Tóm tắt Công văn số 3939 TCT/PCCS ngày 25/11/2004 của Tổng cục Thuế về việc lập hoá đơn và kê khai nộp thuế GTGT

Công văn số 3939 TCT/PCCS được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các cơ sở kinh doanh thực hiện đúng quy định về việc lập hóa đơn và kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, cho, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thống nhất phương pháp hạch toán và tránh các rủi ro về thuế.

- Quy định về lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, tặng, khuyến mại

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn này, việc lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, tặng, khuyến mại được quy định cụ thể như sau:

• Cơ sở kinh doanh khi xuất hàng hóa, dịch vụ để làm quà cho, tặng, biếu hoặc dùng để khuyến mại, quảng cáo phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
• Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ thông thường cho khách hàng. Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ này được xác định theo giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động cho, tặng, khuyến mại.
• Đối với hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo theo quy định của pháp luật về thương mại, doanh nghiệp phải thực hiện lập hóa đơn theo đúng quy trình hướng dẫn, ghi rõ tên hàng hóa, số lượng và dòng thuế suất, tiền thuế tương ứng.

- Quy định về kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đầu ra

Công văn hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc khấu trừ và kê khai thuế đối với các khoản chi phí này:

• Thuế GTGT đầu vào: Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào để phục vụ cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, cho, tặng phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hóa đơn mua vào hợp pháp và chứng từ thanh toán theo quy định để làm căn cứ khấu trừ.
• Thuế GTGT đầu ra: Doanh nghiệp phải kê khai, nộp thuế GTGT đầu ra đối với hàng hóa, dịch vụ xuất cho, tặng, khuyến mại. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đầu ra đã lập để kê khai vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra và tính gộp vào doanh thu tính thuế GTGT trong kỳ tính thuế tương ứng.

- Quy định đối với hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ

Đối với các trường hợp tiêu dùng nội bộ, Tổng cục Thuế cũng đưa ra các nguyên tắc xử lý rõ ràng:

• Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh tự sản xuất, xây dựng hoặc mua về để phục vụ cho tiêu dùng nội bộ (không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh) cũng thuộc đối tượng phải lập hóa đơn và kê khai, tính thuế GTGT đầu ra.
• Giá tính thuế GTGT trong trường hợp này là giá bán của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tiêu dùng.
• Trường hợp hàng hóa, dịch vụ tự sản xuất hoặc mua về để tiếp tục phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của chính cơ sở đó (tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh) thì không phải tính thuế GTGT đầu ra, nhưng vẫn phải thực hiện theo dõi, hạch toán nội bộ theo quy định.

- Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Việc ban hành Công văn số 3939 TCT/PCCS giúp làm rõ các vướng mắc của doanh nghiệp trong quá trình xử lý hóa đơn đối với các hoạt động phi thương mại nhưng có phát sinh giá trị vật chất. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phân biệt rõ ràng giữa hàng cho tặng phục vụ sản xuất kinh doanh (được khấu trừ đầu vào) và hàng cho tặng không phục vụ sản xuất kinh doanh để thực hiện kê khai chính xác.
• Đảm bảo việc lập hóa đơn đầu ra đúng thời điểm xuất hàng để tránh bị xử phạt về hành vi chậm lập hóa đơn hoặc trốn thuế.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chương trình khuyến mại đã đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (nếu có) để chứng minh tính hợp pháp của hoạt động khuyến mại khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.