Tổng quan về Công văn số 4638/TCHQ-GSQL

Công văn số 4638/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm chấn chỉnh và thống nhất thực hiện các quy định về việc ủy quyền làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Văn bản này tập trung làm rõ đối tượng có quyền thực hiện thủ tục hải quan và giới hạn của việc ủy quyền nhằm đảm bảo tính pháp lý, ngăn chặn các hành vi dịch vụ hải quan không đúng quy định pháp luật.

Các nội dung cốt lõi của Công văn số 4638/TCHQ-GSQL bao gồm:

1. Quy định về đối tượng được làm thủ tục hải quan

Tổng cục Hải quan nhấn mạnh các đối tượng hợp pháp được quyền thực hiện thủ tục hải quan theo quy định của Luật Hải quan bao gồm:

• Chủ hàng hóa: Là tổ chức, cá nhân sở hữu hợp pháp đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
• Đại lý làm thủ tục hải quan: Là doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện và được Tổng cục Hải quan công nhận, hoạt động dưới danh nghĩa đại lý để thực hiện các công việc khai báo, làm thủ tục hải quan theo thỏa thuận trong hợp đồng đại lý.
• Người được ủy quyền hợp pháp: Chỉ áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật (như hàng hóa là quà biếu, quà tặng, tài sản di chuyển, hoặc các trường hợp phi thương mại khác).

2. Hạn chế và cấm ủy quyền sai quy định đối với hàng hóa thương mại

Văn bản đưa ra hướng dẫn nghiêm ngặt nhằm kiểm soát tình trạng ủy quyền tràn lan trong hoạt động xuất nhập khẩu thương mại:

• Không chấp nhận ủy quyền cho bên thứ ba không phải đại lý hải quan: Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu thương mại, chủ hàng không được phép ký hợp đồng ủy quyền cho một doanh nghiệp hoặc cá nhân khác (không có chức năng đại lý hải quan) để thực hiện thay các công việc của người khai hải quan.
• Yêu cầu về chữ ký số và tài khoản khai báo: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải sử dụng chữ ký số của chính doanh nghiệp mình để truyền tờ khai hải quan, hoặc phải thông qua đại lý hải quan hợp pháp sử dụng chữ ký số của đại lý. Việc giao chữ ký số cho bên thứ ba không có tư cách pháp lý để khai thay là vi phạm quy định.
• Mục đích quản lý: Quy định này nhằm ngăn chặn tình trạng các cá nhân, tổ chức hoạt động dịch vụ khai thuê hải quan không phép, không chịu trách nhiệm pháp lý trước cơ quan hải quan khi xảy ra sai phạm về thuế hoặc chính sách mặt hàng.

3. Trách nhiệm của Cơ quan Hải quan các cấp

Tổng cục Hải quan chỉ đạo Cục Hải quan các tỉnh, thành phố thực hiện nghiêm túc các biện pháp kiểm soát sau:

• Kiểm tra chặt chẽ tư cách người khai hải quan: Công chức hải quan khi tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra kỹ thông tin người khai hải quan trên tờ khai so với chứng từ đi kèm như hợp đồng mua bán, hóa đơn, vận đơn.
• Từ chối thông quan đối với hồ sơ vi phạm: Kiên quyết từ chối tiếp nhận và xử lý các hồ sơ hải quan sử dụng giấy ủy quyền không đúng đối tượng, không đúng thẩm quyền hoặc có dấu hiệu mượn danh nghĩa doanh nghiệp khác để xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Tăng cường thanh tra, kiểm tra sau thông quan: Phát hiện và xử lý nghiêm các trường hợp cố tình gian lận, lợi dụng hình thức ủy quyền để buôn lậu hoặc trốn thuế.

4. Khuyến nghị và lưu ý đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thông suốt và đúng pháp luật, các doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tự thực hiện thủ tục: Doanh nghiệp nên bố trí nhân sự có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan để tự thực hiện thủ tục truyền tờ khai và thông quan hàng hóa.
• Sử dụng dịch vụ đại lý hải quan chính thống: Trong trường hợp thuê ngoài, doanh nghiệp bắt buộc phải ký hợp đồng đại lý làm thủ tục hải quan với các đơn vị đã được Tổng cục Hải quan cấp phép hoạt động. Tuyệt đối không ký hợp đồng dịch vụ hoặc giấy ủy quyền thông thường với các công ty giao nhận (logistics) không có chức năng đại lý hải quan để họ đứng tên khai hải quan.
• Bảo mật chữ ký số: Quản lý chặt chẽ chữ ký số của doanh nghiệp, không bàn giao tài khoản và thiết bị chữ ký số cho các cá nhân, tổ chức bên ngoài sử dụng tự do.