Công văn số 2652/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các đơn vị, doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương về việc sử dụng, quản lý và tính hợp lệ của các chứng từ thu tiền đi taxi (vé taxi, hóa đơn taxi) khi xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Theo nội dung hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, để chứng từ thu tiền đi taxi được chấp nhận là khoản chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện sau:

• Hình thức của chứng từ: Chứng từ thu tiền đi taxi phải là hóa đơn (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử) đã được doanh nghiệp kinh doanh vận tải taxi đăng ký mẫu và thông báo phát hành hợp pháp với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Các loại biên lai, phiếu thu tiền tự phát, không qua thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính đều không được coi là chứng từ thanh toán hợp pháp.
• Thông tin bắt buộc trên hóa đơn: Trên chứng từ taxi phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu pháp lý bắt buộc bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị cung cấp dịch vụ taxi; ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; ngày, tháng, năm lập chứng từ; đơn giá và tổng số tiền thanh toán.
• Đối với phiếu in từ đồng hồ tính tiền (taximeter): Các phiếu thu tiền được in trực tiếp từ đồng hồ tính tiền gắn trên xe taxi chỉ được thừa nhận là hóa đơn hợp pháp khi doanh nghiệp taxi đã đăng ký mẫu phiếu này dưới hình thức hóa đơn tự in với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản.

Việc hạch toán các khoản chi phí liên quan đến dịch vụ taxi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện theo nguyên tắc cụ thể:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp chỉ được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn taxi hợp pháp, ghi rõ ràng khoản thuế GTGT hoặc hóa đơn đặc thù có dòng thuế suất và tiền thuế được tính gộp theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
• Tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN: Khoản chi phí đi taxi của người lao động đi công tác hoặc phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn hợp pháp kèm theo các chứng từ liên quan như quyết định cử đi công tác, quy chế tài chính nội bộ của doanh nghiệp. Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Trường hợp khoán chi phí đi lại: Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức khoán chi phí đi lại (bao gồm chi phí taxi) cho người lao động theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, khoản chi này được tính vào chi phí được trừ theo mức khoán quy định mà không nhất thiết phải thu thập đầy đủ hóa đơn taxi của từng chặng đi, nhưng phải đảm bảo có đầy đủ chứng từ chi tiền và quyết định khoán chi hợp lệ.

Tổng cục Thuế đưa ra hướng dẫn xử lý nghiêm ngặt đối với các chứng từ không đáp ứng điều kiện pháp lý:

• Doanh nghiệp sử dụng các loại vé taxi, phiếu thu tiền không đăng ký phát hành hóa đơn với cơ quan thuế sẽ bị loại toàn bộ giá trị chi phí này ra khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
• Mọi hành vi sử dụng chứng từ không hợp pháp, hóa đơn khống hoặc hóa đơn của các đơn vị taxi đã ngừng hoạt động, bỏ trốn đều bị xử lý vi phạm hành chính về thuế hoặc chuyển cơ quan chức năng xử lý theo quy định của pháp luật.