Công văn số 4134/LĐTBXH-LĐVL được ban hành ngày 19/11/2003 bởi Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nhằm hướng dẫn chi tiết về việc đăng ký nội quy lao động đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có quy mô hoạt động rộng lớn, sở hữu nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh trên nhiều tỉnh, thành phố khác nhau.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, các tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động và các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc thực hiện và quản lý thủ tục đăng ký nội quy lao động.

Nguyên tắc đăng ký nội quy lao động đối với doanh nghiệp có nhiều cơ sở

• Đối với doanh nghiệp có trụ sở chính và các chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở sản xuất, kinh doanh đóng trên địa bàn các tỉnh, thành phố khác nhau, doanh nghiệp tiến hành đăng ký nội quy lao động thống nhất tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký và nội quy lao động có hiệu lực, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi bản sao nội quy lao động đã được đăng ký kèm theo văn bản thông báo đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi có chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh đóng trụ sở để các cơ quan này theo dõi, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện.

Quy định đăng ký đối với các chi nhánh có tính chất đặc thù

• Trong trường hợp các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh trực thuộc có những đặc thù riêng biệt về tổ chức lao động, điều kiện sản xuất, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi hoặc kỷ luật lao động mà không thể áp dụng chung bản nội quy lao động của trụ sở chính, thì đơn vị đó phải xây dựng bản nội quy lao động riêng.
• Bản nội quy lao động riêng biệt của chi nhánh hoặc cơ sở đặc thù này phải được thực hiện đăng ký trực tiếp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc cơ sở đó trú đóng.

Trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước về lao động

• Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký có trách nhiệm thẩm định tính hợp pháp của nội quy lao động. Trong trường hợp phát hiện có điều khoản trái với quy định của pháp luật lao động, cơ quan tiếp nhận phải thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung cho phù hợp trước khi xác nhận đăng ký.
• Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tại các địa phương nơi có chi nhánh, văn phòng đại diện hoạt động có trách nhiệm phối hợp, thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các nội dung đã cam kết trong nội quy lao động của doanh nghiệp trên địa bàn mình quản lý.

Hiệu lực thi hành

Công văn số 4134/LĐTBXH-LĐVL có hiệu lực hướng dẫn thực hiện ngay từ thời điểm ban hành, giúp tháo gỡ các vướng mắc mang tính thực tiễn cho doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa quy chế quản lý lao động nội bộ trên phạm vi toàn quốc.