Tóm tắt Công văn số 3683 TCT/PCCS về việc sử dụng hoá đơn đối với hoạt động của ngân hàng

Công văn số 3683 TCT/PCCS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 11/11/2004 nhằm giải quyết các vướng mắc và hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các hoạt động nghiệp vụ đặc thù của hệ thống ngân hàng. Dưới đây là nội dung tóm tắt các chính sách và quy định cốt lõi của văn bản:

1. Quy định về việc sử dụng chứng từ đặc thù thay thế hóa đơn

Tổng cục Thuế cho phép các ngân hàng được áp dụng cơ chế sử dụng chứng từ giao dịch đặc thù thay cho hóa đơn thông thường đối với các hoạt động nghiệp vụ ngân hàng, cụ thể:

• Các chứng từ giao dịch như Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Phiếu thu, Phiếu chi, hoặc Bảng kê thu phí dịch vụ ngân hàng (nếu có đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định) được coi là hóa đơn hợp pháp.
• Khách hàng sử dụng dịch vụ ngân hàng được dùng các chứng từ đặc thù này để làm căn cứ khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), với điều kiện chứng từ phải phản ánh rõ ràng doanh thu và số thuế GTGT phát sinh.

2. Điều kiện và tiêu chuẩn đối với chứng từ tự in của ngân hàng

Để các chứng từ giao dịch tự in được chấp nhận có giá trị như hóa đơn, ngân hàng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Mẫu chứng từ tự in phải được đăng ký và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi đưa vào áp dụng rộng rãi.
• Hệ thống công nghệ thông tin và phần mềm kế toán của ngân hàng phải đảm bảo tính bảo mật cao, có khả năng lưu trữ, kết xuất dữ liệu chính xác phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra thuế.
• Trên chứng từ tự in bắt buộc phải hiển thị đầy đủ các thông tin cốt lõi bao gồm: Tên, địa chỉ, mã số thuế của ngân hàng phát hành; thông tin định danh của khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế); tên loại dịch vụ cung cấp; số tiền thanh toán chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán.

3. Quy định sử dụng hóa đơn đối với các hoạt động kinh doanh khác

Đối với các hoạt động nằm ngoài phạm vi nghiệp vụ ngân hàng chuyên nghiệp, phương thức sử dụng hóa đơn được quy định nghiêm ngặt:

• Khi thực hiện thanh lý tài sản cố định, bán tài sản bảo đảm tiền vay (tài sản thế chấp, cầm cố) hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh thương mại khác, ngân hàng không được dùng chứng từ đặc thù mà bắt buộc phải sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định chung của pháp luật.
• Các chi nhánh, đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc của ngân hàng phải tuân thủ nguyên tắc kê khai, nộp thuế và sử dụng hóa đơn theo phân cấp quản lý thuế của cơ quan thuế địa phương nơi đặt trụ sở.

4. Trách nhiệm của ngân hàng và cơ quan thuế quản lý

Văn bản phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các bên trong việc quản lý hóa đơn, chứng từ:

• Đối với các ngân hàng: Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các chứng từ đã phát hành; thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, chứng từ định kỳ gửi cơ quan thuế.
• Đối với cơ quan thuế địa phương: Có trách nhiệm tiếp nhận đăng ký mẫu chứng từ, hướng dẫn, giám sát và kiểm tra định kỳ việc sử dụng chứng từ của các ngân hàng trên địa bàn; kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm về hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật hiện hành.