Giới thiệu về Công văn số 628TCT/AC

Công văn số 628TCT/AC được Tổng cục Thuế - Bộ Tài chính ban hành ngày 18/02/2003 nhằm hướng dẫn các đơn vị, doanh nghiệp về thủ tục và điều kiện đăng ký sử dụng hoá đơn tự in. Đây là văn bản quan trọng trong giai đoạn đầu thực hiện cải cách quản lý hóa đơn, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc in ấn và sử dụng hóa đơn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định pháp luật.

Các nội dung trọng tâm của Công văn số 628TCT/AC

- Đối tượng và điều kiện áp dụng đăng ký hoá đơn tự in

• Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh có nhu cầu tự in hóa đơn để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của mình.
• Doanh nghiệp phải có hệ thống thiết bị máy tính, phần mềm bán hàng gắn liền với phần mềm kế toán đảm bảo việc in và truy xuất dữ liệu hóa đơn chính xác, bảo mật.
• Đơn vị đăng ký không có hành vi vi phạm nghiêm trọng về pháp luật thuế và hóa đơn trong thời gian quy định trước khi nộp hồ sơ đề nghị.

- Thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in

• Đơn xin đăng ký sử dụng hóa đơn tự in (theo mẫu quy định), trong đó nêu rõ lý do, phương thức tự in và cam kết chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hóa đơn.
• Mẫu thiết kế hóa đơn tự in dự kiến sử dụng, đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính (như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua, tên hàng hóa dịch vụ, thành tiền, thuế suất, thuế giá trị gia tăng...).
• Sơ đồ quy trình in, quản lý và sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký thuế có công chứng hoặc chứng thực.

- Quy trình tiếp nhận và giải quyết của cơ quan thuế

• Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thực tế điều kiện của doanh nghiệp.
• Trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế phải có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận (nêu rõ lý do) cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in.
• Cơ quan thuế thực hiện việc theo dõi, cấp mã số quản lý hóa đơn tự in đối với từng doanh nghiệp được chấp thuận để tránh hiện tượng làm giả hoặc trùng lặp số hóa đơn.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp khi được chấp thuận tự in hoá đơn

• Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về việc in ấn, quản lý, sử dụng hóa đơn đúng mục đích và đúng quy định pháp luật.
• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định hiện hành.
• Kịp thời thông báo cho cơ quan thuế trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn tự in hoặc thay đổi mẫu hóa đơn, phần mềm tự in hóa đơn.