Tóm tắt Công văn số 2697/TCT-TTr của Tổng cục Thuế về việc sử dụng chữ ký khắc trên chứng từ, tài liệu kế toán

Công văn số 2697/TCT-TTr do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm chấn chỉnh và làm rõ tính pháp lý của việc sử dụng chữ ký trên các chứng từ, tài liệu kế toán của doanh nghiệp. Văn bản tập trung giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc chấp thuận hình thức chữ ký khắc (chữ ký dấu) trong hoạt động quản lý thuế và hạch toán kế toán.

- Quy định về tính hợp pháp của chữ ký trên chứng từ kế toán

• Theo quy định của Luật Kế toán, chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, do đó phải đảm bảo tính chân thực và đầy đủ các yếu tố nội dung, bao gồm cả chữ ký của các bên liên quan.
• Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Quy định pháp luật nghiêm cấm việc ký bằng mực đỏ, ký bằng bút chì hoặc sử dụng các hình thức sao chụp chữ ký trực tiếp.
• Người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền lập và duyệt chứng từ phải ký trực tiếp bằng tay trên từng liên chứng từ kế toán để xác nhận trách nhiệm cá nhân đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Hiệu lực pháp lý của chữ ký khắc (chữ ký dấu)

• Tổng cục Thuế khẳng định chữ ký khắc (chữ ký được khắc sẵn trên con dấu để đóng lên văn bản, chứng từ) không phải là chữ ký trực tiếp bằng tay của người có thẩm quyền.
• Do không đảm bảo tính xác thực và không thể hiện đúng ý chí trực tiếp của người ký tại thời điểm lập chứng từ, các chứng từ kế toán, hóa đơn sử dụng chữ ký khắc đều bị coi là không có giá trị pháp lý.
• Việc đóng dấu chữ ký khắc lên các tài liệu kế toán, hóa đơn thương mại hoặc hồ sơ khai thuế là hành vi vi phạm quy định về lập và ký chứng từ kế toán.

- Rủi ro về thuế đối với doanh nghiệp sử dụng chữ ký khắc

• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng chữ ký khắc của người bán sẽ bị cơ quan thuế xác định là hóa đơn không hợp pháp. Doanh nghiệp mua hàng sẽ không được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với các hóa đơn này.
• Bị loại chi phí khi tính thuế TNDN: Các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn, chứng từ sử dụng chữ ký khắc sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ và bị loại ra khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Xử phạt vi phạm hành chính: Doanh nghiệp có hành vi ký chứng từ kế toán không đúng thẩm quyền hoặc không đúng phương pháp (như dùng chữ ký khắc) sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán theo quy định pháp luật hiện hành.

- Khuyến nghị và hướng dẫn thực hiện cho doanh nghiệp

• Doanh nghiệp cần tiến hành rà soát chặt chẽ quy trình ký duyệt chứng từ nội bộ cũng như kiểm tra kỹ các hóa đơn, chứng từ nhận được từ các nhà cung cấp, đối tác để kịp thời phát hiện và từ chối các chứng từ sử dụng chữ ký khắc.
• Các chức danh có thẩm quyền ký chứng từ (như Đại diện pháp luật, Giám đốc, Kế toán trưởng, người lập biểu) bắt buộc phải ký trực tiếp bằng tay bằng bút mực xanh hoặc mực đen (không dùng mực đỏ).
• Đối với các giao dịch điện tử, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các chứng từ, hóa đơn điện tử.