Công văn số 1705/TCHQ/GSQL được Tổng cục Hải quan ban hành ngày 16/04/2004 nhằm hướng dẫn chi tiết về thủ tục hải quan đối với các mặt hàng nhập khẩu áp dụng hạn ngạch thuế quan. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp thống nhất quy trình thực hiện tại các Chi cục Hải quan địa phương, đảm bảo quản lý chặt chẽ số lượng hàng hóa nhập khẩu theo đúng hạn ngạch quy định của Nhà nước.

Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung cốt lõi và hướng dẫn nghiệp vụ được quy định tại Công văn:

- Quy định về hồ sơ hải quan đối với hàng hóa áp dụng hạn ngạch

• Doanh nghiệp khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa trong diện áp dụng hạn ngạch thuế quan phải xuất trình Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch thuế quan do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp (thông thường là Bộ Thương mại, nay là Bộ Công Thương).
• Hồ sơ hải quan phải kèm theo các chứng từ thương mại thông thường như Tờ khai hải quan, Hóa đơn thương mại, Vận đơn, và Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) để đối chiếu xuất xứ và áp dụng mức thuế suất ưu đãi phù hợp.
• Công chức hải quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, thời hạn hiệu lực của Giấy phép nhập khẩu và đối chiếu lượng hàng thực tế nhập khẩu với lượng hàng được cấp phép trên văn bản.

- Nguyên tắc áp dụng thuế suất đối với hàng hóa trong và ngoài hạn ngạch

• Áp dụng thuế suất trong hạn ngạch: Mức thuế suất ưu đãi trong hạn ngạch chỉ được áp dụng đối với số lượng hàng hóa nhập khẩu nằm trong phạm vi số lượng ghi trên Giấy phép hạn ngạch thuế quan còn hiệu lực.
• Áp dụng thuế suất ngoài hạn ngạch: Đối với số lượng hàng hóa nhập khẩu vượt quá mức hạn ngạch được cấp, hoặc trường hợp doanh nghiệp không xuất trình được Giấy phép hạn ngạch hợp lệ tại thời điểm làm thủ tục, cơ quan Hải quan sẽ áp dụng mức thuế suất ngoài hạn ngạch (thường cao hơn rất nhiều so với thuế suất trong hạn ngạch).

- Quy trình trừ lùi số lượng và kiểm soát hạn ngạch

• Cơ quan Hải quan nơi doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu có trách nhiệm thực hiện việc ghi chép, xác nhận và trừ lùi số lượng hàng hóa thực tế nhập khẩu vào bản chính Giấy phép hạn ngạch thuế quan của doanh nghiệp.
• Sau khi đã trừ lùi hết số lượng được phép nhập khẩu theo giấy phép, công chức hải quan thực hiện thu hồi hoặc đóng dấu xác nhận hoàn thành thủ tục trên giấy phép để tránh việc tái sử dụng cho các lô hàng sau.
• Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu làm thủ tục tại nhiều cửa khẩu khác nhau, cơ quan Hải quan đầu tiên tiếp nhận giấy phép sẽ thực hiện cấp Phiếu theo dõi trừ lùi để các cửa khẩu tiếp theo phối hợp thực hiện và kiểm soát chặt chẽ tổng lượng hàng hóa.

- Chế độ báo cáo và phối hợp thông tin

• Cục Hải quan các tỉnh, thành phố có trách nhiệm tổng hợp số liệu, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình nhập khẩu các mặt hàng áp dụng hạn ngạch thuế quan gửi về Tổng cục Hải quan.
• Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện các hành vi gian lận thương mại, nhập khẩu vượt quá hạn ngạch mà không khai báo, hoặc sử dụng giấy phép giả mạo, cơ quan Hải quan địa phương phải kịp thời lập biên bản vi phạm và báo cáo ngay về Tổng cục để có biện pháp xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật.