Công văn số 4912/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các Cục Hải quan tỉnh, thành phố và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu liên quan đến việc xử lý các trường hợp mất tờ khai hải quan. Dưới đây là tóm tắt chi tiết và chuyên sâu về các nội dung cốt lõi của văn bản này.

1. Nguyên tắc xử lý khi doanh nghiệp làm mất tờ khai hải quan

Khi doanh nghiệp làm mất tờ khai hải quan bản chính (bản lưu người khai hải quan), việc giải quyết các thủ tục liên quan như hoàn thuế, không thu thuế, hoặc xác nhận thực xuất phải tuân thủ các nguyên tắc chặt chẽ nhằm tránh gian lận thương mại và thất thu thuế:

• Xác minh trên hệ thống dữ liệu: Cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trên Hệ thống thông tin dữ liệu điện tử hải quan để xác định tính xác thực của lô hàng đã thông quan.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải có văn bản giải trình rõ lý do mất tờ khai, cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin khai báo và việc sử dụng bản sao tờ khai.
• Phối hợp liên ngành: Cơ quan hải quan sẽ phối hợp với cơ quan thuế địa phương để kiểm tra việc kê khai, báo cáo thuế đối với lô hàng liên quan đến tờ khai bị mất nhằm đảm bảo không xảy ra việc lợi dụng để hoàn thuế hai lần.

2. Quy trình thủ tục xác nhận và cấp bản sao tờ khai hải quan bị mất

Để tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện các thủ tục tài chính và thuế, Tổng cục Hải quan hướng dẫn quy trình xử lý cụ thể như sau:

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của doanh nghiệp: Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai tiếp nhận đơn đề nghị xác nhận mất tờ khai hải quan kèm theo các chứng từ chứng minh lô hàng đã thực tế xuất khẩu hoặc nhập khẩu (như vận đơn, hóa đơn thương mại, chứng từ thanh toán qua ngân hàng).
• Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và đối chiếu dữ liệu: Công chức hải quan tiến hành tra cứu trên hệ thống thông tin nghiệp vụ. Nếu thông tin trùng khớp và xác định hàng hóa đã thông quan thực tế, cơ quan hải quan sẽ tiến hành các bước xác nhận.
• Bước 3: Xác nhận và cung cấp bản chụp: Chi cục Hải quan thực hiện sao chụp tờ khai hải quan (bản lưu tại cơ quan hải quan), ký tên, đóng dấu công vụ và xác nhận "Bản sao chụp từ bản gốc lưu tại Chi cục Hải quan..." để giao cho doanh nghiệp. Bản sao này có giá trị pháp lý thay thế bản chính trong các giao dịch hành chính cụ thể theo quy định.

3. Xử lý vi phạm hành chính liên quan đến việc mất chứng từ hải quan

Việc làm mất tờ khai hải quan là hành vi vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ hải quan và sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật:

• Xử phạt vi phạm hành chính: Doanh nghiệp có hành vi làm mất tờ khai hải quan (chứng từ thuộc hồ sơ hải quan đang trong thời hạn lưu trữ) sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan theo quy định pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan hiện hành.
• Biện pháp khắc phục: Bên cạnh việc nộp phạt, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các biện pháp khắc phục hậu quả và hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan hải quan để tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ thuế liên quan.

4. Ý nghĩa và tác động của văn bản đối với doanh nghiệp và cơ quan quản lý

• Đối với doanh nghiệp: Văn bản tháo gỡ khó khăn vướng mắc về mặt thủ tục, giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý để giải trình với cơ quan thuế, ngân hàng khi quyết toán thuế hoặc thực hiện thanh toán quốc tế đối với các lô hàng bị mất tờ khai gốc.
• Đối với cơ quan hải quan: Thống nhất quy trình thực hiện trên toàn quốc, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, đồng thời ngăn chặn các hành vi lợi dụng việc mất tờ khai để trục lợi hoàn thuế hoặc gian lận thương mại.