức đại lý hải quan:
  • Đình chỉ hoạt động vĩnh viễn (đề nghị dừng hoạt động): Cục Hải quan tỉnh đề nghị Sở Kế hoạch và Đầu tư ra quyết định dừng hoạt động khi đại lý không còn duy trì đủ điều kiện hoạt động; thông đồng với chủ hàng để buôn lậu, gian lận; tự ý thay đổi tên, địa chỉ mà không thông báo; tự chấm dứt hoạt động; hoặc đã bị tạm dừng hoạt động 02 lần trong vòng 01 năm nhưng vẫn tiếp tục tái phạm.
  • Tạm dừng hoạt động: Do Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh quyết định khi đại lý không hoàn thành trách nhiệm; không chấp hành quyết định xử phạt; cho mượn danh nghĩa đại lý; hoặc bị xử phạt hành chính 02 lần trong năm hoặc có từ 03 nhân viên trở lên bị thu hồi thẻ. Thời gian tạm dừng kéo dài cho đến khi khắc phục xong hậu quả.
• Đối với nhân viên đại lý hải quan: Sẽ bị thu hồi thẻ nhân viên ngay lập tức nếu có hành vi buôn lậu, gian lận thương mại, trốn thuế; cho mượn thẻ hoặc sử dụng thẻ của người khác; dùng thẻ để làm thủ tục cho doanh nghiệp không ký hợp đồng với đại lý; hoặc có hành vi đưa hối lộ cho công chức hải quan. Đại lý có trách nhiệm thu hồi thẻ, báo cáo Cục Hải quan tỉnh và công bố công khai trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.

Điều khoản thi hành

Nghị định số 14/2011/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/04/2011, bãi bỏ hoàn toàn các quy định trước đây tại Nghị định số 79/2005/NĐ-CP ngày 16/06/2005. Bộ Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn chi tiết thi hành, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định tại Nghị định này.