Giới thiệu về Công văn số 1939/BTP-BTTP

Công văn số 1939/BTP-BTTP do Bộ Tư pháp ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc, bất cập phát sinh trong hoạt động hành nghề công chứng. Văn bản này tập trung làm rõ các quy định của Luật Công chứng năm 2014 và Bộ luật Dân sự, tạo sự thống nhất trong áp dụng pháp luật trên phạm vi cả nước, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế và thương mại.

1. Quy định về phạm vi địa hạt công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản

• Nguyên tắc chung: Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở. Quy định này nhằm bảo đảm tính quản lý chặt chẽ đối với biến động đất đai và bất động sản tại địa phương.
• Trường hợp ngoại lệ: Việc công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản không bị giới hạn bởi phạm vi địa hạt nêu trên. Công chứng viên có quyền thực hiện công chứng các văn bản này bất kể bất động sản tọa lạc ở tỉnh, thành phố khác.
• Lưu ý đối với văn bản ủy quyền: Nội dung ủy quyền liên quan đến bất động sản phải được xác định rõ ràng về phạm vi, thời hạn và không được nhằm mục đích che giấu giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở trái pháp luật.

2. Hướng dẫn về công chứng hợp đồng ủy quyền và việc ủy quyền lại

• Điều kiện ủy quyền lại: Việc ủy quyền lại chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý bằng văn bản của bên ủy quyền ban đầu hoặc do pháp luật có quy định. Phạm vi ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu.
• Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền: Khi công chứng hợp đồng ủy quyền, công chứng viên phải kiểm tra kỹ năng lực hành vi dân sự của các bên, tính tự nguyện và tính hợp pháp của nội dung ủy quyền. Trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng, việc công chứng có thể được thực hiện liên kết giữa hai tổ chức hành nghề công chứng khác nhau theo đúng trình tự luật định.
• Ngăn chặn lạm dụng ủy quyền: Bộ Tư pháp yêu cầu các công chứng viên tăng cường kiểm tra, từ chối công chứng các hợp đồng ủy quyền có dấu hiệu giả tạo nhằm trốn thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ hoặc thực hiện các giao dịch bất hợp pháp khác.

3. Quy trình sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng

• Thẩm quyền thực hiện: Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đó đã chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc chuyển đổi, công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng sẽ thực hiện.
• Sự thỏa thuận của các bên: Việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, nhất trí bằng văn bản của tất cả các bên tham gia hợp đồng, giao dịch ban đầu.
• Hồ sơ và thủ tục: Người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản gốc văn bản công chứng cũ và các giấy tờ chứng minh lý do sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ để công chứng viên đối chiếu, kiểm tra trước khi thực hiện.

4. Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và khai nhận di sản

• Xác định người thừa kế: Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân của người để lại di sản và những người thừa kế. Nghiêm cấm việc bỏ sót người thừa kế hợp pháp theo pháp luật hoặc theo di chúc.
• Niêm yết việc thụ lý công chứng: Việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản phải được niêm yết công khai tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản trong thời hạn 15 ngày để bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan và tránh tranh chấp phát sinh.
• Trách nhiệm của người yêu cầu công chứng: Người yêu cầu công chứng phải cam đoan về tính trung thực, đầy đủ của danh sách những người thừa kế và các giấy tờ liên quan. Mọi hành vi gian lận, giả mạo giấy tờ sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật.

5. Nâng cao trách nhiệm của Công chứng viên và Tổ chức hành nghề công chứng

• Tuân thủ nguyên tắc trực tiếp: Công chứng viên phải trực tiếp chứng kiến việc ký tên, điểm chỉ của người tham gia giao dịch vào văn bản công chứng. Nghiêm cấm việc ký sẵn, ký thay hoặc ký ngoài trụ sở không đúng quy định pháp luật.
• Tăng cường xác minh thông tin: Trong trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ tùy thân, giấy tờ sở hữu tài sản hoặc năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, công chứng viên phải tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định trước khi thực hiện công chứng.
• Ứng dụng công nghệ thông tin: Khuyến khích các tổ chức hành nghề công chứng tích cực khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương để kiểm tra tình trạng giao dịch của tài sản, ngăn chặn tình trạng một tài sản bị bán hoặc thế chấp nhiều lần.