Hiện nay, theo quy định tại Quyết định số 321/QĐ-NH2 ngày 04/12/1996 của Thống đốc Ngân hàng nhà nước, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị) và phải đóng dấu đơn vị.

Vì vậy, để thực hiện đúng Quyết định số 321/QĐ-NH2 và để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán, Ngân hàng nhà nước Trung ương hướng dẫn việc ký và sử dụng chứng từ thanh toán giữa Ngân hàng nhà nước với các Tổ chức tín dụng như sau:

1. Tất cả các chứng từ (hoặc Bản kê thanh toán) dùng để thanh toán qua Ngân hàng nhà nước (hoặc thanh toán giữa các Tổ chức tín dụng với nhau) đều phải thực hiện lập theo đúng quy định tại Quyết định số 321/QĐ-NH2 , trên chứng từ phải có đủ dấu và các chữ ký:

- Chữ ký của Kế toán trưởng hay Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền);

- Chữ ký của Tổng giám đốc hay Giám đốc Tổ chức tín dụng (hoặc người được uỷ quyền);

Chữ ký và dấu trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và mẫu chữ ký mà Tổ chức tín dụng đã đăng ký với Ngân hàng Nhà nước (nơi mở tài khoản) hoặc với các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ.

2. Về ký, sử dụng Bảng kê thanh toán để thanh toán giữa NHNN với các Tổ chức tín dụng:

- Bảng kê chứng từ thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN; (ban hành theo Thông tư số 08/TT-NH2 ngày 02/6/1994);

- Các Bảng kê thanh toán bù trừ (ban hành theo Quyết định số 181/NH-QĐ ngày 10/10/1991) như:

+ Bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ (số 12),

+ Bảng thanh toán bù trừ (số 14),

+ Bảng kết quả thanh toán bù trừ (số 15).

Các đơn vị Ngân hàng nhà nước và Tổ chức tín dụng vẫn sử dụng các Bảng kê thanh toán theo mẫu hiện hành, nhưng khi lập thì phần quy định chữ ký trên Bảng kê sẽ gồm 3 chữ ký (chữ ký của Kế toán; Kiểm soát và của Chủ tài khoản - Theo mẫu phụ lục đính kèm).

MẪU PHỤ LỤC SỐ 12

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN
....................
SỐ:....../KT-BT

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THANH TOÁN BÙ TRỪ VỀ..........

Ngày.... tháng.... năm....
Kính gửi Ngân hàng........................

Số tiền bằng chữ:................................................

MẪU PHỤ LỤC SỐ 14

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN
....................
SỐ:....../KT-BT

BẢNG THANH TOÁN BÙ TRỪ

Ngày.... tháng.... năm....

Kết quả thanh toán bù trừ:

Số tiền bằng chữ về kết quả thanh toán bù trừ:..................

Lập bảng Kiểm soát Chủ tài khoản

(ký, đóng dấu)

BẢNG KÊ CÁC CHỨNG TỪ THANH TOÁN

Qua tài khoản tiền gửi tại NHNN Số:......

Ngày.... tháng.... năm....