Kính gửi: Cục trưởng Hải quân các tỉnh, thành phố

Từ khi thực hiện Luật Hải quan, thủ tục hành chính trong lĩnh vực Hải quan đã có từng bước chuyển biến đáng kể ở hầu hết các đơn vị trong ngành Hải quan, được cộng đồng doanh nghiệp và dư luận xã hội đánh giá cao.

Tuy nhiên, ở một số đơn vị vẫn còn tình trạng một bộ phận công chức làm việc một cách máy móc, thụ động, cứng nhắc. Vẫn còn công chức thừa hành chưa thật tận tuỵ với công việc, chưa nêu cao tinh thần phục vụ doanh nghiệp; còn tình trạng lãnh đạo quan liêu, không sát thực tế, thiếu kiểm tra đôn đốc cấp dưới và không ít hiện tượng không dám chịu trách nhiệm trước công việc được giao, tìm cách đùn đẩy cho nhau hoặc cho cấp trên. Tình trạng này đã gây không ít phiền hà trở ngại cho hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

Tình trạng trên phải được khắc phục ngày. Lãnh đạo Tổng cục yêu cầu Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố thực hiện nay một số quy định sau:

1. Tại mỗi Cục Hải quan tỉnh, tphj (gọi tắt là Cục) và tại mỗi Chi cục Hải quan cửa khẩu (gọi tắt là Chi cục) phải thành lập 01 Tổ giải quyết vướng mắc (gọi tắt là Tổ) để tiếp nhận, giải quyết nhanh các vướng mắc của doanh nghiệp, của công chức thừa hành (ở các Chi cục có khối lượng công việc ít, không phức tạp hoặc hoạt động chủ yếu là chống buôn lập thì không nhất thiết phải thành lập Tổ này). Tổ của Cục do 01 Phó Cục trưởng phụ trách, Tổ của Chi cục do 01 Phó Chi cục trưởng phụ trách. Thành viên của các tổ này  gồm những công chức có tinh thần trách nhiệm cao, có tư trưởng cải cách, có tình thần phục vụ doanh nghiệp, giỏi về các nghiệp vụ phân loại hàng hoá, xác định giá, nắm vững chính ách, pháp luật về quản lý xuất nhập khẩu, quy trình thủ tục hải quan.

Chế độ làm việc: Phó Cục trưởng, Phó Chi cục trưởng phụ trách Tổ làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, các thành viên khác làm việc theo chế độ chuyên trách.

Tổ chức Cục được sử dụng thẩm quyền của Cục trưởng, Tổ của Chi cục được sử dụng thẩm quyền của Chi cục trưởng để giải quyết, xử lý các vướng mắc nghiệp vụ phát sinh.

Tổ của Chi cục là đầu mối tiếp nhận mọi vướng mắc của doanh nghiệp có trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết ngay, tại chỗ những khó khăn, vướng mắc của doanh nghiệp, của công chức thừa hành để hàng hoá được thông quan nhanh nhất. Tổ của Cục là đầu mối tiếp nhận, giải quyết nhanh những khó khăn, vướng mắc của doanh nghiệp, của các bộ phận tham mưu trong quá trình tham mưu cho lãnh đạo giải quyết các vấn đề nghiệp vụ.

Tại Chi cục, trong trường hợp có khó khăn, vướng mắc vượt thẩm quyền của người phụ trách hoặc đã giải thích nhưng doanh nghiệp chưa thấy thoả đáng, thì người phụ trách phải chuyển ngay vụ việc để Tổ của Chi cục giải quyết. Tại Cục, trong trường hợp có khó khăn, vướng mắc mà, với chức năng, nhiệm vụ và năng lực chuyên môn của mình, không thể giải quyết được thì người phụ trách phải chuyển ngay vụ việc để Tổ của Cục giải quyết.

2. Mọi công chức Hải quan (kể cả công chức là lãnh đạo các cấp) phải giải quyết, xử lý các công việc thuộc thẩm quyền của mình, không được đùn đẩy cho cơ quan cấp trên, nhất là đùn đẩy vượt cấp (ví dụ: việc thuộc thẩm quyền của Chi cục trưởng, nhưng Chi cục trưởng không giải quyết mà lại báo cáo Cục trưởng, Cục trưởng cũng không giải quyết mà lại báo cáo Tổng cục). Chỉ được báo cáo thủ trưởng cấp trên các trường hợp vượt thẩm quyền cấp trưởng đơn vị.

