Giới thiệu chung về Công văn số 3269/BNV-CQĐP

Công văn số 3269/BNV-CQĐP do Bộ Nội vụ ban hành nhằm mục đích hướng dẫn các địa phương, cơ quan liên quan thực hiện thống nhất, chặt chẽ và đúng quy định pháp luật đối với công tác lưu trữ, bảo quản, quản lý và khai thác sử dụng bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp. Đây là nguồn tài liệu pháp lý, kỹ thuật đặc biệt quan trọng, làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp đất đai, quản lý dân cư, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm an ninh quốc phòng tại các địa phương.

Các nội dung trọng tâm về quản lý và sử dụng hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính

Văn bản tập trung chỉ đạo và hướng dẫn chi tiết các nội dung cốt lõi sau đây:

• Công tác bàn giao và tiếp nhận hồ sơ, bản đồ: Các địa phương phải khẩn trương hoàn thành việc nghiệm thu, bàn giao và tiếp nhận đầy đủ bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp đã được hoàn thiện theo Dự án 513 (Dự án "Hiện đại hóa hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính và xây dựng cơ sở dữ liệu về địa giới hành chính"). Quá trình bàn giao phải lập biên bản chi tiết, bảo đảm tính pháp lý và đầy đủ của các tài liệu giấy cũng như dữ liệu số.
• Trách nhiệm lưu trữ và bảo quản: Ủy ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã) có trách nhiệm bố trí kho lưu trữ chuyên dụng, trang thiết bị kỹ thuật đạt chuẩn để bảo quản an toàn tuyệt đối bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính. Tránh để xảy ra tình trạng thất thoát, hư hỏng hoặc ẩm mốc tài liệu. Sở Nội vụ là cơ quan đầu mối tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc quản lý thống nhất nguồn tài liệu này.
• Khai thác và sử dụng hiệu quả dữ liệu: Việc khai thác, sử dụng bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân khi có nhu cầu khai thác phải được sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền quản lý trực tiếp. Khuyến khích việc ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa dữ liệu để phục vụ nhanh chóng, chính xác cho công tác quản lý nhà nước.
• Cập nhật biến động địa giới hành chính: Khi có sự thay đổi về địa giới hành chính do thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính theo quyết định của cấp có thẩm quyền, các địa phương phải chủ động phối hợp với Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên và Môi trường để cập nhật kịp thời, chính xác các biến động này vào bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính gốc và cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Quản lý và bảo vệ mốc địa giới hành chính trên thực địa: Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý, bảo vệ các cột mốc địa giới hành chính trên thực địa thuộc phạm vi quản lý của địa phương. Khi phát hiện mốc địa giới bị xê dịch, hư hỏng hoặc bị phá hoại, phải kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện để có phương án khôi phục, xử lý theo quy định.

Tổ chức thực hiện và chế độ báo cáo

Để bảo đảm các nội dung chỉ đạo được triển khai đồng bộ và hiệu quả, Bộ Nội vụ yêu cầu:

• Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Chỉ đạo Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường và các cơ quan liên quan rà soát, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ địa giới hành chính tại địa phương; xây dựng kế hoạch cụ thể để khắc phục các tồn tại, hạn chế.
• Chế độ thông tin, báo cáo: Định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu, các địa phương phải tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng và những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện gửi về Bộ Nội vụ để kịp thời hướng dẫn, giải quyết.