Công văn số 3152 TCT/PCCS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 27/09/2004 nhằm giải quyết và hướng dẫn các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến nghiệp vụ in sẵn con dấu của đơn vị phát hành lên hóa đơn tự in. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính cho các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in tại thời điểm ban hành.

• Đối tượng và phạm vi áp dụng: Áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu tự in hóa đơn phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và mong muốn tích hợp việc in sẵn hình ảnh con dấu của đơn vị lên mẫu hóa đơn tự in nhằm tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn.
• Chủ trương cho phép in sẵn dấu: Tổng cục Thuế đưa ra hướng dẫn tạo điều kiện cho phép các doanh nghiệp được in sẵn con dấu (dấu thu nhỏ hoặc dấu nổi) trực tiếp lên hóa đơn tự in. Quy định này giúp giảm thiểu việc đóng dấu thủ công, đặc biệt có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp phát hành số lượng hóa đơn cực kỳ lớn trong ngày.
• Điều kiện để được in sẵn dấu trên hóa đơn: Doanh nghiệp phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ in ấn nhằm đảm bảo tính bảo mật, chống làm giả hóa đơn. Đồng thời, mẫu hóa đơn tự in có sẵn dấu phải được đăng ký, báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp và phải nhận được sự chấp thuận bằng văn bản trước khi chính thức lưu hành.
• Trách nhiệm của đơn vị phát hành: Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của con dấu in sẵn, cũng như công tác quản lý, sử dụng và phát hành hóa đơn theo đúng các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành.

Công văn số 3152 TCT/PCCS đã tháo gỡ khó khăn lớn cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, đặc biệt là các đơn vị trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ công ích, bưu chính viễn thông, điện, nước, tài chính. Việc cho phép in sẵn dấu giúp các đơn vị này tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí nhân công đóng dấu thủ công, đẩy nhanh tốc độ giao dịch nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý và sự kiểm soát chặt chẽ từ cơ quan thuế.