Tóm tắt Công văn số 1966 TCT/DNK ngày 29/06/2004 của Tổng cục Thuế về việc hạch toán chi phí và nhập kho hàng hóa

Công văn số 1966 TCT/DNK được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thực hiện thống nhất việc hạch toán chi phí và thủ tục nhập kho đối với hàng hóa, nguyên vật liệu trong các trường hợp phát sinh thực tế tại doanh nghiệp, đặc biệt là các vướng mắc liên quan đến hóa đơn, chứng từ khi mua hàng.

- Nguyên tắc hạch toán chi phí và nhập kho hàng hóa

• Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, nguyên vật liệu về phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, việc ghi nhận và hạch toán phải căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
• Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc tăng, giảm hàng hóa trong kho đều phải được phản ánh kịp thời, chính xác vào sổ sách kế toán dựa trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơn mua hàng tương ứng.

- Xử lý trường hợp hàng hóa đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn

• Đối với trường hợp hàng hóa, vật tư đã thực tế nhập kho nhưng đến cuối kỳ kế toán vẫn chưa nhận được hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng từ người bán, doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán tạm tính.
• Giá trị hàng hóa nhập kho trong trường hợp này được xác định theo giá tạm tính (ghi nhận theo giá hợp đồng hoặc giá thị trường tương đương tại thời điểm nhập kho).
• Khi nhận được hóa đơn chính thức từ người bán, kế toán doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện điều chỉnh chênh lệch giữa giá trị tạm tính và giá trị thực tế trên hóa đơn theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.

- Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp

• Các khoản chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu chỉ được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Hóa đơn mua hàng phải là hóa đơn hợp pháp, không thuộc các trường hợp hóa đơn khống, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn hoặc hóa đơn không còn giá trị sử dụng.
• Doanh nghiệp phải chứng minh được tính thực tế và hợp lý của việc sử dụng hàng hóa, nguyên vật liệu đó vào hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra doanh thu trong kỳ.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế

• Doanh nghiệp có nghĩa vụ tự kê khai, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các số liệu hạch toán chi phí và nhập kho hàng hóa.
• Cơ quan thuế có thẩm quyền thực hiện thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật thuế và kế toán tại doanh nghiệp. Trường hợp phát hiện doanh nghiệp hạch toán chi phí không đúng thực tế hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp, cơ quan thuế sẽ thực hiện xử lý vi phạm và truy thu thuế theo quy định của pháp luật.