Giới thiệu về Công văn số 775 TCT/DNK

Công văn số 775 TCT/DNK được Tổng cục Thuế ban hành ngày 22/03/2004 nhằm hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn và thủ tục kê khai thuế đối với trường hợp hàng hóa bị trả lại. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tránh các sai sót trong quá trình hạch toán kế toán và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Quy định đối với người mua là cơ sở kinh doanh có hóa đơn

Đối với trường hợp người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh có đầy đủ tư cách pháp nhân, sử dụng hóa đơn tự in hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế, thủ tục trả lại hàng được quy định như sau:

• Lập hóa đơn xuất trả hàng: Khi trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng hoặc chủng loại như thỏa thuận, người mua phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng).
• Nội dung trên hóa đơn: Trên hóa đơn phải ghi rõ lý do trả lại hàng hóa (ví dụ: "Hàng trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng theo hợp đồng số...").
• Kê khai và điều chỉnh thuế: Hóa đơn này là căn cứ để người bán điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng và giảm thuế GTGT đầu ra; đồng thời là căn cứ để người mua điều chỉnh giảm doanh số mua và giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng.

Quy định đối với người mua là cá nhân hoặc đối tượng không có hóa đơn

Trong trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng hoặc các tổ chức, cá nhân không có chức năng xuất hóa đơn, quy trình xử lý hàng trả lại được thực hiện theo hướng dẫn nghiêm ngặt để tránh gian lận thuế:

• Lập biên bản thu hồi/trả lại hàng: Hai bên mua và bán phải lập biên bản ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng hóa trả lại theo giá chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT, và tổng thanh toán. Biên bản phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của cả người mua và người bán (hoặc đại diện hợp pháp).
• Thu hồi hóa đơn đã lập: Người bán phải thu hồi lại liên 2 (liên giao cho khách hàng) của hóa đơn đã lập trước đó. Trường hợp trả lại một phần hàng hóa, người bán phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và ghi rõ số lượng hàng thực tế nhận lại, số tiền hoàn trả.
• Căn cứ điều chỉnh thuế: Người bán sử dụng biên bản thu hồi hàng hóa và hóa đơn đã thu hồi để làm chứng từ kế toán, làm cơ sở kê khai điều chỉnh giảm doanh thu và giảm thuế GTGT đầu ra đã kê khai trước đó.

Ý nghĩa và lưu ý khi áp dụng quy định

Việc thực hiện đúng hướng dẫn tại Công văn số 775 TCT/DNK giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp của chứng từ kế toán đối với các giao dịch phát sinh ngoài ý muốn (hàng lỗi, hỏng, không đúng cam kết).
• Tránh rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ hoặc bị xuất toán chi phí, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Tạo sự thống nhất trong việc kê khai thuế giữa bên bán và bên mua, hạn chế tối đa các tranh chấp pháp lý liên quan đến nghĩa vụ thuế.