Công văn số 3000 TCT/DNK được Tổng cục Thuế ban hành ngày 15/09/2004 nhằm hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với hoạt động thu mua hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng nông, lâm, thủy sản trực tiếp từ người sản xuất không có hóa đơn. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thống nhất phương thức quản lý chi phí hợp lý và khấu trừ thuế.

Đối tượng áp dụng và phạm vi điều chỉnh

• Doanh nghiệp thu mua: Áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh có thực hiện hoạt động thu mua các mặt hàng nông sản, lâm sản, thủy hải sản trực tiếp từ người dân tự sản xuất, đánh bắt bán ra.
• Người bán hàng: Là các hộ gia đình, cá nhân trực tiếp sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp chưa đến mức phải đăng ký kinh doanh và không có hóa đơn bán hàng theo quy định.

Quy định về việc lập và sử dụng hóa đơn thu mua

• Sử dụng Bảng kê thu mua: Doanh nghiệp khi thu mua hàng hóa của người dân trực tiếp sản xuất phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Bảng kê này phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân của người bán, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị thanh toán.
• Chữ ký xác nhận: Bảng kê thu mua phải có chữ ký của người trực tiếp thu mua, người bán hàng và được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký duyệt, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chân thực của giao dịch.
• Sử dụng Hóa đơn thu mua do cơ quan thuế cấp: Trong một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn thu mua do cơ quan thuế phát hành hoặc chấp thuận để làm căn cứ hạch toán.

Điều kiện để chi phí thu mua được tính là chi phí hợp lý

• Tính hợp pháp của chứng từ: Bảng kê thu mua hoặc hóa đơn thu mua phải được lập đầy đủ các chỉ tiêu, không tẩy xóa, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
• Tính thực tế của giao dịch: Doanh nghiệp phải chứng minh được việc thu mua là có thật, hàng hóa thu mua phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh và có chứng từ thanh toán thực tế như phiếu chi tiền hoặc ủy nhiệm chi.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nguồn gốc hàng hóa và đơn giá thu mua ghi trên bảng kê, tránh việc lập khống để khai tăng chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hướng dẫn kiểm tra, giám sát của cơ quan thuế

• Đối chiếu thông tin: Cơ quan thuế có quyền tiến hành đối chiếu, xác minh thông tin người bán trên bảng kê thu mua với chính quyền địa phương hoặc trực tiếp với người dân để phát hiện các hành vi gian lận, lập khống chứng từ.
• Xử lý vi phạm: Trường hợp phát hiện doanh nghiệp lập bảng kê không đúng thực tế, khai khống giá trị hoặc thông tin người bán không có thật, cơ quan thuế sẽ loại bỏ khoản chi phí này ra khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và xử phạt theo quy định pháp luật về thuế.