Tóm tắt Công văn số 814 TCT/DNK ngày 24/03/2004 của Tổng cục Thuế về việc lập bảng kê kèm theo hoá đơn GTGT

Công văn số 814 TCT/DNK do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ lập bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) trong các trường hợp người nộp thuế thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có nhiều danh mục, chủng loại khác nhau. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý thuế và thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng.

- Trường hợp được phép lập bảng kê kèm theo hóa đơn GTGT

• Khi cơ sở kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng được thiết kế trên mẫu hóa đơn GTGT hiện hành.
• Các mặt hàng, dịch vụ có sự đa dạng về chủng loại, quy cách, mã số, đơn giá mà việc ghi trực tiếp toàn bộ lên một tờ hóa đơn không thể thể hiện hết được thông tin chi tiết của giao dịch.
• Việc lập bảng kê giúp đơn giản hóa quy trình xuất hóa đơn của doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ và chính xác của thông tin giao dịch mua bán.

- Yêu cầu bắt buộc đối với hóa đơn GTGT có kèm bảng kê

• Trên hóa đơn GTGT được xuất, tại dòng "Tên hàng hóa, dịch vụ", người bán phải ghi rõ nội dung: "Kèm theo bảng kê số... ngày... tháng... năm...".
• Hóa đơn phải ghi nhận đầy đủ tổng số tiền thanh toán chưa có thuế, dòng thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán của toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ đã được chi tiết trên bảng kê đi kèm.
• Nghiêm cấm việc ghi thông tin chung chung trên hóa đơn mà không ghi rõ số hiệu, ngày tháng của bảng kê kèm theo để đối chiếu.

- Tiêu chuẩn và nội dung bắt buộc của bảng kê chi tiết

• Bảng kê phải do người bán tự thiết kế và lập, đảm bảo tính liên tục, thống nhất và khớp đúng với hóa đơn GTGT đã xuất.
• Bảng kê phải thể hiện đầy đủ các thông tin định danh của người bán bao gồm: Tên đơn vị bán hàng, địa chỉ, mã số thuế của bên bán.
• Bảng kê phải thể hiện đầy đủ thông tin của người mua bao gồm: Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ, mã số thuế của bên mua (nếu có).
• Nội dung chi tiết của bảng kê phải bao gồm các cột chỉ tiêu bắt buộc: Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền.
• Bảng kê phải ghi rõ tiêu đề: "Kèm theo hóa đơn GTGT số... ngày... tháng... năm..." để đảm bảo tính liên kết pháp lý không thể tách rời giữa hóa đơn và bảng kê.
• Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu có) của người đại diện theo pháp luật của bên bán, đồng thời phải có chữ ký của người mua hàng để xác nhận tính xác thực của giao dịch thực tế.

- Quy định về lưu trữ và sử dụng bảng kê trong kê khai thuế

• Bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của hóa đơn GTGT. Do đó, bảng kê phải được lưu trữ cùng với hóa đơn GTGT gốc để phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra của cơ quan thuế.
• Cả bên mua và bên bán đều có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo đúng thời hạn quy định của pháp luật về kế toán và quản lý thuế.
• Khi thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra, doanh nghiệp căn cứ vào số liệu tổng hợp trên hóa đơn GTGT để kê khai, đồng thời có nghĩa vụ xuất trình bảng kê chi tiết khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan quản lý thuế trực tiếp.

Lưu ý: Việc thực hiện không đúng quy định về lập bảng kê kèm theo hóa đơn GTGT có thể dẫn đến việc hóa đơn đó bị cơ quan thuế đánh giá là không hợp lệ, không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc không được tính vào chi phí được trừ khi xác định nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp.