Tóm tắt Công văn số 2433 TCT/PCCS ngày 06/08/2004 của Tổng cục Thuế về việc lập chứng từ đối với khoản chi thưởng khuyến mại

Công văn số 2433 TCT/PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các cơ quan thuế và doanh nghiệp thực hiện thống nhất việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi thưởng khuyến mại, hỗ trợ đạt doanh số cho khách hàng. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ nghĩa vụ thuế và hoàn thiện hồ sơ chứng từ hợp lệ để tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

1. Quy định về lập chứng từ khi chi thưởng khuyến mại bằng tiền

Đối với trường hợp doanh nghiệp chi thưởng khuyến mại, chi hỗ trợ đạt doanh số, chi chiết khấu thương mại cho khách hàng (đại lý, nhà phân phối) bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, thủ tục chứng từ được quy định cụ thể như sau:

• Hồ sơ pháp lý làm căn cứ: Doanh nghiệp phải có chương trình khuyến mại, chính sách chiết khấu, hỗ trợ được quy định rõ ràng trong hợp đồng kinh tế hoặc phụ lục hợp đồng ký kết giữa hai bên. Chương trình khuyến mại phải được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về thương mại (nếu thuộc trường hợp bắt buộc).
• Chứng từ chi tiền của bên giao đại lý (bên chi thưởng): Doanh nghiệp thực hiện chi tiền phải lập Phiếu chi (nếu chi bằng tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi/Giấy báo Nợ của ngân hàng (nếu chi bằng chuyển khoản). Trên chứng từ phải thể hiện rõ nội dung chi thưởng khuyến mại, chi hỗ trợ theo đúng hợp đồng.
• Chứng từ thu tiền của bên nhận đại lý (bên nhận thưởng): Khách hàng nhận tiền thưởng phải lập Phiếu thu (nếu nhận bằng tiền mặt) hoặc Giấy báo Có của ngân hàng (nếu nhận bằng chuyển khoản).
• Yêu cầu về hóa đơn: Đối với khoản chi thưởng bằng tiền, bên nhận thưởng không phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho khoản tiền nhận được, do đây không phải là hoạt động bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ chịu thuế GTGT.

2. Quy định về lập hóa đơn, chứng từ khi chi thưởng bằng hàng hóa

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chương trình khuyến mại, thưởng cho khách hàng bằng sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ, quy định về hóa đơn và thuế được áp dụng như sau:

• Nghĩa vụ lập hóa đơn: Doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ để làm quà tặng, thưởng khuyến mại cho khách hàng bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
• Nội dung trên hóa đơn: Trên hóa đơn phải ghi rõ tên, chủng loại, số lượng hàng hóa, dòng thuế suất và tiền thuế GTGT (nếu có). Giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại được xác định theo quy định của pháp luật về thuế GTGT tại thời điểm phát sinh.
• Kê khai thuế: Doanh nghiệp phải thực hiện kê khai, tính thuế GTGT đầu ra đối với hàng hóa dùng để khuyến mại, thưởng cho khách hàng theo đúng quy định hiện hành.

3. Điều kiện để khoản chi thưởng khuyến mại được tính vào chi phí hợp lý

Để các khoản chi thưởng khuyến mại, hỗ trợ khách hàng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo các hướng dẫn nêu trên (bao gồm hợp đồng, quyết định chi thưởng, danh sách khách hàng nhận thưởng có ký nhận, phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định).
• Khoản chi thưởng phải nằm trong hạn mức khống chế về chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại theo quy định của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp áp dụng tại thời điểm phát sinh (nếu có).