Cụ thể: Chi cục trưởng phải giải quyết tất cả các vướng mắc của từ Phó Chi cục trưởng trở xuống và vướng mắc của doanh nghiệp; chỉ được báo cáo Cục trưởng những trường hợp thẩm quyền. Cục trưởng phải giải quyết tất cả các vướng mắc của từ Phó Cục trưởng trở xuống và của doanh nghiệp; chỉ được xin ý kiến lãnh đạo Tổng cục những trường hợp vượt thẩm quyền.

3. Lãnh đạo Chi cục Phải luôn sát với mọi công việc tại cửa khẩu, đảm bảo luôn có lãnh đạo tại các khâu nghiệp vụ để kịp thời xử lý, giải quyết các vướng mắc hoặc vượt thẩm quyền của công chức thừa hành. Khắc phục ngay tình trạng công chức thừa hành giải thích, giải quyết một cách máy móc, tuỳ tiện gây khó khăn cho doanh nghiệp.

Lãnh đạo Cục phải giành ít nhất 1/3 thời gian xuống các Cửa khẩu để kiểm tra, đôn đốc đơn vị thực hiện nhiệm vụ, đồng thời giải quyết tại chỗ các vướng mắc vượt thẩm quyền của Chi cục trưởng.

4. Từ công chức thừa hành đến lãnh đạo các cấp phải nghiên cứu sau để nắm chắc bản chất của chủ trương, chính sách, các quy định, hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, nắm chứa bản chất từng sự việc để chủ động, linh hoạt, sáng tạo trong giải quyết công việc, tránh tình trạng cứng nhắc, rập khuôn, máy móc hoặc né tránh đùn đẩy cho người khác hoặc lãnh đạo cấp trên, gây chậm trễ, phiền hà cho doanh nghiệp.

5. Mỗi tháng (hoặc mỗi quý, tuỳ theo quy mô, khối lượng, độ phức tạp của công việc ở từng đơn vị, tuỳ theo tình hình từng giai đoạn) Cục phải tổ chức đối thoại với doanh nghiệp 1 lần để tiếp nhận, giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp; phổ biến hướng dẫn doanh nghiệp những quy định mới; nghe doanh nghiệp nhận xét, đánh giá về cải cách thủ tục hành chính của đơn vị và tinh thần, thái độ phục vụ của từng công chức. Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố trực tiếp chủ trì các cuộc đối thoại này.

6. Các đơn vị phải tổ chức việc theo dõi tiến độ giải quyết công việc bằng cách sử dụng phiếu theo dõi, trong đó thể hiện rõ ý kiến và thời gian xử lý của từng công chức, từng cấp, trên cơ sở đó làm rõ trách nhiệm của từng người nếu để xảy ra sai sót, chậm chế hoặc phiền hà cho doanh nghiệp.

Khi tiếp nhận giải quyết các công việc của doanh nghiệp, nếu không giải quyết được ngay thì nhất thiết phải có ghi nhận bằng hình thức viết, trong đó nói rõ thời gian giải quyết. Tuyệt đối không được tuỳ tiện từ chối yêu cầu của doanh nghiệp; không được ghi nhận bằng lời nói, không có bút tích, không có thời gian giải quyết; không được đẩy doanh nghiệp đi gặp cơ quan cấp trên.

Những công chức có tinh thần phục vụ doanh nghiệp, được doanh nghiệp khen ngợi cần được động viên, khen thưởng kịp thời, coi đầy là thành tích để xem xét khi đề bạt, nâng lương và các đãi ngộ khác.

7. Tổ chức thực hiện:

- Các Cục phải khẩn trương thành lập các Tổ quy định tại điểm 1 trên đây để đưa vào hoạt động từ ngày 1 tháng 05 năm 2004 (báo cáo danh sách về Tổng cục trước ngày 1 tháng 05 năm 2004).

- Văn bản này, danh sách các Tổ, nơi làm việc, thời gian làm việc, điện thoại, hộp thư điện tử (nếu có) của Tổ và từng thành viên được thông báo công khai để các doanh nghiệp biết, liên hệ và giám sát.

- Ngày 20 hàng tháng, các Cục phải báo cáo tình hình giải quyết vướng mắc của các doanh nghiệp về Tổng cục (qua Vụ Giám sát và quản lý).

Yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị trong toàn ngành tổ chức quán triệt và tổ chức thực hiện nghiêm túc quy định trên đây.