Tóm tắt Công văn số 3934/TCT-CS về thủ tục thanh toán qua ngân hàng

Công văn số 3934/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các doanh nghiệp thực hiện thống nhất quy định về điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng) khi khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

- Nguyên tắc chung về điều kiện thanh toán qua ngân hàng

Theo quy định của pháp luật về thuế GTGT và thuế TNDN, các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Công văn 3934/TCT-CS làm rõ một số trường hợp cụ thể liên quan đến chứng từ thanh toán này:

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có sự chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
• Tài khoản của bên mua và tài khoản của bên bán phải là các tài khoản đã được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật về quản lý thuế.

- Các trường hợp đặc thù được thừa nhận là thanh toán không dùng tiền mặt

Công văn hướng dẫn chi tiết các phương thức thanh toán đặc thù được coi là thanh toán qua ngân hàng để doanh nghiệp áp dụng đúng quy định:

• Thanh toán bù trừ công nợ: Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, hoặc bù trừ công nợ giữa các bên. Phương thức này phải được quy định rõ trong hợp đồng mua bán và phải có biên bản đối chiếu số liệu, xác nhận bù trừ công nợ giữa hai bên.
• Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba: Trường hợp thanh toán theo ủy quyền của bên bán cho bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng. Việc ủy quyền này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản và bên thứ ba phải là một pháp nhân hoặc cá nhân hoạt động hợp pháp.
• Thanh toán qua tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước: Đối với các đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước hoặc thực hiện các dự án đầu tư công, việc thanh toán qua tài khoản mở tại Kho bạc Nhà nước cũng được chấp nhận là chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ.

- Những lưu ý quan trọng về chứng từ thanh toán đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo quyền lợi về khấu trừ thuế và tối ưu chi phí được trừ, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác như thẻ tín dụng mang tên công ty, séc, ủy nhiệm chi, lệnh chi phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và phản ánh đúng bản chất giao dịch kinh tế phát sinh.
• Trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân (là người lao động của doanh nghiệp) để mua hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp: Phải có quy chế tài chính của doanh nghiệp hoặc quyết định ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân qua ngân hàng.
• Mọi sai sót trong việc ghi nhận thông tin trên chứng từ thanh toán (như sai tên tài khoản, sai số tài khoản nhưng tiền vẫn đến đúng đối tượng thụ hưởng) cần được phối hợp với ngân hàng để đính chính hoặc có văn bản giải trình phù hợp với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra.