Để các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao, các Tổng công ty 91 (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức trung ương) có căn cứ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2006 của cơ quan, tổ chức mình, đồng thời hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2006 như sau:

I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Tổ chức phổ biến các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục tổ chức phổ biến, quán triệt nội dung của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi Tiết thi hành một số Điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia (sau đây gọi tắt là các Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ) và các văn bản hướng dẫn thi hành do Bộ Nội vụ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành nhằm nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

2. Công tác tổ chức và cán bộ

a) Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, đồng thời, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc kiện toàn tổ chức và tăng cường cán bộ làm văn thư, lưu trữ, nhất là cán bộ lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân.

b) Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ làm văn thư, lưu trữ, đặc biệt là ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Đối với những cán bộ chưa qua đào tạo nghiệp vụ, cần tạo Điều kiện để những cán bộ này tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ sở đào tạo khác tổ chức.

3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ

Năm 2006, các cơ quan, tổ chức trung ương cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, ngành, cụ thể là:

a) Những cơ quan, tổ chức chưa ban hành được quy chế hoặc quy định về công tác văn thư, lưu trữ cần tổ chức biên soạn và ban hành văn bản này trong năm 2006 (căn cứ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan).

b) Đối với quy chế hoặc quy định về công tác văn thư, lưu trữ đã ban hành trước đây, cần rà soát lại và tiến hành sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ (Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, các Nghị định của Chính phủ, các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ).

c) Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức trung ương cần xây dựng, ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về văn thư, lưu trữ sau:

- Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Quy định về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Quy định về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, của ngành;

- Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

4. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

Bên cạnh việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, trong năm 2006, các cơ quan, tổ chức trung ương cần tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn tập trung vào những vấn đề sau:

a) Triển khai thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, các Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành các văn bản trên của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

b) Thực hiện các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

c) Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

d) Thực hiện chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

đ) Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư;

e) Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

g) Thực hiện chế độ giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

h) Công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ; kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ;

i) ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

II. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Quản lý văn bản

a) Thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức theo đúng hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Tổ chức xây dựng danh Mục hồ sơ hàng năm của cơ quan, tổ chức và hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ theo danh Mục.

2. Thu thập, chỉnh lý và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

a) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị đã giải quyết xong từ năm 2004 về trước vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

b) Tiến hành chỉnh lý, xác định giá trị đối với tài liệu mới thu về và số tài liệu còn tồn đọng tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức; đối với tài liệu hết giá trị, cần tiến hành xác định giá trị và tổ chức tiêu huỷ theo quy định của pháp luật hiện hành.

c) Các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, cần phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thẩm quyền thu thập, lập kế hoạch và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu, đồng thời, gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Những cơ quan, tổ chức hiện còn lưu giữ tài liệu của các cơ quan, đơn vị đã giải thể cần hoàn thành việc giao nộp tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thẩm quyền trong năm 2006.

3. Bảo vệ, bảo quản tài liệu

a) Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích; đầu tư cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức để bảo đảm yêu cầu kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.

b) Trang bị đầy đủ phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ; giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ... Từng bước trang bị các thiết bị hiện đại như máy Điều hoà không khí, máy hút ẩm... để bảo quản tài liệu.

c) Thực hiện các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu; vệ sinh định kỳ kho tàng và tài liệu; thông gió và các biện pháp bảo quản tài liệu khác theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

4. Tổ chức sử dụng tài liệu

a) Bố trí phòng đọc đủ Điều kiện cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu.

b) Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết yếu như Mục lục hồ sơ, thẻ để phục vụ độc giả và sổ sách để quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu và độc giả.

c) Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức.

III. NHỮNG NHIỆM VỤ KHÁC

1. Hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ

a) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản; quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

b) Tăng cường các phương tiện, thiết bị hiện đại để quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2. Thống kê, báo cáo và sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

a) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, ngành và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

c) Tổ chức tổng kết 5 năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia tại Bộ, ngành theo hướng dẫn cụ thể của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3. Thực hiện chế độ đãi ngộ đối với người làm lưu trữ

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các cơ quan, tổ chức trung ương quan tâm chỉ đạo và thực hiện chế độ độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho người làm lưu trữ theo quy định và hướng dẫn hiện hành.

4. Thi đua, khen thưởng

Để tiếp tục đẩy mạnh phong trào thi đua trong công tác văn thư, lưu trữ năm 2006, đề nghị các cơ quan, tổ chức trung ương tích cực hưởng ứng và triển khai thực hiện các hoạt động thi đua, khen thưởng theo hướng dẫn cụ thể của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng văn bản về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội hoặc trao đổi qua số điện thoại: 8327008, 8349022 và 7665864 để cùng phối hợp giải quyết./.