Thực hiện Văn bản số 81/VTLTNN-TTTH ngày 25/02/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã gửi báo cáo về Cục, đồng thời Cục cũng đã tổ chức đoàn kiểm tra trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Trên cơ sở báo cáo của các Trung tâm và kết quả kiểm tra, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổng hợp tình hình ứng dụng CNTT tại 3 Trung tâm (biểu đính kèm)  và để tăng cường công tác ứng dụng CNTT trong việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả cũng như việc bảo quản an toàn các cơ sở dữ liệu đã có, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có một số ý kiến chỉ đạo như sau:

1- Đối với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia:

- Bổ sung các thông tin còn thiếu theo yêu cầu tại Văn bản số 81/VTLTNN-TTTH ngày 25/02/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và gửi về Cục trước ngày 20/5/2005):

+ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bổ sung thông tin về các phông đã xây dựng CSDL: Phông thống xứ Bắc Kỳ, Phông Toà xứ Hà Đông, Phông Đốc lý Hà Nội;

+ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II bổ sung thông tin về số lượng biểu ghi của các phông đã xây dựng CSDL thông tin cấp 2;

+ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bổ sung thông tin về dung lượng bộ nhớ đối với các CSDL thông tin cấp 2, thông tin về khối tài liệu ghi âm: Đài Bá âm và Trung tâm kỹ thuật âm thanh Đài tiếng nói Việt Nam, Bộ Ngoại giao.

- Tập hợp các CSDL đang được lưu trữ ở các máy thuộc các đơn vị khác nhau trong Trung tâm về một nơi và giao cho phòng Tin học và Công vị tra cứu quản lý.

- Trước mắt, tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần có các biện pháp sao lưu dự phòng đồng thời trên các phương tiện lưu trữ: đĩa cứng, đĩa CD.ROM hoặc đĩa DVD, băng từ  và bảo quản các phương tiện này một cách an toàn nhất.

- Sớm xây dựng nội quy quản lý, khai thác sử dụng các CSDL và tổ chức phục vụ khai thác sử dụng các CSDL hiện có tại phòng đọc.

- Không được lưu giữ trên máy tính có kết nối với Internet các thông tin  thuộc danh mục bí mật nhà nước và Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của các Trung tâm đã được Cục phê duyệt.

- Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phải thường xuyên cung cấp cho Website Lưu trữ Việt Nam (ít nhất một quý một lần) các thông tin chỉ dẫn lưu trữ và các thông tin khác nhằm giới thiệu tài liệu lưu trữ, hướng dẫn và thu hút độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy hiệu quả của tài liệu lưu trữ Quốc gia.

2- Đối với Trung tâm Tin học:

- Phối hợp với các nhà thầu khẩn trương triển khai các gói thầu phần cứng, phần mềm, CSDL thuộc dự án CNTT theo đúng thủ tục đầu tư, tiến độ và yêu cầu chất lượng, kỹ thuật đã được Bộ Nội vụ phê duyệt, đáp ứng yêu cầu phục vụ khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia.

- Căn cứ Quyết định số 28/QĐ-LTNN ngày 04/3/2003 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng Website Lưu trữ Việt Nam trên Internet, Trung tâm Tin học phối hợp với phòng Tổ chức Cán bộ xây dựng và trình Cục ban hành Quyết định thành lập Ban biên tập Website Lưu trữ Việt Nam.

- Phối hợp với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia xây dựng chiến lược đề phòng sự cố rủi ro để bảo đảm an toàn và an ninh dữ liệu tài liệu lưu trữ.