Công văn số 279 TCT/DNK do Tổng cục Thuế ban hành ngày 10/02/2004 hướng dẫn chi tiết về quy định sử dụng hóa đơn, chứng từ trong quá trình giao nhận nguyên liệu, vật tư đi gia công và nhận lại thành phẩm. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình kế toán, thuế và tránh các rủi ro pháp lý khi vận chuyển hàng hóa trên đường.

Khi doanh nghiệp xuất kho nguyên vật liệu để chuyển sang cơ sở nhận gia công, doanh nghiệp không xuất hóa đơn GTGT mà phải sử dụng các chứng từ sau để làm căn cứ vận chuyển và giao nhận:

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Đây là chứng từ bắt buộc phải lập khi xuất nguyên liệu đi gia công. Phiếu này đi kèm với Lệnh điều động nội bộ để làm chứng từ hợp pháp khi lưu thông hàng hóa trên đường.
• Hợp đồng gia công thương mại: Doanh nghiệp phải xuất trình hợp đồng gia công đã ký kết giữa bên giao và bên nhận gia công. Hợp đồng phải quy định rõ tên hàng, số lượng, định mức nguyên vật liệu, chi phí gia công và thời hạn giao nhận.

Sau khi hoàn thành việc gia công, bên nhận gia công có trách nhiệm bàn giao lại thành phẩm và lập các chứng từ, hóa đơn theo quy định:

• Hóa đơn dịch vụ gia công: Bên nhận gia công phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng tùy theo phương pháp tính thuế của cơ sở) giao cho bên giao gia công. Nội dung hóa đơn ghi rõ tiền công gia công và thuế suất, tiền thuế GTGT tương ứng.
• Phiếu xuất kho hoàn trả thành phẩm: Bên nhận gia công lập phiếu xuất kho để trả lại thành phẩm đã hoàn thành và nguyên vật liệu thừa (nếu có) cho bên giao gia công.
• Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng: Hai bên phải lập biên bản nghiệm thu sản phẩm gia công, xác định rõ số lượng nguyên vật liệu tiêu hao theo định mức và số lượng thành phẩm thực tế thu hồi để làm cơ sở quyết toán hợp đồng.

Để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Không sử dụng sai chứng từ: Tuyệt đối không sử dụng hóa đơn thương mại thông thường thay thế cho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi xuất nguyên liệu đi gia công.
• Khớp đúng thông tin: Số lượng nguyên vật liệu, thành phẩm trên các phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu và hóa đơn dịch vụ gia công phải hoàn toàn khớp đúng với định mức đã thỏa thuận trong hợp đồng gia công.
• Khấu trừ thuế: Hóa đơn dịch vụ gia công hợp pháp là căn cứ để bên giao gia công hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh và thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.