Tổng quan về Công văn số 2409/TCT-CS về chi phí hợp lý đối với hoạt động quảng cáo

Công văn số 2409/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định và hạch toán các khoản chi phí quảng cáo vào chi phí được trừ (chi phí hợp lý) khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tháo gỡ nhiều vướng mắc thực tế liên quan đến hồ sơ, chứng từ đối với các hoạt động quảng cáo, đặc biệt là quảng cáo trên các nền tảng số và mạng xã hội.

Điều kiện để chi phí quảng cáo được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, để các khoản chi cho hoạt động quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau đây:

• Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi quảng cáo phải trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu đến khách hàng.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải xuất trình được hóa đơn mua dịch vụ quảng cáo hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các dịch vụ quảng cáo trong nước, bắt buộc phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng từ đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua dịch vụ quảng cáo có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế TNDN và thuế GTGT.

Hướng dẫn chi tiết đối với hoạt động quảng cáo trên các nền tảng trực tuyến nước ngoài

Một trong những nội dung trọng tâm được làm rõ trong Công văn số 2409/TCT-CS là việc xử lý chi phí quảng cáo trực tuyến qua các nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam (như Facebook, Google, YouTube, v.v.). Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể hai trường hợp:

Trường hợp doanh nghiệp mua dịch vụ quảng cáo trực tiếp từ nhà cung cấp nước ngoài:

• Doanh nghiệp phải có tờ khai và chứng từ nộp thuế nhà thầu nước ngoài (thuế nhà thầu) thay cho nhà cung cấp nước ngoài theo quy định.
• Phải có hợp đồng cung cấp dịch vụ (hoặc các điều khoản điều kiện giao dịch trực tuyến được chấp thuận giữa hai bên).
• Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài).
• Có các tài liệu, hình ảnh, hoặc báo cáo nghiệm thu thể hiện việc quảng cáo đã được thực hiện thực tế trên nền tảng trực tuyến.

Trường hợp doanh nghiệp mua dịch vụ quảng cáo thông qua các đại lý trong nước:

• Doanh nghiệp không trực tiếp giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài mà thông qua một công ty đại lý quảng cáo tại Việt Nam.
• Doanh nghiệp cần có hợp đồng dịch vụ quảng cáo ký kết với đại lý trong nước.
• Phải có hóa đơn GTGT hợp pháp do đại lý trong nước xuất cho doanh nghiệp.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Nguyên tắc loại bỏ hạn mức khống chế chi phí quảng cáo

Công văn cũng gián tiếp khẳng định lại nguyên tắc áp dụng luật thuế hiện hành liên quan đến việc dỡ bỏ mức trần khống chế chi phí quảng cáo:

• Kể từ khi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế (Luật số 71/2014/QH13) có hiệu lực, mức khống chế 15% đối với chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại đã chính thức được bãi bỏ.
• Do đó, toàn bộ chi phí quảng cáo phát sinh thực tế, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thanh toán qua ngân hàng, đều được tính vào chi phí hợp lý được trừ mà không bị giới hạn về tỷ lệ phần trăm trên tổng chi phí được trừ của doanh nghiệp.

Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Để tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí quảng cáo khi thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Kiểm soát chặt chẽ thẻ thanh toán: Nếu sử dụng thẻ tín dụng cá nhân của nhân viên để thanh toán quảng cáo trực tuyến (Facebook, Google), doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân đó thanh toán, đồng thời phải thực hiện chuyển khoản hoàn trả từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân của nhân viên theo đúng quy định hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Khai báo thuế nhà thầu đầy đủ: Việc quên khai và nộp thuế nhà thầu đối với các dịch vụ quảng cáo mua trực tiếp từ nước ngoài là sai sót phổ biến dẫn đến việc toàn bộ chi phí quảng cáo đó bị cơ quan thuế xuất toán (không chấp nhận là chi phí hợp lý).
• Lưu trữ minh chứng thực tế: Doanh nghiệp nên chủ động chụp lại màn hình chiến dịch quảng cáo, lưu trữ các tệp báo cáo hiệu suất (report) kết xuất từ hệ thống quản lý quảng cáo của Google, Facebook để làm cơ sở giải trình thực tế phát sinh dịch vụ khi có yêu cầu.