Tóm tắt Công văn số 3604 TCT/NV2 ngày 07/10/2003 của Tổng cục Thuế về việc lập lại hoá đơn giá trị gia tăng

Công văn số 3604 TCT/NV2 được ban hành nhằm hướng dẫn các cơ quan thuế và doanh nghiệp thực hiện thống nhất quy trình, thủ tục lập lại và điều chỉnh hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) trong các trường hợp xảy ra sai sót hoặc thay đổi giao dịch, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và hóa đơn.

- Các trường hợp được phép lập lại hoặc điều chỉnh hóa đơn GTGT

• Hóa đơn GTGT đã lập nhưng phát hiện có sai sót về các chỉ tiêu định danh như: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế của bên mua hoặc bên bán.
• Hóa đơn ghi sai các chỉ tiêu về tài chính bao gồm: đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT hoặc tổng cộng tiền thanh toán.
• Trường hợp hàng hóa đã bán nhưng bị người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ do không đúng quy cách, chất lượng hoặc không đúng thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.

- Quy trình xử lý và thủ tục lập lại hóa đơn GTGT

• Trường hợp chưa kê khai thuế: Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót nhưng cả hai bên mua và bán chưa tiến hành kê khai thuế, người bán phải thực hiện thu hồi hóa đơn viết sai (gạch chéo các liên để hủy bỏ) và lập lại hóa đơn mới đúng quy định để giao cho người mua.
• Trường hợp đã kê khai thuế: Nếu hóa đơn sai sót đã được một trong hai bên hoặc cả hai bên kê khai thuế, hai bên phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hoặc biên bản thu hồi hóa đơn cũ) ghi rõ sai sót và nội dung cần điều chỉnh. Sau đó, người bán lập hóa đơn mới hoặc hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn phải ghi rõ: "Điều chỉnh cho hóa đơn số..., ký hiệu..., ngày... tháng... năm...".
• Yêu cầu về biên bản thỏa thuận: Biên bản điều chỉnh hoặc thu hồi hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của cả hai bên mua và bán. Biên bản này là chứng từ pháp lý bắt buộc phải lưu trữ cùng với hóa đơn để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.

- Nguyên tắc xử lý khi trả lại hàng hóa

• Đối với người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh có hóa đơn: Khi trả lại hàng hóa, người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán, trên hóa đơn ghi rõ lý do trả lại hàng và số tiền thuế GTGT tương ứng để hai bên thực hiện điều chỉnh giảm doanh thu và thuế đầu ra, đầu vào.
• Đối với người mua là cá nhân không có hóa đơn: Hai bên phải lập biên bản trả lại hàng hóa ghi rõ lý do, số lượng, giá trị hàng trả lại và số tiền thuế GTGT. Người bán thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập để làm căn cứ điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra theo quy định.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế

• Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các biên bản điều chỉnh, biên bản thu hồi và hóa đơn lập lại.
• Nghiêm cấm các hành vi tự ý hủy hóa đơn không đúng quy trình hoặc lợi dụng việc lập lại hóa đơn để hợp thức hóa các giao dịch bất hợp pháp, trốn thuế hoặc gian lận thuế.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn, giám sát và kiểm tra việc thực hiện lập lại hóa đơn của doanh nghiệp, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn.