Công văn số 3932 TCT/AC do Tổng cục Thuế ban hành ngày 21/10/2002 là văn bản hướng dẫn quan trọng về thủ tục mua hoá đơn đối với các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh. Văn bản này được ban hành nhằm mục đích thống nhất quy trình, thủ tục mua hóa đơn tại các cơ quan thuế địa phương, đồng thời hạn chế tối đa các hành vi gian lận, mua bán hóa đơn bất hợp pháp và tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ của mình.

Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung cốt lõi và quy định cụ thể được nêu tại Công văn số 3932 TCT/AC:

• Hồ sơ pháp lý bắt buộc: Doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh khi đến mua hóa đơn lần đầu phải xuất trình Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).
• Đơn đề nghị mua hóa đơn: Người nộp thuế phải nộp Đơn xin mua hóa đơn theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, trong đó ghi rõ thông tin doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh và số lượng hóa đơn đề nghị mua.
• Giấy tờ tùy thân của người giao dịch: Người trực tiếp đi mua hóa đơn phải xuất trình Giấy chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu còn hiệu lực) và Giấy ủy quyền hợp pháp của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (nếu người đi mua không phải là đại diện pháp luật).
• Kiểm tra thực tế: Cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hồ sơ với thực tế hoạt động của doanh nghiệp trước khi quyết định bán hóa đơn lần đầu nhằm ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp "ma" thành lập chỉ để mua bán hóa đơn.

• Sổ mua hóa đơn: Người nộp thuế phải xuất trình Sổ mua hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp từ lần đầu.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của kỳ trước (hoặc bảng kê thanh quyết toán hóa đơn đã sử dụng). Cơ quan thuế chỉ giải quyết bán hóa đơn mới sau khi đã kiểm tra và xác nhận số lượng hóa đơn cũ đã được sử dụng đúng quy định, ghi chép đầy đủ và không có dấu hiệu vi phạm.
• Yêu cầu về chứng từ đi kèm: Người đi mua hóa đơn vẫn phải xuất trình Giấy chứng minh nhân dân và Giấy ủy quyền (nếu có thay đổi người đi mua so với lần trước) để cơ quan thuế cập nhật thông tin theo dõi.

• Thời gian giải quyết: Cơ quan thuế phải tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và giải quyết bán hóa đơn ngay trong ngày làm việc đối với các hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, tránh gây phiền hà hoặc kéo dài thời gian ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Công khai thủ tục hành chính: Các chi cục thuế, cục thuế địa phương phải niêm yết công khai, rõ ràng các thủ tục, giấy tờ cần thiết khi mua hóa đơn tại nơi tiếp nhận hồ sơ để người dân và doanh nghiệp dễ dàng thực hiện.
• Xử lý nghiêm sai phạm: Nghiêm cấm cán bộ thuế tự ý đặt ra các thủ tục phụ ngoài quy định hoặc có hành vi sách nhiễu, gây khó khăn cho người nộp thuế khi mua hóa đơn. Đồng thời, cơ quan thuế phải tăng cường công tác hậu kiểm để phát hiện kịp thời các trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Công văn số 3932 TCT/AC đóng vai trò là hành lang pháp lý quan trọng trong giai đoạn đầu những năm 2000, giúp chuẩn hóa quy trình quản lý hóa đơn tự in và hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành. Việc quy định rõ ràng giữa thủ tục mua lần đầu và các lần tiếp theo giúp cơ quan thuế phân loại được đối tượng quản lý, tập trung giám sát các doanh nghiệp mới thành lập có rủi ro cao, đồng thời đơn giản hóa thủ tục cho các doanh nghiệp hoạt động ổn định, chấp hành tốt pháp luật thuế.