Công văn số 1888 TCT/PCCS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 22/06/2004 nhằm hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn tự in của các doanh nghiệp. Đây là văn bản quan trọng trong giai đoạn cải cách thủ tục hành chính thuế, tạo điều kiện cho các đơn vị chủ động trong việc in ấn và quản lý hóa đơn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ của cơ quan thuế.

Đối tượng và điều kiện được phép sử dụng hóa đơn tự in

• Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh có mã số thuế, có hệ thống máy tính và phần mềm bán hàng, quản lý doanh thu đảm bảo việc in hóa đơn trực tiếp từ máy tính khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Doanh nghiệp phải có địa điểm kinh doanh cố định, thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế và không có hành vi vi phạm nghiêm trọng về pháp luật thuế trong thời gian trước đó.
• Hệ thống thiết bị và phần mềm tự in hóa đơn phải đảm bảo tính bảo mật, không thể can thiệp làm thay đổi dữ liệu đã in nhằm ngăn chặn hành vi gian lận tài chính.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn tự in

• Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn tự in phải lập hồ sơ gửi lên cơ quan thuế trực tiếp quản lý để được xem xét và phê duyệt.
• Hồ sơ đăng ký bao gồm: Đơn xin sử dụng hóa đơn tự in, mẫu hóa đơn dự kiến tự in (thiết kế đầy đủ các chỉ tiêu pháp lý), sơ đồ quy trình in và quản lý hóa đơn, cùng các tài liệu chứng minh đủ điều kiện kỹ thuật.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra thực tế điều kiện của doanh nghiệp và ra văn bản chấp thuận hoặc từ chối trong thời hạn quy định.

Quy cách và nội dung bắt buộc trên hóa đơn tự in

• Hóa đơn tự in phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cốt lõi theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ như: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
• Hóa đơn phải được đánh số thứ tự liên tục, tự động bằng hệ thống máy tính và có ký hiệu nhận dạng riêng để tránh trùng lặp hoặc giả mạo.
• Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin in trên hóa đơn và tính liên tục của số thứ tự hóa đơn.

Trách nhiệm quản lý và báo cáo của doanh nghiệp

• Doanh nghiệp được chấp thuận sử dụng hóa đơn tự in phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ (hàng quý, hàng năm) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Mọi trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn tự in hoặc thay đổi phần mềm, hệ thống tự in đều phải báo cáo kịp thời bằng văn bản cho cơ quan thuế để có phương án xử lý theo quy định.
• Nghiêm cấm việc chuyển nhượng, cho mượn hoặc sử dụng hóa đơn tự in sai mục đích đã đăng ký với cơ quan quản lý thuế.