Công văn số 2594/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc quản lý, phát hành và sử dụng biên lai thu phí, lệ phí. Văn bản này đóng vai trò định hướng cho các tổ chức thu phí, lệ phí trong giai đoạn chuyển đổi số, đảm bảo tính thống nhất với các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

1. Quy định về việc bắt buộc áp dụng biên lai điện tử

Công văn nhấn mạnh lộ trình và tính bắt buộc của việc chuyển đổi từ biên lai giấy sang biên lai điện tử đối với các cơ quan, tổ chức có chức năng thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước:

• Các tổ chức thu phí, lệ phí phải thực hiện chuyển đổi hoàn toàn sang hình thức biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định.
• Việc áp dụng biên lai điện tử giúp hiện đại hóa công tác quản lý hành chính công, tăng cường tính minh bạch, ngăn ngừa các hành vi gian lận và thất thoát ngân sách nhà nước.
• Đối với các đơn vị có tính chất đặc thù hoặc gặp khó khăn về hạ tầng công nghệ thông tin, văn bản yêu cầu phối hợp chặt chẽ với Cục Thuế địa phương để tìm phương án khắc phục, không làm gián đoạn hoạt động thu phí, lệ phí.

2. Quy trình đăng ký và sử dụng biên lai điện tử

Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị triển khai, Tổng cục Thuế hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký sử dụng biên lai điện tử:

• Tổ chức thu phí, lệ phí thực hiện lập và gửi tờ khai đăng ký sử dụng biên lai điện tử theo Mẫu số 01/ĐK-BL (ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Trong thời hạn quy định, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai của đơn vị.
• Sau khi được chấp nhận, tổ chức phải thực hiện khởi tạo và phát hành biên lai điện tử theo đúng cấu trúc, định dạng quy định, đồng thời truyền dữ liệu đầy đủ về hệ thống của cơ quan thuế.

3. Phương án xử lý biên lai giấy tự in, đặt in còn tồn đọng

Một trong những nội dung được các tổ chức quan tâm nhất là việc giải quyết số lượng biên lai giấy chưa sử dụng hết khi chuyển sang biên lai điện tử:

• Kể từ thời điểm bắt đầu sử dụng biên lai điện tử theo chấp thuận của cơ quan thuế, tổ chức thu phí, lệ phí phải ngừng sử dụng hoàn toàn các loại biên lai giấy tự in, đặt in hoặc mua của cơ quan thuế trước đây.
• Đơn vị có trách nhiệm thực hiện thủ tục tiêu hủy biên lai giấy còn tồn theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Điều 39 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Tổ chức phải nộp báo cáo kết quả hủy biên lai và báo cáo tình hình sử dụng biên lai (Mẫu BC26/BLG) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để hoàn tất nghĩa vụ quyết toán hóa đơn, biên lai giấy.

4. Trách nhiệm triển khai của cơ quan thuế các cấp

Tổng cục Thuế giao nhiệm vụ cụ thể cho Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nhằm đảm bảo việc thực thi công văn đạt hiệu quả cao nhất:

• Chủ động rà soát, lập danh sách các tổ chức thu phí, lệ phí trên địa bàn chưa chuyển đổi sang biên lai điện tử để tuyên truyền, đôn đốc thực hiện.
• Tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ và hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp cho các đơn vị trong quá trình đăng ký, khởi tạo và truyền nhận dữ liệu biên lai điện tử.
• Kịp thời tổng hợp các vướng mắc phát sinh vượt quá thẩm quyền để báo cáo Tổng cục Thuế xem xét, giải quyết.

5. Ý nghĩa pháp lý và thực tiễn

Công văn số 2594/TCT-CS là cơ sở pháp lý quan trọng giúp:

• Đồng bộ hóa hệ thống hóa đơn, chứng từ điện tử trên phạm vi toàn quốc, góp phần xây dựng Chính phủ điện tử.
• Giúp các tổ chức thu phí, lệ phí tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản, lưu trữ biên lai giấy truyền thống.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, lưu trữ và sử dụng biên lai điện tử phục vụ cho các thủ tục hành chính liên quan.