Giới thiệu về Công văn số 677/TCT-CS

Công văn số 677/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế liên quan đến khoản chi thù lao cho các thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT) của doanh nghiệp. Đây là một trong những nội dung quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của các thành viên HĐQT.

1. Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với thù lao HĐQT

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế và các quy định pháp luật hiện hành về thuế TNDN, việc xác định chi phí thù lao của thành viên HĐQT được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN được phân loại cụ thể như sau:

• Trường hợp không được tính vào chi phí được trừ: Khoản tiền thù lao chi trả cho các thành viên HĐQT là những người không trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
• Trường hợp được tính vào chi phí được trừ: Các khoản thù lao, tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp khác chi trả cho thành viên HĐQT có trực tiếp tham gia điều hành, quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi này phải được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty, Quy chế tài chính hoặc Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

2. Quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với thù lao HĐQT

Khoản thu nhập từ thù lao của thành viên HĐQT được xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công và phải chịu thuế TNCN theo các nguyên tắc sau:

• Đối với thành viên HĐQT có ký hợp đồng lao động: Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo Biểu thuế lũy tiến từng phần đối với tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công và thù lao nhận được.
• Đối với thành viên HĐQT không ký hợp đồng lao động: Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất toàn phần 10% trước khi chi trả cho cá nhân, áp dụng đối với các khoản chi trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên.

3. Yêu cầu về hồ sơ và chứng từ đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh bao gồm:

• Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc quyết định của Hội đồng quản trị về việc phê duyệt mức thù lao, tiền lương cho các thành viên HĐQT.
• Quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp có quy định rõ ràng về định mức và điều kiện hưởng thù lao.
• Hợp đồng lao động hoặc Quyết định bổ nhiệm chứng minh vai trò trực tiếp điều hành, quản lý doanh nghiệp của thành viên HĐQT (đối với trường hợp tính vào chi phí được trừ).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các khoản chi có giá trị lớn theo quy định) hoặc chứng từ chi tiền hợp lệ, bảng lương có chữ ký xác nhận của người nhận.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã cấp cho các thành viên HĐQT (nếu có).

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý áp dụng

Công văn số 677/TCT-CS là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình chi trả thù lao cho ban lãnh đạo, tối ưu hóa chi phí thuế TNDN một cách hợp pháp và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN tại nguồn. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại cơ cấu nhân sự của HĐQT để phân loại chính xác đối tượng trực tiếp điều hành và không trực tiếp điều hành nhằm áp dụng đúng chính sách thuế.