Giới thiệu chung về Công văn số 2363 TCT/DNK

Công văn số 2363 TCT/DNK được Tổng cục Thuế ban hành ngày 02/08/2004 nhằm hướng dẫn các cơ quan thuế địa phương và doanh nghiệp thống nhất thực hiện việc xử lý các khoản chi phí không có hoá đơn khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc phát sinh trong quá trình áp dụng Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và ngăn chặn thất thu ngân sách nhà nước.

Nguyên tắc xác định chi phí hợp lý không có hóa đơn

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc xác định các khoản chi phí được trừ (chi phí hợp lý) khi tính thuế TNDN phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mới được coi là chi phí hợp lý.
• Mọi khoản chi phí của doanh nghiệp phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Hoá đơn hợp pháp là hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hoá đơn do doanh nghiệp tự in đã được cơ quan thuế chấp thuận cho sử dụng.
• Đối với các khoản chi phí không có hoá đơn, về nguyên tắc chung sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép lập bảng kê.

Các trường hợp đặc biệt được phép lập Bảng kê thay thế hóa đơn

Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc thu mua hàng hóa, dịch vụ từ các đối tượng không kinh doanh, Công văn hướng dẫn cụ thể các trường hợp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn để tính vào chi phí hợp lý:

• Mua nông sản, lâm sản, thủy sản: Doanh nghiệp mua trực tiếp các sản phẩm nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy hải sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra mà người bán không có hóa đơn.
• Mua sản phẩm thủ công mỹ nghệ: Thu mua các sản phẩm làm bằng mây, tre, cói, dừa, lá, song, sản phẩm thủ công mỹ nghệ khác của các nghệ nhân hoặc người sản xuất thủ công trực tiếp làm ra không kinh doanh.
• Mua đất, đá, cát, sỏi: Doanh nghiệp mua đất, đá, cát, sỏi của người dân tự khai thác trực tiếp bán ra mà không thuộc diện phải có giấy phép khai thác khoáng sản theo quy định.
• Mua phế liệu: Thu mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, gom nhặt phế liệu không có hóa đơn.
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh: Các trường hợp mua tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra có giá trị dưới mức quy định hoặc thuộc diện không phải đăng ký kinh doanh.

Yêu cầu đối với việc lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ

Để Bảng kê được coi là chứng từ hợp pháp để tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện chặt chẽ sau:

• Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký tên và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin ghi trên bảng kê.
• Thông tin trên Bảng kê phải đầy đủ, rõ ràng về họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân) của người bán; tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán và ngày tháng thu mua.
• Giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê phải phù hợp với giá cả thực tế trên thị trường tại thời điểm thu mua. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện giá mua cao hơn giá thị trường mà không có lý do chính đáng, cơ quan thuế có quyền ấn định lại chi phí theo giá thị trường.

Xử lý các khoản chi phí không có hóa đơn ngoài danh mục được lập Bảng kê

Đối với các khoản chi phí phát sinh ngoài các trường hợp được lập Bảng kê nêu trên mà doanh nghiệp không xuất trình được hóa đơn hợp pháp:

• Về mặt kế toán: Doanh nghiệp vẫn thực hiện hạch toán kế toán theo thực tế phát sinh dựa trên các chứng từ nội bộ hoặc chứng từ thanh toán để phản ánh đúng kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
• Về mặt thuế TNDN: Khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp bắt buộc phải tự loại trừ các khoản chi phí không có hóa đơn này ra khỏi chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế. Cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra sẽ loại bỏ toàn bộ các khoản chi này và thực hiện truy thu thuế TNDN, đồng thời xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định.

Trách nhiệm kiểm tra, giám sát của Cơ quan Thuế

Tổng cục Thuế yêu cầu các Cục Thuế địa phương tăng cường công tác quản lý, thanh tra và kiểm tra đối với các doanh nghiệp có phát sinh chi phí không có hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê:

• Tập trung kiểm tra tính xác thực của các giao dịch mua bán ghi trên Bảng kê, đối chiếu thông tin người bán để phát hiện các trường hợp lập khống bảng kê nhằm hợp thức hóa chi phí, trốn thuế.
• Xử lý nghiêm các hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, hóa đơn giả, hoặc hóa đơn của các doanh nghiệp đã bỏ trốn để kê khai chi phí.
• Hướng dẫn, tuyên truyền cho doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong các giao dịch có giá trị lớn để tăng cường tính minh bạch.