Công văn số 3946/TCHQ-GSQL do Cục Giám sát quản lý về Hải quan thuộc Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Hải quan tỉnh, thành phố thống nhất phương án xử lý đối với trường hợp doanh nghiệp làm mất tờ khai hải quan hàng hóa gia công trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan và thanh khoản hợp đồng.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

• Phạm vi áp dụng: Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, xác minh thông tin và xử lý hồ sơ đối với các tờ khai hải quan hàng hóa gia công bị mất, thất lạc.
• Đối tượng áp dụng: Các Chi cục Hải quan, Cục Hải quan tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý, làm thủ tục cho các hợp đồng gia công và các doanh nghiệp có hoạt động gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài làm mất tờ khai hải quan.

Nguyên tắc xử lý khi doanh nghiệp làm mất tờ khai hải quan hàng gia công

• Doanh nghiệp khi phát hiện mất tờ khai hải quan (bản chính lưu người khai hải quan) phải có văn bản báo cáo ngay cho Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hoặc nơi làm thủ tục thanh khoản, quyết toán hợp đồng gia công, trong đó nêu rõ lý do mất và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của báo cáo.
• Cơ quan hải quan không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp lại tờ khai giấy nếu thông tin tờ khai đã được truyền, lưu trữ đầy đủ và hợp lệ trên hệ thống dữ liệu điện tử của ngành Hải quan.
• Đối với các tờ khai giấy truyền thống hoặc trường hợp hệ thống gặp sự cố, cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào bản lưu tờ khai tại cơ quan hải quan để tiến hành đối chiếu, xác minh thông tin thực xuất, thực nhập của lô hàng.

Quy trình xác minh và phối hợp giữa các đơn vị hải quan

• Trường hợp doanh nghiệp làm thủ tục thanh khoản tại một Chi cục Hải quan nhưng đăng ký tờ khai tại một Chi cục Hải quan khác, Chi cục Hải quan nơi thanh khoản phải gửi văn bản yêu cầu xác minh kèm theo các chứng từ liên quan đến Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai.
• Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ gốc đang lưu trữ, đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống thông tin nghiệp vụ hải quan để xác nhận việc hàng hóa đã thực tế xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
• Kết quả xác minh phải được trả lời bằng văn bản chính thức trong thời hạn quy định, nêu rõ trạng thái của tờ khai, số lượng, trị giá hàng hóa đã làm thủ tục để làm cơ sở cho đơn vị yêu cầu thực hiện các bước tiếp theo.

Xử lý vi phạm hành chính về quản lý chứng từ hải quan

• Hành vi làm mất tờ khai hải quan của doanh nghiệp được xác định là hành vi vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ, chứng từ hải quan theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hải quan.
• Trước khi tiến hành các thủ tục thanh khoản hoặc quyết toán hợp đồng gia công liên quan đến tờ khai bị mất, cơ quan hải quan phải lập biên bản vi phạm hành chính và ra quyết định xử phạt đối với doanh nghiệp theo đúng khung xử phạt quy định tại Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.
• Doanh nghiệp có nghĩa vụ chấp hành nghiêm chỉnh quyết định xử phạt và nộp phạt vào ngân sách nhà nước trước khi được giải quyết các quyền lợi liên quan đến hồ sơ gia công đó.

Thủ tục thanh khoản và quyết toán sau khi xác minh

• Sau khi có kết quả xác minh xác định lô hàng đã thực tế xuất khẩu, nhập khẩu và doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ xử phạt vi phạm hành chính, Chi cục Hải quan quản lý hợp đồng gia công sử dụng bản sao tờ khai (có xác nhận của cơ quan hải quan nơi lưu trữ) hoặc dữ liệu điện tử để thực hiện thanh khoản, quyết toán cho doanh nghiệp.
• Nghiêm cấm các hành vi gây kéo dài thời gian, sách nhiễu doanh nghiệp khi các thông tin về hàng hóa đã được làm rõ trên hệ thống dữ liệu của ngành Hải quan.

Hiệu lực thi hành

Công văn này có hiệu lực hướng dẫn áp dụng ngay đối với các vướng mắc phát sinh tại các Cục Hải quan địa phương kể từ ngày ban hành. Các đơn vị hải quan có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình nhằm đảm bảo vừa quản lý chặt chẽ, chống gian lận thương mại, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất, xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.