Công văn số 4402/TCT-DNK do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến việc trích khấu hao tài sản cố định. Văn bản tập trung làm rõ các điều kiện, nguyên tắc và hồ sơ cần thiết để chi phí khấu hao tài sản cố định được ghi nhận là chi phí hợp lý được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc trích khấu hao tài sản cố định phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Các nội dung trọng tâm bao gồm:

• Nguyên tắc trích khấu hao chung: Tất cả tài sản cố định hiện có của doanh nghiệp tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh đều phải thực hiện trích khấu hao theo quy định hiện hành.
• Khấu hao trong thời gian tạm dừng hoạt động: Đối với các tài sản cố định phải tạm dừng hoạt động do các nguyên nhân khách quan hoặc theo chu kỳ sản xuất, doanh nghiệp vẫn được trích khấu hao và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện cụ thể về thời gian tạm dừng.
• Giới hạn thời gian tạm dừng được chấp nhận: Chi phí khấu hao trong thời gian tạm dừng chỉ được tính vào chi phí hợp lý nếu thời gian tạm dừng để sửa chữa định kỳ không quá 12 tháng, hoặc tạm dừng do sản xuất theo mùa vụ không quá 09 tháng.
• Yêu cầu về mục đích sử dụng: Sau thời gian tạm dừng, tài sản cố định đó phải tiếp tục được đưa vào sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Để cơ quan thuế chấp thuận chi phí khấu hao tài sản cố định trong thời gian tạm dừng hoạt động, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ và xuất trình đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của việc tạm dừng này:

• Quyết định của doanh nghiệp: Phải có văn bản, quyết định phê duyệt của ban lãnh đạo doanh nghiệp về việc tạm dừng hoạt động của tài sản cố định, trong đó nêu rõ lý do tạm dừng và thời gian dự kiến bắt đầu, kết thúc.
• Hồ sơ sửa chữa, bảo dưỡng (nếu có): Trường hợp tạm dừng để sửa chữa, doanh nghiệp cần cung cấp hợp đồng sửa chữa, dự toán kinh phí, biên bản bàn giao tài sản đưa đi sửa chữa và biên bản nghiệm thu hoàn thành đưa tài sản trở lại hoạt động.
• Hồ sơ chứng minh tính mùa vụ: Đối với tài sản phục vụ sản xuất mùa vụ, doanh nghiệp phải có tài liệu chứng minh quy trình công nghệ, kế hoạch sản xuất kinh doanh thể hiện rõ tính chất chu kỳ, mùa vụ của hoạt động sản xuất.

Hướng dẫn tại Công văn số 4402/TCT-DNK giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc hoạch định chi phí và quản lý tài sản cố định. Việc nắm vững các quy định này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý về thuế, hạn chế tối đa việc bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khấu hao khi thực hiện thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế TNDN.