Thông tin chung về văn bản

Công văn số 1903/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng gửi đến Cục Hải quan các tỉnh, thành phố nhằm thống nhất quy trình, thủ tục tiếp nhận và xử lý hồ sơ đề nghị điều chỉnh bản khai hàng hóa (manifest) của các hãng tàu, đại lý hãng tàu và doanh nghiệp xuất nhập khẩu trên Hệ thống một cửa quốc gia.

Quy định về việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu điều chỉnh bản khai hàng hóa

Tổng cục Hải quan yêu cầu các đơn vị hải quan địa phương thực hiện nghiêm túc việc tiếp nhận và xử lý thông tin điều chỉnh bản khai hàng hóa theo các nguyên tắc sau:

• Thực hiện qua Hệ thống một cửa quốc gia: Toàn bộ yêu cầu sửa đổi, bổ sung thông tin bản khai hàng hóa phải được thực hiện trực tuyến thông qua Hệ thống một cửa quốc gia. Cơ quan hải quan không tiếp nhận hồ sơ giấy đối với các trường hợp hệ thống hoạt động bình thường.
• Thời hạn giải quyết: Công chức hải quan phải kiểm tra, đối chiếu thông tin và xử lý hồ sơ của doanh nghiệp trong thời hạn quy định, tránh gây chậm trễ, ách tắc hàng hóa tại cảng biển.
• Tính nhất quán trong xử lý: Thống nhất quy trình nghiệp vụ giữa các Chi cục Hải quan cửa khẩu, đảm bảo không tự ý đặt ra các thủ tục rườm rà gây khó khăn cho doanh nghiệp.

Các trường hợp và điều kiện được chấp nhận điều chỉnh manifest

Việc điều chỉnh bản khai hàng hóa chỉ được chấp nhận khi đáp ứng các điều kiện cụ thể nhằm ngăn chặn hành vi gian lận thương mại và trốn thuế:

• Sai sót khách quan: Các sai sót do lỗi đánh máy, nhầm lẫn thông tin giữa các lô hàng của cùng một chủ hàng hoặc lỗi kỹ thuật truyền nhận dữ liệu từ phía hãng tàu.
• Điều chỉnh thông tin định danh: Cho phép sửa đổi các thông tin như tên người nhận hàng (consignee), người gửi hàng (shipper), tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, số container, hoặc số seal khi có lý do chính đáng và đầy đủ chứng từ chứng minh.
• Thời điểm yêu cầu: Việc điều chỉnh phải được thực hiện trước khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc trước khi có quyết định thông quan, giải phóng hàng.

Hồ sơ và chứng từ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Để được phê duyệt điều chỉnh bản khai hàng hóa, hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu phải cung cấp đầy đủ các chứng từ hợp lệ trên hệ thống, bao gồm:

• Văn bản xin điều chỉnh: Giải trình rõ lý do sai sót và nội dung cần điều chỉnh, bổ sung.
• Vận đơn gốc (Bill of Lading): Bản chụp hoặc bản quét vận đơn gốc thể hiện thông tin chính xác của lô hàng trước khi xảy ra sai sót.
• Thư xác nhận từ phía người gửi (Shipper): Thư của người gửi hàng tại nước xuất khẩu xác nhận về việc khai báo sai lệch và yêu cầu sửa đổi thông tin.
• Các chứng từ liên quan khác: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) hoặc các chứng từ vận tải khác để đối chiếu tính xác thực của hàng hóa.

Trách nhiệm của cơ quan Hải quan và các bên liên quan

Công văn số 1903/TCHQ-GSQL phân định rõ trách nhiệm của từng chủ thể tham gia vào quy trình điều chỉnh manifest:

• Đối với công chức hải quan tiếp nhận: Có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu thông tin trên hệ thống với chứng từ doanh nghiệp cung cấp. Trường hợp từ chối phải nêu rõ lý do bằng văn bản trên hệ thống.
• Đối với hãng tàu, đại lý hãng tàu: Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin và chứng từ khai báo bổ sung. Phải chủ động theo dõi tiến trình xử lý trên Hệ thống một cửa quốc gia để kịp thời phản hồi yêu cầu của cơ quan hải quan.
• Đối với doanh nghiệp nhập khẩu: Phối hợp chặt chẽ với hãng tàu để cung cấp các chứng từ cần thiết, đảm bảo việc điều chỉnh diễn ra nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí lưu kho bãi không đáng có.