Công văn số 4554 TCT/NV2 được Tổng cục Thuế ban hành ngày 22/12/2003 nhằm hướng dẫn các Cục Thuế địa phương và doanh nghiệp thống nhất thực hiện việc xác định các khoản chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến chứng từ, hóa đơn và tính hợp pháp của các khoản chi tiêu trong quá trình sản xuất, kinh doanh.

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, các khoản chi phí được tính vào chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Các khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh.
• Các khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các trường hợp đặc biệt không có hóa đơn, phải lập bảng kê theo đúng mẫu quy định.
• Các khoản chi không vượt quá định mức, giới hạn quy định của Nhà nước (nếu có) như chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hội nghị, khánh tiết.

Công văn tập trung làm rõ phương thức xác định và hồ sơ chứng từ đối với các nhóm chi phí thường phát sinh vướng mắc trên thực tế:

• Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn: Đối với việc thu mua nông, lâm, thủy sản của người dân trực tiếp sản xuất, đánh bắt bán ra; thu mua đất, đá, cát, sỏi của người dân tự khai thác; thu mua phế liệu của người trực tiếp thu gom... doanh nghiệp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn để làm căn cứ tính vào chi phí hợp lý. Bảng kê phải có chữ ký của người bán, người mua và được thủ trưởng đơn vị ký duyệt chịu trách nhiệm.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh phải được trích khấu hao theo đúng chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định hiện hành. Các trường hợp tài sản không dùng vào sản xuất kinh doanh hoặc không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp thì không được tính khấu hao vào chi phí hợp lý.
• Chi phí tiền lương, tiền công: Tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể. Doanh nghiệp phải thực hiện chi trả thực tế và có chứng từ ký nhận rõ ràng. Các khoản chi tiền lương cho sáng lập viên không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lý.
• Chi phí lãi vay vốn sản xuất kinh doanh: Chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của các tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế được tính theo thực tế phát sinh dựa trên hợp đồng tín dụng. Trường hợp vay của các đối tượng khác (như cá nhân, hộ gia đình), mức lãi suất được tính vào chi phí hợp lý không được vượt quá tỷ lệ khống chế so với lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.
• Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại: Các khoản chi này bị khống chế theo tỷ lệ phần trăm (%) nhất định trên tổng chi phí hợp lý phát sinh trong năm theo quy định của Luật Thuế TNDN tại thời điểm áp dụng.

Tổng cục Thuế nhấn mạnh vai trò của công tác kiểm tra, giám sát chứng từ đối với doanh nghiệp:

• Hóa đơn sử dụng phải là hóa đơn do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành hoặc hóa đơn do doanh nghiệp tự in đã được cơ quan thuế chấp thuận cho phép sử dụng.
• Các trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (hóa đơn giả, hóa đơn khống, hóa đơn của các doanh nghiệp đã bỏ trốn...) đều bị loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế và bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật về thuế.

Để đảm bảo việc thực thi chính sách thuế nghiêm túc và thống nhất, Công văn đưa ra các yêu cầu cụ thể:

• Doanh nghiệp có trách nhiệm tự kê khai, tự tính và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các khoản chi phí đã hạch toán.
• Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có nhiệm vụ tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế tại doanh nghiệp; kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi gian lận chi phí nhằm trốn thuế.