Tóm tắt Công văn số 2677/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế về việc xử lý khi cơ sở kinh doanh mất hóa đơn GTGT đầu vào

Công văn số 2677/TCT-PCCS hướng dẫn chi tiết về trình tự thủ tục, trách nhiệm của các bên liên quan và biện pháp xử lý hành chính khi cơ sở kinh doanh làm mất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào (liên 2) nhằm đảm bảo việc khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý đúng quy định pháp luật.

- Quy trình xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào (Liên 2)

• Khi phát hiện mất hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2) đã lập, người mua và người bán phải lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn do người bán khai thuế vào tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) của hai bên.
• Người bán có trách nhiệm sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận, đóng dấu trên bản sao chụp và giao cho người mua.
• Người mua được sử dụng bản sao chụp liên 1 có xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Trách nhiệm báo cáo và xử phạt vi phạm hành chính

• Cơ sở kinh doanh làm mất hóa đơn phải thực hiện báo cáo mất hóa đơn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định để tránh bị xử phạt chậm nộp báo cáo.
• Hành vi làm mất hóa đơn GTGT đầu vào sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành. Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào nguyên nhân mất, thời gian báo cáo và việc có tìm lại được hóa đơn hay không.

- Điều kiện để được khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý

• Để bản sao hóa đơn liên 1 được chấp nhận làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải chứng minh được việc mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật (có hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn có giá trị lớn theo quy định).
• Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của việc mất hóa đơn và các hồ sơ kèm theo.