Tóm tắt Công văn số 2232/TCT/CS về việc xác định chi phí điện thoại nhà riêng

Công văn số 2232/TCT/CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 20 tháng 6 năm 2003 hướng dẫn về việc xác định và hạch toán chi phí điện thoại nhà riêng, điện thoại di động của cá nhân phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

- Các quy định cốt lõi về việc xác định chi phí điện thoại nhà riêng

• Nguyên tắc chung về tính hợp lý của chi phí: Các khoản chi phí điện thoại nhà riêng và điện thoại di động của cán bộ, nhân viên chỉ được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN nếu khoản chi này thực tế phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Điều kiện đối với điện thoại lắp đặt tại nhà riêng của cá nhân: Đối với các máy điện thoại lắp đặt tại nhà riêng của các cá nhân giữ chức vụ quản lý, điều hành chủ chốt trong doanh nghiệp (như Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng), chi phí tiền điện thoại được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện về quy chế nội bộ. Cụ thể, doanh nghiệp phải quy định rõ tiêu chuẩn, định mức sử dụng điện thoại trong quy chế tài chính của doanh nghiệp hoặc được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng lao động ký kết với người lao động.
• Yêu cầu về hóa đơn và chứng từ thanh toán:
  • Trường hợp hóa đơn dịch vụ viễn thông mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp: Doanh nghiệp thực hiện thanh toán và hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý theo số tiền trên hóa đơn.
  • Trường hợp hóa đơn mang tên cá nhân người lao động (do đăng ký thuê bao bằng chứng minh nhân dân của cá nhân): Doanh nghiệp phải ban hành quyết định khoán chi phí điện thoại hoặc quy định mức khoán chi cụ thể trong hợp đồng lao động. Khoản chi tiền điện thoại theo hình thức khoán chi này được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp nếu mức khoán phù hợp với hiệu quả kinh doanh và quy chế tài chính của đơn vị.
• Ảnh hưởng đối với Thuế thu nhập cá nhân (PIT): Các khoản chi trả tiền điện thoại cho người lao động dưới hình thức khoán chi, nếu được thực hiện đúng theo quy chế của doanh nghiệp và phục vụ cho công việc chuyên môn, thì phần chi phí trong định mức khoán chi này không bị tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động. Phần chi vượt định mức khoán (nếu có) sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân nhận khoản chi đó.